ImpresaCloud dispone di quattro tipologie di widget: contatori, calendari, documenti periodici e appunti.

Vengono gestiti tramite Analisi Grafica o Analisi Report.

Vediamo nel dettaglio ogni tipologia di Widgets presente in ImpresaCloud.

CONTATORI

Sono widget rapidi, tracciano e contano quante volte avviene una determinata azione, con un click.

Utile per chi deve tenere traccia di qualcosa per se stesso o per un altro utente. Possiamo visualizzare solo i nostri eventi nella home di ImpresaCloud oppure gli eventi di tutti gli utenti con cui condividi il contatore.

La stampa è un elenco in formato PDF, Excel oppure Word con il riepilogo degli eventi ed indicazione dell’utente che li ha creati.

CALENDARIO

E’ lo strumento ideale per cho deve gestire appuntamenti in una singola agenda oppure appuntamenti di più utenti. Ogni evento può aver associato un colore per rendere la grafica più intuitiva.

Ogni evento è identificabile con un colore a scelta.
Dai un criterio alla selezione dei colori per rendere intuibile agli utenti condivisi.
Esempio: formazione in rosso, appuntamenti presso clienti in blu, appuntamenti in sede in giallo, oppure assegna un colore ad ogni utente che corrisponderà ai suoi eventi.

Gli utenti condivisi nel calendario vedranno che in quel periodo di tempo, risulti già impegnato perchè occupato con un evento oppure viceversa libero per poter segnare un nuovo evento.

APPUNTI

Gli appunti sono widget di testo per qualsiasi esigenza, sono come dei memo e dei task. Sono archiviabili per tenere traccia di ciò che è stato fatto con indicazione di data e orario.

Aggiungi e archivia i progressi eseguiti, elimina con un click gli appunti inutili. Vengono generati con un titolo e sono condivisibili con gli utenti della licenza.

DOCUMENTI PERIODICI – OPZIONI DI RINNOVO

Il rinnovo dei documenti periodici è una funzionalità utile per gestire giornalmente il rinnovo dei documenti in scadenza.
Ogni documento più essere ricordato con il flag “opzione” all’interno del documento, indicando in descrizione “cosa dobbiamo rinnovare” e “perchè”.

Grazie a questa funzionalità si riducono le possibilità di errore o omettere l’invio di un documento.

Ad esempio se dobbiamo inviare un preventivo annuale per rinnovare un servizio, basterà utilizzare l’opzione rinnovo tra 12 mesi e ImpresaCloud inserirà la scadenza nell’elenco widget “Rinnovi periodici”.

Vuoi approfondire? Leggi: Opzioni di rinnovo documentale periodico.

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Non sai cosa sono gli widget?

La funzionalità di rinnovo sono personalizzate, indicando cosa è scaduto, cosa andrà rinnovato, preimpostando la tipologia di pagamento e il testo del documento.

Ipotizziamo che la tua attività di consulenza fatturi mensilmente a numerosi clienti.

Le modifiche vengono eseguite dall’utente, ma siamo distratti e dobbiamo concludere molti task velocemente, inoltre inviare la documentazione. Generiamo spesso errori banali, ma non visti di buon occhio da chi riceve. Inevitabilmente incappiamo nell’errore.

Per ridurre il margine di errore ImpresaCloud gestisce il rinnovo documentale direttamente dal documento originale, ricordando nell’opzione di rinnovo, cosa devi scrivere o modificare.
ImpresaCloud effettua copia da documento in documento, mantenendo l’importo originale e consentendo le modifiche.

Come possiamo gestire il rinnovo documento?
Nel documento da rinnovare ci spostiamo nella quinta “linguetta” denominata “Opzioni”

Nel caso esempio dell’immagine, ImpresaCloud ci ricorda di rinnovare il mese di Ottobre 2018, tra 1 mese.
Salvata questa opzione nel documento,  nell’elenco e nella home widget Documenti – “Documenti periodici rinnovi! sarà visibile la riga in scadenza.

Sulla destra il pulsante rinnova della riga, apre il nuovo documento di rinnovo, con numerazione corrispondente progressiva alla data dello stesso.

I documenti di rinnovo possono essere generati selezionando tra due modalità:

• il rinnovo del documento FRA: 1-2-3 ecc.. mesi o anni
• il rinnovo del documento AL selezionando una data a nostra discrezione.

Il campo descrizione è personalizzabile e non è visibile nella stampa del documento.

Puoi utilizzare questa opzione su qualsiasi documento di ImpresaCloud.
Scopri tutte le funzionalità e i vantaggi per la tua operatività.

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Conserva i documenti con l’archiviazione digitale di ImpresaCloud e dimentica la perdita dei dati importanti. Hai la possibilità di caricare infiniti file ed evitare di dover cercare altrove ciò di cui hai bisogno. Ogni progetto sappiamo che comporta numerose tracce cartacee, ora hai la possibilità di digitalizzare gni documento o lavorare in completa autonomia su un file e condividerlo con gli altri utenti.

Non è necessaria una password, l’utente che ha autorizzazione visiona il documento e anche i file allegati dello stesso.

Come caricare allegati nei documenti?
Segui passo per passo come effettuare l’upload con un esempio pratico:

1. Effettua la registrazione o emissione del documento di tuo interesse – Vedi esempio fattura
2. Clicca sul menù “Allegati“
3. Seleziona tasto Upload – carica allegato in basso a sinistra
4. Ricerca il documento da caricare, seleziona “apri file” direttamente sul tuo apparato e attendi qualche secondo per vedere il caricamento.
5. Ora il file è visibile nell’elenco e potrà essere eliminato, scaricato e consultato.

   L’archiviazione digitale è estremamente utile per consultare gli allegati inerenti all’emissione o registrazione del documento.

   Gli allegati sono presenti anche nei progetti personalizzati e in tutte le schermate dei documenti di ImpresaCloud. Riuscire ad ottimizzare le ricerche migliora la produttività e la dispersione di informazioni importanti per i tuoi processi lavorativi.

   Scopri come utilizzare ImpresaCloud, misurati con le potenzialità del programma, migliora le tue prestazioni lavorative e crea il tuo vantaggio.

   Prova la demo per 30 giorni affiancato dai nostri formatori e consulenti.

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Salva il PDF
Rinomina documento
Cerca la mail del cliente
Apri un nuovo messaggio di posta elettronica
Copia e incolla indirizzo
Ritorna nel programma contabile
Cerca numero documento
Inserisci il numero documento
Scrivi un testo
Invia email…

Risultato: Hai dimenticato di allegare il documento?
La email copiata è errata?

Classico!

Con ImpresaCloud l’invio documentale è facilissimo, potrai evitare tutti questi passaggi noiosi e ingarbugliati, basta un click sul tasto Email per inviare i documenti direttamente completi di indirizzo mail, oggetto, testo di accompagnamento e firma aziendale.

Una breve configurazione in fase iniziale ti consentirà di utilizzare dei form preipostati per l’invio documentale. Con il tasto Upload inserisci tutti i file che desideri inviare. I form precompilati non sono vincolati, potrai modificare i testi delle email come l’oggetto o gli indirizzi.

Ecco un esempio pratico:
Emetti una fattura, selezionala con un solo click.
La riga diventa di colore Blu, è quindi selezionata per l’invio escludendo tutte le altre, clicca sul tasto email e attendi l’apertura della schermata di invio.
La schermata di opzione invio documenti gestisce:

• l’invio del singolo documento selezionato;
• invio dell’elenco dei documenti selezionati;
• invio dell’elenco dei documenti visualizzati.

Nel caso di una singola fattura, come nel nostro esempio, invieremo un singolo documento selezionato.

Scegli anche il tipo di file tra pdf, excel, word e il modello di stampa predefinito in configurazione.

Seleziona quindi OK per procedere.

La schermata di invio documenti ed elenchi selezionati si presenta semplice ed intuitiva, layout classico di invio email, precaricato l’indirizzo mail inserito nell’anagrafica del cliente oppure potrai digitare manualmente l’indirizzo mail.
Sul lato sinistro visualizzi i documenti allegati, in basso l’oggetto della mail e il corpo del testo modificabile per carattere, dimensione e impaginazione.

Se abbiamo preconfigurato delle mail predefinite possiamo scegliere da quale indirizzo inviare la mail e quale testo preimpostato, altrimenti possiamo scrivere semplicemente il testo che desideriamo, l’oggetto e il destinatario.
Imposta la priorità di invio, la ricevuta di ritorno o la nota consegna dalle opzioni mail in alto a sinistra.

Invia mail a più destinatari e ad indirizzi diversi in base alla tipologia di documento.

Personalizza per cliente dalla tabella anagrafica Email, invia i preventivi all’indirizzo dell’ufficio acquisti, invia le fatture alla contabilità, i solleciti all’amministratore e magari tutto in copia al tuo referente dell’azienda cliente. Tutte le mail inviate arrivano alla casella di posta dell’invio e nulla ti potrà fermare dal fatto di voler inviare anche una copia nascosta al tuo cordinatore.

Che ne dici? Con una configurazione così hai numerosi vantaggi, pochi passaggi e tante possibili soluzioni per migliorare la tua operatività di invio documentale e velocizzare pratiche spesso ricche di errori di distrazione e mancati recapiti.

Inizia il tuo percorso di cambiamento con ImpresaCloud e il nostro team.

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• Disordine
  La scrivania spesso diventa un completo disordine. Guarda a destra e sinistra, come puoi lavorare in questo disordine? Non togliere la scusa “nel mio disordine trovo tutto”,fogli ovunque, faldoni senza intestazione, il Commercialista che chiede e tu non riesci a dare riscontro.
  Inizia dalle piccole cose, struttura dei luoghi dove anche quando non ci sei, l’addetto o chi chiunque altro possa capire dove lasciare una fattura, un ddt o un qualsiasi documento.
  Al tuo rientro in ufficio il giorno dopo avrai i documenti in ordine pronti da visionare, registrare ed archiviare.
  Stampa subito ciò che arriva via mail di importante, eviterai di perdere dati o di dimenticare di stampare.
  Con il giusto metodo troverai tutto in pochi secondi.
  Con ImpresaCloud è facile registrare ciclo attivo e passivo, allegando anche i documenti direttamente all’interno delle schermate. Sarà facile anche a distanza di tempo risalire alla fonte dei documenti originali, caricabili in qualsiasi formato.
• Mancanza di Procedure
  Fogli ovunque, faldoni senza intestazione, cumuli di carta sulla scrivania non sono solo disordine.
  Devi dare un metodo e delle procedure condivisibili anche se sei il solo ad avere a che fare con la documentazione. Comunica a tutto il tuo staff come devono comportarsi in determinate situazioni e come interagire con la documentazione. Anche il ddt firmato apparentemente non importante, invece va allegato alla fattura come prova di consegna dell’incaricato.
  La consapevolezza di quel che si sta facendo e del valore dei documenti renderà tutti più consapevoli e responsabili.
  ImpresaCloud traccia ogni inserimento e ogni modifica nei processi e nei documenti. Grazie anche al registro DPO, conforme alla normativa europea in materia di trattamento dei dati personali, solo le persone autorizzate dal Responsabile DPO e dal Rappresentante Legale potranno consultare e all’occorrenza modificare i documenti nel gestionale.

  

• Registrazioni sporadiche
  Non hai tempo, stampi e accumuli fatture ovunque. No, fermati, ora pensi di essere ordinato, ma non hai risolto l’accumulazione spartana dei fogli? Torna indietro di uno step, hai creato una procedura?
  Ok, ok l’hai fatto, ne ero certa!
  Ti consiglio di effettuare la registrazione e l’archiviazione del cartaceo giornalmente, esempio poco prima della conclusione del tuo turno lavorativo. Il giorno dopo idem e così via.
  Sarai piacevolemente sorpreso, ogni giorno sarà stato archiviato e diventerà facile consultare i documenti. Nulla verrà più smarrito o dimenticato.
  Ci vorrà del tempo, ma utilizzando ImpresaCloud ogni registrazione sarà tracciata con ora, data e utente, anche quando questa verrà modificata.
  Mancanza di controllo
  Non sei tu a gestire direttamente la contabilità, ma ogni volta scopri errori su errori ripetuti e mai risolti?
  Bene la colpa è solo la tua. Non offenderti, è facile arrabbiarsi perchè non vengono svolti i compiti assegnati, ma devi vedere un altro punto di vista: perchè vengono commessi?
  Sarà abbastanza sorprendente capire che forse qualcosa nelle procedure non aiuta l’operatore oppure proprio tu che devi controllare il corretto svolgimento non hai un giusto strumento di controllo sulle operazioni contabili. ImpresaCloud automatizza i processi riducendo gli errori e effettuando la generazione dei documenti con processi automatici. Ti faccio un esempio pratico, hai emesso un preventivo, il cliente accetta, con il tasto genera crei l’ordine e così tutti i successivi documenti, ddt, fattura, intervento tecnico. Con una traccia ben evidente l’errore è ridotto.
• Responsabilità omessa
  Non sottrarti alle responsabilità, tante volte gli errori dei sottoposti sono invece di responsabilità dei cordinatori. Più autocritica e molta più propensione alla risoluzione dei problemi aiuta il team a cordinare il lavoro. La riduzione degli errori può avvenire solo se la Figura di riferimento ha una forte propensione all’ascolto, alla risoluzione e alla ricerca di un processo, oserei dire, infallibile.
  Ci vuole tanta dedizione per raggiungere gli obiettivi, deve diventare una missione. ImpresaCloud riesce ad accompagnarti in questo percorso di gestione, con strumenti adatti alle tue esigenze, personalizzabili e supportati dal nostro team di esperti. ImpresaCloud viene plasmato sui tuoi processi, migliornando l’operatività del tuo team e la tua visione imprenditoriale con dati certi e aggiornati in pochi click.
• Mancanza di competenze
  Molte aziende delegano la gestione contabile per mancanza di competenze o per riduzione dei costi del personale. E’ importantissimo conoscere le dinamiche contabili e aggiornarsi continuamente, avere una gestione interna che collabora attivamente con la gestione del consulente contabile. Tante volte abbiamo sentito frasi di deleghe totalmente attribuite al Commercialista, al Consulente.
  L’azienda è tua, devi conoscere ogni lato, dettaglio e dinamica in cui puoi inciampare, è necessario avere una grande consapevolezza sin da subito dei danni che la mancanza di competenza può causare. La maggior parte dei disastri aziendali, compresi i debiti sono causati da una totale negligenza e incuratezza delle situazioni contabili. I debiti si accumulano insieme molto spesso ai crediti non riscossi, le imposte lievitano e in poco tempo si è sommersi dai disastri.
  Il commercialista è un consulente e come tale ti darà il suo supporto fiscale e contabile, ma non conosce la tua dinamica aziendale nel dettaglio come dovresti conoscere tu, lui si occupa dei tuoi adempimenti non della tua operatività. Con ImpresaCloud impegnati ad analizzare le tue potenzialità, con strumenti grafici e di analisi consulta i dati, migliora le prestazioni mese dopo mese.

  Studia e interagisci con la tua azienda.

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L’addio alle vecchie abitudini avverrà definitavamente il 1 gennaio 2019.

Sei preparato al cambiamento digitale oppure non hai chiaro come fare o devi fare?
Perchè ImpresaCloud? Noi e tanti utenti non abbiamo dubbi, sarai attratto dalla semplicità di utilizzo e dalla capacità di aggiornamento del software.
Esatto, Aggiornamento, lo sottolineiamo, è il nostro punto di forza che descrive la filosofia su cui desideriamo sviluppare il gestionale, senza alcun limite.
La possibilità di trovare ogni settimana tanti aggiornamenti e migliorie utili per la gestione del tuo lavoro, una funzione che hai immaginato che diventa realtà o qualcosa che un’altro utente di un’altra azienda ha richiesto per le sue necessità lavorative, noi decidiamo di renderlo pubblico per darti il nostro maggior supporto per il miglioramento del tuo business.

Nessun costo aggiuntivo a quanto sottoscritto, gli aggiornamenti sono inclusi e saranno disponibili direttamente nel tuo utente senza dover effettuare download o dove inserire le famose chiavi delle release. Devi semplicemente accedere per scoprire cosa abbiamo ideato per te, a supporto del tuo lavoro.

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