Nei processi di compravendita di beni e servizi, capita sempre più spesso che gli accordi presi tra clienti e fornitori non vengano rispettati. Le cause più comuni sono situazioni di difficoltà dei flussi in cui versano le aziende italiane e per intenzionali ritardi nei pagamenti. Sta di fatto che questi comportamenti si ripercuotono sull’intero ciclo di acquisto e vendita, generando solitamente una serie di ritardi e problemi.

Diventa consapevole dei tuoi crediti e debiti, struttura un’attenta previsione, monitora i flussi di entrate e di uscite e rinnova i documenti periodici.

Vuoi evitare di essere pagato in ritardo dai tuoi clienti?
Vuoi evitare di pagare in ritardo i tuoi fornitori?

Ecco le 5 regole per un sollecito di pagamento efficace:

1) Monitoraggio del pagamento

Il promemoria della scadenza è la chiave per instaurare con il cliente il ricordo di quanto pattuito. Monitorare il processo di pagamento aiuta il tuo cliente a ricordare che ha un debito nei tuoi confronti. Invia una mail con gli estremi del pagamento e ricorda l’imminente scadenza. Consiglio inoltre, di indicare che nel caso un cui ci fossero problemi nel rispettare la scadenza, sarai lieto di ricevere comunicazione e valutare insieme come procedere.

Essere disponibili al dialogo è sempre apprezzato, soprattutto quando ci sono delle situazioni di difficoltà. Nel caso in cui ricevessi questa comunicazione di probabile ritardo, potrai a tua volta comunicare al tuo fornitore quanto sta accadendo e accordare, se possibile, una nuova data di pagamento.

Ricordati che accordando una nuova scadenza dovrai nuovamente monitorare l’effettivo pagamento di quanto accordato, quindi imposta un nuovo memo e una nuova scadenza nel documento.

2) Promemoria alla scadenza

Arrivati al giorno della scadenza oppure qualche giorno prima, invia un promemoria in cui ricordi al cliente il pagamento di quanto accordato.
Richiedi la contabile dell’avvenuto pagamento.
Attendi di ricevere comunicazione via mail, oppure contatta telefonicamente l’ufficio preposto.

3) Primo sollecito di pagamento

Passati 5/7 giorni dalla scadenza, se non hai ricevuto il bonifico, invia il primo sollecito di pagamento. Ricorda gli accordi presi in fase di acquisto oppure nel momento del nuovo accordo di pagamento e richiedi le motivazioni.
Richiedi una data certa di pagamento. Sigla un nuovo accordo.

4) Secondo sollecito di pagamento

Passati massimo 10 giorni dal primo sollecito, ti consiglio di invia una seconda mail di sollecito di pagamento. Se non hai ricevuto risposta alla prima mail, probabilmente vi è una situazione di difficoltà. Dopo aver inviato la mail, effettua una telefonata al cliente e chiedi di parlare con l’ufficio pagamenti.

5) Riscontro telefonico riportato via mail o pec

Consiglio di tracciare i solleciti telefonici con una mail, meglio una Pec verso il cliente, riepilogando quanto detti nella conversazione telefonica oppure indicando che nonostante i solleciti inviati, ad oggi non avete ricevuto alcuna comunicazione.

Indicate inoltre una data “termine” per procedere al pagamento, superata la quale, sarete costretti a rivolgervi all’ufficio legale per procedere al recupero del credito.

Verba volant, scripta manent

 Caio Tito 

Fonte: https://it.wikipedia.org/wiki/Verba_volant,_scripta_manent https://www.albanesi.it/frasi-celebri-modi-dire/verba-volant-scripta-manent.htm

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Un altro anno di esercizio è terminato, spesso dimenticando di segnare la situazione dei crediti e debiti al 31/12 e non conosciamo quali documenti da saldare al…

Come spesso accade le aziende che contabilmente gestiscono i flussi operativi e contabilità interna trovano difficoltà ad elaborare i “documenti da saldare al” di una determinata data.

In questo modo ImpresaCloud, soprattutto in ambito contabile offre il giusto supporto.

Alcuni dati fondamentali sono da considerere proprio nella situazione dei crediti e dei debiti, come i documenti da saldare al 31/12.  Questi dati vengono richiesti quando ormai le operazioni dell’anno nuovo sono state registrate.

E’ difficile quindi riscontruire la situazione contabile de, ed ecco perchè ImpresaCloud consente di elaborare qualsiasi richiesta ed esigenza operativa.

Analizza i tuoi parametri personalizzabili per le tue ricerche.

Ricorda di effettuare tutte le operazioni necessarie per generare un nuovo anno di esercizio e riprendere automaticamente la numerazione dei documenti dal numero 1.

Queste operazioni sono importanti in fase di chiusura e apertura dell’ anno d’esercizio, per non incorrere in errori contabili.

Come utilizzare “Documenti da saldare al…”

Menù Prima Nota

Il menù di nostro interesse è “PrimaNota“, in ottava posizione troviamo “Documenti da saldare al…“, la schermata si sviluppa con una serie di parametri da personalizzare, ma se non diamo alcun parametro di restrizione per la nostra ricerca, avremo un elenco completo dei documenti con data da saldare e saldati dell’anno in corso di esercizio.

Per effettuare le analisi filtra i parametri dal menù.

Filtra per nome cliente/fornitore, per data, inoltre, seleziona entrate e uscite e filtra per tipologia di documento.

Scegliamo quindi: la data di nostro interesse esempio: 31/12/2019, in entrata per i crediti e in uscita per i debiti e scegliamo la tipologia di documento, esempio  la fattura.
La stampa può avvenire in 3 formati, word, pdf ed excel, oppure inviare tramite il menù Email in basso alla schermata.

Crea e gestisci i risultati per ottenere le informazioni dei “documenti da saldare al” di cui hai bisogno.

Migliora la gestione della tua attività e la gestione dei crediti e debiti.

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