Nella gestione e controllo devono essere inclusa sia l’organizzazione interna che le risorse umane presenti.

Ogni azione deve essere tracciata. Ma come?

Tracciare e monitorare il ciclo del prodotto o del servizio alimenta la gestione interna dei processi di ogni singolo dipendente in direzione del miglior grado di soddisfazione del consumatore.

Ad esempio una procedura per effettuare un reso o un reclamo deve essere tracciata per mantenere degli standard di qualità elevati.

Vediamo nel dettaglio cosa è necessario stabilire per ottenere una buona tracciabilità dei processi.

ImpresaCloud per la tracciabilità dei processi

Per tracciare ed elaborare è necessario avvalersi di un buon software di gestione.

ImpresaCloud utilizza la registrazione dei processi in diversi campi, dalla registrazione delle azioni di ogni utente, alla compilazione di un registro automatico e dettagliato all’interno di ogni documento.
ImpresaCloud traccia l’autore e l’utente che hanno eseguito l’inserimento e l’ultima modifica.

Tracciare l’acquisto delle materie, le quotazioni, l’arrivo merce, il caricamento del magazzino e soprattutto lo scarico merci per garantire il corretto flusso delle materie dall’acquisto alla produzione e la corretta lavorazione del prodotto.

Utenti e responsabilità

La tracciabilità dei processi è utilissima anche ai fini dei registri in materia di privacy e tutela dei dati personali dei cliente e dei fornitori.

L’utente è responsabilità delle procedure, questo perché deve essere consapevole ed evitare che il processo venga svolto in modo approssimativo e inconscio.

Tracciare le azioni è quindi la chiave per mantenere un grado di attenzione elevato nel rispetto delle procedure e delle responsabilità delle azioni eseguite dagli utenti.
Attuate le procedure correttamente per gestire e limitare gli errori.

Cosa potrebbe succedere senza tracciabilità?

Immagina uno scenario aziendale privo di tracciabilità dei processi.
Quali sono le conseguenze?

• Furti interni ed esterni
• Spreco delle risorse
• Magazzino non allineata per quantità
• Ritardi nella produzione
• …e molti altri problemi generati a catena.

Furti interni ed esterni

La mancata tracciabilità dei prodotti, i ricambi o qualsiasi sia il tuo materiale o la tua procedura in fase di processo produttivo, comporta una notevole difficoltà del team. Capire se le quantità disponibili sono state evase oppure semplicemente scomparse, può diventare un vero ministero.

Sparite per le quantità è ancora più difficile capire chi sia stato, immaginate una rivendita al dettaglio o un magazzino con tanto personale.

Molto probabilmente non vi accorgerete neanche del materiale sparito, dato che non è stato tracciato nel processo!

Spreco delle risorse

Non solo risorse materiali, ma anche risorse umane spesso vengono sprecate in termini di tempo e in termini di produttività.
Non tracciando il processo il personale non ha modo di sapere chi ha eseguito il processo, quando e come è stato fatto, causando confusione.

Magazzino e quantità

Quando non si tiene conto dell’evasione e dell’approvvigionamento delle risorse aziendali, il magazzino non è allineato per quantità disponibili.
Gli scenari di classici che ti si presentano sono:

• Acquisto di merce già presente in magazzino
• Acquisto errato
• Incapacità di formulare preventivi
• Incapacità di formulare ordini
• Impossibilità di evadere gli ordini
• Assenza di comunicazione tra settori e risorse umane.

Ritardi della produzione

Il ritardo della produzione è ben collegato al ritardo dei pagamenti e quindi all’insoddisfazione del cliente verso il servizio richiesto.
Se vuoi che gli standard del tuo servizio siano e restino elevati, attuando la tracciabilità dei processi hai sicuramente a tuo vantaggio velocità di evasione delle richieste e precisione.

Qualità è controllo

Il controllo di qualità introdotto in organizzazioni in cui non era mai stato utilizzato, viene recepito in due modi dalle risorse:

• Motivazione volta al miglioramento
• Chiusura per attuazione delle nuove procedure

Motivazione

• Nel primo caso, l’organizzazione è favorevole all’introduzione di procedure di miglioramento continuo, è percepisce la mission della nuova politica aziendale volta al raggiungimento di elevati standard per la qualità del servizio, e di conseguenza anche della stessa organizzazione interna.

Il controllo di qualità viene colto come la possibilità di migliorare l’ambiente lavorativo, i processi e la tracciabilità, ma anche il proprio miglioramento professionale.

Quindi, le risorse e le procedure già in atto nel processo, subiscono una revisione per migliorare, garantendo la tracciabilità per ogni step e per ogni risorsa del processo, evitando errori ricorsivi e deleteri.

Chiusura

• Nel secondo caso, la totale volontà di applicare il processo di qualità e le procedure stesse diventa un atteggiamento di chiusura.
  Sia da parte delle risorse che da parte del responsabile del processo si crea una situazione di mancata collaborazione e opposizione.

Il controllo di qualità è visto come un ostacolo alla propria libera opinione nel processo produttivo aziendale, generando incomprensioni, assenza di prospettive e frustrazione delle risorse che attuano un atteggiamento di chiusura.

Certificazione di qualità Iso 9001:2015

Perché la qualità è sinonimo di miglioramento?

La certificazione di qualità è la caratteristica internazionale con cui aziende private e pubbliche impostano le proprie procedure.

Gli standard sono disciplinati da diverse normative e da audit interni ed esterni per la verifica della validità della certificazione nel tempo.

L’implementazione della certificazione di qualità diventa una necessità per l’esecuzione di progetti e pubblici appalti, ma anche per garantire la tracciabilità dei processi e la soddisfazione del cliente nelle interazioni tra aziende e anche per clienti privati.

Non tralasciamo il concetto di miglioramento continuo, fondamento della normativa Iso 9001:2015.

Cosa significa miglioramento continuo?

Tutto viene programmato per formare e migliorare le proprie competenze, monitorando i processi, gli errori, i reclami, le non conformità interne ed esterne.
Nel concetto rientra anche il miglioramento delle risorse umane disponibili in azienda.

Seguendo il concetto di miglioramento si deve inserire nella valutazione della qualità, il feedback del consumatore che ha scelto quel servizio o prodotto, è in grado di raccontare il suo grado di soddisfazione.

Analizzate i feedback positivi, ma ancor di più quelli negativi, in cui la percezione della azienda è associata a sensazioni sgradevoli che devono essere eliminate.

Può essere interessante per te, leggere il concetto di Kaizen – migliorare a piccoli passi. Adottato nel campo aziendale e anche nel miglioramento personale come strategia comportamentale.

Uno studio della Duke University, ( Nonconscious relationship reactance: When significant others prime opposing goals Tanya L. Chartrand *, Amy N. Dalton, Gavan J. Fitzsimons ) analizza il concetto di “Reattanza” ovvero la resistenza psicologica ad asserire agli ordini.

Questo meccanismo è inconscio nell’uomo e si manifesta soprattutto in ambito familiare e lavorativo. In qualche modo il nostro cervello sostiene di essere privato della Libertà di scelta, in quanto determinata da processi e imposizioni.
Per questo motivo il nostro subconscio procedere in maniera totalmente contraria alle richieste del datore di lavoro, data la libertà negata di scegliere come fare in autonomia.

La reattanza psicologica

La reattanza psicologica è un’attivazione motivazionale che insorge quando un individuo percepisce che la sua libertà di comportamento viene ridotta o minacciata e conduce la persona a tentare di restaurare la sua libertà d’azione.
Si tratta della resistenza psicologica a non seguire ordini o indicazioni che provengono da persone, anche molto vicine e amate, che in qualche modo esercitano controllo. Questo meccanismo si verifica inconsciamente e quindi non è controllabile.
Quando queste persone sentono che qualcosa o qualcuno sta limitando la loro libertà, sviluppano un sentimento di ribellione, e questo implica andare in controtendenza rispetto alle norme prestabilite.
Così, in maniera inconsapevole, restringono esse stesse il loro ventaglio di opportunità, dato che terranno in considerazione solo le decisioni ed i comportamenti che siano radicalmente opposti alla norma coercitiva. 
Questo accade perché avviene un cambiamento a livello di percezione: vengono sottovalutati i comportamenti permessi e sopravvalutati quelli proibiti.
Le persone con alta reattanza finiscono per agire addirittura contro il proprio interesse perché l’unica cosa che conta è appunto resistere a ogni costo a chiunque cerchi di limitare la loro libertà.
La reattanza è il risultato di uno schema di base che dice “devo oppormi a te per essere me stesso” ed è quindi il risultato di una storia personale caratterizzata da ipercontrollo e proibizioni vissuti come ostacoli per il normale sviluppo di una identità personale.

Dott. Giovanni Lo Turco – Psichiatra e Psicoterapeuta

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L’autenticazione a due fattori (2FA) è la funzione utilizzata per tutelare il tuo account dagli accessi non autorizzati, prevenendo le violazioni di identità.
Infatti, viene richiesto di inserire un codice aggiuntivo all’accesso.
Il codice è generato tramite app installata nel tablet o smartphone dell’utente.

Riteniamo sia un fattore chiave per la sicurezza dei dati, per la tutela della privacy, assicurare che l’accesso sia effettuato effettivamente dall’utente in possesso di tale requisito e delega.

Prerequisiti e Authenticator

Il prerequisito fondamentale per l’autenticazione a due fattori, oltre alla conoscenza dei dati di login, come nome utente e password è l’installazione di Google Authenticator sul tuo smartphone o tablet.

Attivata l’autenticazione a due fattori è necessario inserire il codice generato per eseguire l’accesso al tuo account di ImpresaCloud.

Scansiona il codice QR

Si tratta dunque di effettuare la verifica della propria identità, tramite smartphone o Tablet inserendo oltre alla password anche i codici generati automaticamente, ogni 30 secondi.

L’autenticazione a due fattori è la conferma della nostra identità.

Verifica il codice con lo smartphone o il tablet, indirizza la fotocamera in corrispondenza del codice di sicurezza, automaticamente avviene la scansione del codice.

Inserisci il codice di verifica richiesto per l’autenticazione

Inserito il codice ottieni l’accesso per il tuo utente, proprio grazie alla verifica dell’identità tramite password e codice.
Ricordati è fondamentale avere anche la password per poter effettuare l’accesso.

ImpresaCloud è sicurezza

Un solo codice numerico di 6 cifre per essere certi che ogni accesso del nostro utente non venga violato da terzi.

Registro Eventi

Il registro eventi è lo strumento che tiene nota ogni singola azione degli utenti della licenza di ImpresaCloud.

Con questa funzionalità siamo in grado di capire come viene gestito ogni progetto, ma soprattutto chi ha eseguito il processo e chi ha effettuato determinate azioni.

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• Disordine
  La scrivania spesso diventa un completo disordine. Guarda a destra e sinistra, come puoi lavorare in questo disordine? Non togliere la scusa “nel mio disordine trovo tutto”,fogli ovunque, faldoni senza intestazione, il Commercialista che chiede e tu non riesci a dare riscontro.
  Inizia dalle piccole cose, struttura dei luoghi dove anche quando non ci sei, l’addetto o chi chiunque altro possa capire dove lasciare una fattura, un ddt o un qualsiasi documento.
  Al tuo rientro in ufficio il giorno dopo avrai i documenti in ordine pronti da visionare, registrare ed archiviare.
  Stampa subito ciò che arriva via mail di importante, eviterai di perdere dati o di dimenticare di stampare.
  Con il giusto metodo troverai tutto in pochi secondi.
  Con ImpresaCloud è facile registrare ciclo attivo e passivo, allegando anche i documenti direttamente all’interno delle schermate. Sarà facile anche a distanza di tempo risalire alla fonte dei documenti originali, caricabili in qualsiasi formato.
• Mancanza di Procedure
  Fogli ovunque, faldoni senza intestazione, cumuli di carta sulla scrivania non sono solo disordine.
  Devi dare un metodo e delle procedure condivisibili anche se sei il solo ad avere a che fare con la documentazione. Comunica a tutto il tuo staff come devono comportarsi in determinate situazioni e come interagire con la documentazione. Anche il ddt firmato apparentemente non importante, invece va allegato alla fattura come prova di consegna dell’incaricato.
  La consapevolezza di quel che si sta facendo e del valore dei documenti renderà tutti più consapevoli e responsabili.
  ImpresaCloud traccia ogni inserimento e ogni modifica nei processi e nei documenti. Grazie anche al registro DPO, conforme alla normativa europea in materia di trattamento dei dati personali, solo le persone autorizzate dal Responsabile DPO e dal Rappresentante Legale potranno consultare e all’occorrenza modificare i documenti nel gestionale.

  

• Registrazioni sporadiche
  Non hai tempo, stampi e accumuli fatture ovunque. No, fermati, ora pensi di essere ordinato, ma non hai risolto l’accumulazione spartana dei fogli? Torna indietro di uno step, hai creato una procedura?
  Ok, ok l’hai fatto, ne ero certa!
  Ti consiglio di effettuare la registrazione e l’archiviazione del cartaceo giornalmente, esempio poco prima della conclusione del tuo turno lavorativo. Il giorno dopo idem e così via.
  Sarai piacevolemente sorpreso, ogni giorno sarà stato archiviato e diventerà facile consultare i documenti. Nulla verrà più smarrito o dimenticato.
  Ci vorrà del tempo, ma utilizzando ImpresaCloud ogni registrazione sarà tracciata con ora, data e utente, anche quando questa verrà modificata.
  Mancanza di controllo
  Non sei tu a gestire direttamente la contabilità, ma ogni volta scopri errori su errori ripetuti e mai risolti?
  Bene la colpa è solo la tua. Non offenderti, è facile arrabbiarsi perchè non vengono svolti i compiti assegnati, ma devi vedere un altro punto di vista: perchè vengono commessi?
  Sarà abbastanza sorprendente capire che forse qualcosa nelle procedure non aiuta l’operatore oppure proprio tu che devi controllare il corretto svolgimento non hai un giusto strumento di controllo sulle operazioni contabili. ImpresaCloud automatizza i processi riducendo gli errori e effettuando la generazione dei documenti con processi automatici. Ti faccio un esempio pratico, hai emesso un preventivo, il cliente accetta, con il tasto genera crei l’ordine e così tutti i successivi documenti, ddt, fattura, intervento tecnico. Con una traccia ben evidente l’errore è ridotto.
• Responsabilità omessa
  Non sottrarti alle responsabilità, tante volte gli errori dei sottoposti sono invece di responsabilità dei cordinatori. Più autocritica e molta più propensione alla risoluzione dei problemi aiuta il team a cordinare il lavoro. La riduzione degli errori può avvenire solo se la Figura di riferimento ha una forte propensione all’ascolto, alla risoluzione e alla ricerca di un processo, oserei dire, infallibile.
  Ci vuole tanta dedizione per raggiungere gli obiettivi, deve diventare una missione. ImpresaCloud riesce ad accompagnarti in questo percorso di gestione, con strumenti adatti alle tue esigenze, personalizzabili e supportati dal nostro team di esperti. ImpresaCloud viene plasmato sui tuoi processi, migliornando l’operatività del tuo team e la tua visione imprenditoriale con dati certi e aggiornati in pochi click.
• Mancanza di competenze
  Molte aziende delegano la gestione contabile per mancanza di competenze o per riduzione dei costi del personale. E’ importantissimo conoscere le dinamiche contabili e aggiornarsi continuamente, avere una gestione interna che collabora attivamente con la gestione del consulente contabile. Tante volte abbiamo sentito frasi di deleghe totalmente attribuite al Commercialista, al Consulente.
  L’azienda è tua, devi conoscere ogni lato, dettaglio e dinamica in cui puoi inciampare, è necessario avere una grande consapevolezza sin da subito dei danni che la mancanza di competenza può causare. La maggior parte dei disastri aziendali, compresi i debiti sono causati da una totale negligenza e incuratezza delle situazioni contabili. I debiti si accumulano insieme molto spesso ai crediti non riscossi, le imposte lievitano e in poco tempo si è sommersi dai disastri.
  Il commercialista è un consulente e come tale ti darà il suo supporto fiscale e contabile, ma non conosce la tua dinamica aziendale nel dettaglio come dovresti conoscere tu, lui si occupa dei tuoi adempimenti non della tua operatività. Con ImpresaCloud impegnati ad analizzare le tue potenzialità, con strumenti grafici e di analisi consulta i dati, migliora le prestazioni mese dopo mese.

  Studia e interagisci con la tua azienda.

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• Aggiunta ricerca per partita iva e codice fiscale nella schermata Documenti
• Aggiunto filtro suffissi documenti in report tasse articoli
• Nuova opzione: predefinito sconto in euro/percentuale – questa opzione è personalizzabile per utente
• Migliorata velocità di creazione documenti di vendita e risoluzione di problematiche minori durante la crezione di nuovi documenti di vendita
• Aggiunte voci totale lordo e totale netto nelle statistiche relative alle tasse degli articoli
• Nuovo report di stampa elenco dettagliato anagrafiche
• Nuovi report di stampa per etichette articoli
• Conformità col nuovo GDPR europeo: aggiunto report sicurezza accessi in gestione utenti
• Conformità col nuovo GDPR europeo: aggiunto monitoraggio in creazione/modifica records; tutte le anagrafiche e i relativi documenti, movimenti di prima nota, movimenti di magazzino sono assoggettati a registrazione delle operazioni da parte degli operatori. Gli utenti amministratori hanno la possibilità di accedere ai registri.

NUOVO REPORT SICUREZZA ACCESSI IN GESTIONE UTENTI

In conformità col nuovo GDPR europeo, gli utenti amministratori possono facilmente accedere alla reportistica relativa alla sicurezza degli accessi dalla finestra gestione utenti.

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