Ecco 5 errori contabili da evitare per assicurare un corretto svolgimento delle attività. Utilizza ImpresaCloud e risolvi i tuoi problemi di gestione contabile.
Semplifichiamo al massimo la sfera aziendale e partiamo da una base indiscutibile per una corretta gestione aziendale.
Inizia a rivedere prima di tutto le tue abitudini, se riconosci anche un solo errore è il momento di mettersi in discussione per affrontare il cambiamento.
- Disordine
La scrivania spesso diventa un completo disordine. Guarda a destra e sinistra, come puoi lavorare in questo disordine? Non togliere la scusa “nel mio disordine trovo tutto”,fogli ovunque, faldoni senza intestazione, il Commercialista che chiede e tu non riesci a dare riscontro.
Inizia dalle piccole cose, struttura dei luoghi dove anche quando non ci sei, l’addetto o chi chiunque altro possa capire dove lasciare una fattura, un ddt o un qualsiasi documento.
Al tuo rientro in ufficio il giorno dopo avrai i documenti in ordine pronti da visionare, registrare ed archiviare.
Stampa subito ciò che arriva via mail di importante, eviterai di perdere dati o di dimenticare di stampare.
Con il giusto metodo troverai tutto in pochi secondi.
Con ImpresaCloud è facile registrare ciclo attivo e passivo, allegando anche i documenti direttamente all’interno delle schermate. Sarà facile anche a distanza di tempo risalire alla fonte dei documenti originali, caricabili in qualsiasi formato. - Mancanza di Procedure
Fogli ovunque, faldoni senza intestazione, cumuli di carta sulla scrivania non sono solo disordine.
Devi dare un metodo e delle procedure condivisibili anche se sei il solo ad avere a che fare con la documentazione. Comunica a tutto il tuo staff come devono comportarsi in determinate situazioni e come interagire con la documentazione. Anche il ddt firmato apparentemente non importante, invece va allegato alla fattura come prova di consegna dell’incaricato.
La consapevolezza di quel che si sta facendo e del valore dei documenti renderà tutti più consapevoli e responsabili.
ImpresaCloud traccia ogni inserimento e ogni modifica nei processi e nei documenti. Grazie anche al registro DPO, conforme alla normativa europea in materia di trattamento dei dati personali, solo le persone autorizzate dal Responsabile DPO e dal Rappresentante Legale potranno consultare e all’occorrenza modificare i documenti nel gestionale.
5 errori da evitare in contabilità con ImpresaCloud - Registrazioni sporadiche
Non hai tempo, stampi e accumuli fatture ovunque. No, fermati, ora pensi di essere ordinato, ma non hai risolto l’accumulazione spartana dei fogli? Torna indietro di uno step, hai creato una procedura?
Ok, ok l’hai fatto, ne ero certa!
Ti consiglio di effettuare la registrazione e l’archiviazione del cartaceo giornalmente, esempio poco prima della conclusione del tuo turno lavorativo. Il giorno dopo idem e così via.
Sarai piacevolemente sorpreso, ogni giorno sarà stato archiviato e diventerà facile consultare i documenti. Nulla verrà più smarrito o dimenticato.
Ci vorrà del tempo, ma utilizzando ImpresaCloud ogni registrazione sarà tracciata con ora, data e utente, anche quando questa verrà modificata.
Mancanza di controllo
Non sei tu a gestire direttamente la contabilità, ma ogni volta scopri errori su errori ripetuti e mai risolti?
Bene la colpa è solo la tua. Non offenderti, è facile arrabbiarsi perchè non vengono svolti i compiti assegnati, ma devi vedere un altro punto di vista: perchè vengono commessi?
Sarà abbastanza sorprendente capire che forse qualcosa nelle procedure non aiuta l’operatore oppure proprio tu che devi controllare il corretto svolgimento non hai un giusto strumento di controllo sulle operazioni contabili. ImpresaCloud automatizza i processi riducendo gli errori e effettuando la generazione dei documenti con processi automatici. Ti faccio un esempio pratico, hai emesso un preventivo, il cliente accetta, con il tasto genera crei l’ordine e così tutti i successivi documenti, ddt, fattura, intervento tecnico. Con una traccia ben evidente l’errore è ridotto. - Responsabilità omessa
Non sottrarti alle responsabilità, tante volte gli errori dei sottoposti sono invece di responsabilità dei cordinatori. Più autocritica e molta più propensione alla risoluzione dei problemi aiuta il team a cordinare il lavoro. La riduzione degli errori può avvenire solo se la Figura di riferimento ha una forte propensione all’ascolto, alla risoluzione e alla ricerca di un processo, oserei dire, infallibile.
Ci vuole tanta dedizione per raggiungere gli obiettivi, deve diventare una missione. ImpresaCloud riesce ad accompagnarti in questo percorso di gestione, con strumenti adatti alle tue esigenze, personalizzabili e supportati dal nostro team di esperti. ImpresaCloud viene plasmato sui tuoi processi, migliornando l’operatività del tuo team e la tua visione imprenditoriale con dati certi e aggiornati in pochi click. - Mancanza di competenze
Molte aziende delegano la gestione contabile per mancanza di competenze o per riduzione dei costi del personale. E’ importantissimo conoscere le dinamiche contabili e aggiornarsi continuamente, avere una gestione interna che collabora attivamente con la gestione del consulente contabile. Tante volte abbiamo sentito frasi di deleghe totalmente attribuite al Commercialista, al Consulente.
L’azienda è tua, devi conoscere ogni lato, dettaglio e dinamica in cui puoi inciampare, è necessario avere una grande consapevolezza sin da subito dei danni che la mancanza di competenza può causare. La maggior parte dei disastri aziendali, compresi i debiti sono causati da una totale negligenza e incuratezza delle situazioni contabili. I debiti si accumulano insieme molto spesso ai crediti non riscossi, le imposte lievitano e in poco tempo si è sommersi dai disastri.
Il commercialista è un consulente e come tale ti darà il suo supporto fiscale e contabile, ma non conosce la tua dinamica aziendale nel dettaglio come dovresti conoscere tu, lui si occupa dei tuoi adempimenti non della tua operatività. Con ImpresaCloud impegnati ad analizzare le tue potenzialità, con strumenti grafici e di analisi consulta i dati, migliora le prestazioni mese dopo mese.Studia e interagisci con la tua azienda.
