Nella gestione e controllo devono essere inclusa sia l’organizzazione interna che le risorse umane presenti.

Ogni azione deve essere tracciata. Ma come?

Tracciare e monitorare il ciclo del prodotto o del servizio alimenta la gestione interna dei processi di ogni singolo dipendente in direzione del miglior grado di soddisfazione del consumatore.

Ad esempio una procedura per effettuare un reso o un reclamo deve essere tracciata per mantenere degli standard di qualità elevati.

Vediamo nel dettaglio cosa è necessario stabilire per ottenere una buona tracciabilità dei processi.

ImpresaCloud per la tracciabilità dei processi

Per tracciare ed elaborare è necessario avvalersi di un buon software di gestione.

ImpresaCloud utilizza la registrazione dei processi in diversi campi, dalla registrazione delle azioni di ogni utente, alla compilazione di un registro automatico e dettagliato all’interno di ogni documento.
ImpresaCloud traccia l’autore e l’utente che hanno eseguito l’inserimento e l’ultima modifica.

Tracciare l’acquisto delle materie, le quotazioni, l’arrivo merce, il caricamento del magazzino e soprattutto lo scarico merci per garantire il corretto flusso delle materie dall’acquisto alla produzione e la corretta lavorazione del prodotto.

Utenti e responsabilità

La tracciabilità dei processi è utilissima anche ai fini dei registri in materia di privacy e tutela dei dati personali dei cliente e dei fornitori.

L’utente è responsabilità delle procedure, questo perché deve essere consapevole ed evitare che il processo venga svolto in modo approssimativo e inconscio.

Tracciare le azioni è quindi la chiave per mantenere un grado di attenzione elevato nel rispetto delle procedure e delle responsabilità delle azioni eseguite dagli utenti.
Attuate le procedure correttamente per gestire e limitare gli errori.

Cosa potrebbe succedere senza tracciabilità?

Immagina uno scenario aziendale privo di tracciabilità dei processi.
Quali sono le conseguenze?

• Furti interni ed esterni
• Spreco delle risorse
• Magazzino non allineata per quantità
• Ritardi nella produzione
• …e molti altri problemi generati a catena.

Furti interni ed esterni

La mancata tracciabilità dei prodotti, i ricambi o qualsiasi sia il tuo materiale o la tua procedura in fase di processo produttivo, comporta una notevole difficoltà del team. Capire se le quantità disponibili sono state evase oppure semplicemente scomparse, può diventare un vero ministero.

Sparite per le quantità è ancora più difficile capire chi sia stato, immaginate una rivendita al dettaglio o un magazzino con tanto personale.

Molto probabilmente non vi accorgerete neanche del materiale sparito, dato che non è stato tracciato nel processo!

Spreco delle risorse

Non solo risorse materiali, ma anche risorse umane spesso vengono sprecate in termini di tempo e in termini di produttività.
Non tracciando il processo il personale non ha modo di sapere chi ha eseguito il processo, quando e come è stato fatto, causando confusione.

Magazzino e quantità

Quando non si tiene conto dell’evasione e dell’approvvigionamento delle risorse aziendali, il magazzino non è allineato per quantità disponibili.
Gli scenari di classici che ti si presentano sono:

• Acquisto di merce già presente in magazzino
• Acquisto errato
• Incapacità di formulare preventivi
• Incapacità di formulare ordini
• Impossibilità di evadere gli ordini
• Assenza di comunicazione tra settori e risorse umane.

Ritardi della produzione

Il ritardo della produzione è ben collegato al ritardo dei pagamenti e quindi all’insoddisfazione del cliente verso il servizio richiesto.
Se vuoi che gli standard del tuo servizio siano e restino elevati, attuando la tracciabilità dei processi hai sicuramente a tuo vantaggio velocità di evasione delle richieste e precisione.

Qualità è controllo

Il controllo di qualità introdotto in organizzazioni in cui non era mai stato utilizzato, viene recepito in due modi dalle risorse:

• Motivazione volta al miglioramento
• Chiusura per attuazione delle nuove procedure

Motivazione

• Nel primo caso, l’organizzazione è favorevole all’introduzione di procedure di miglioramento continuo, è percepisce la mission della nuova politica aziendale volta al raggiungimento di elevati standard per la qualità del servizio, e di conseguenza anche della stessa organizzazione interna.

Il controllo di qualità viene colto come la possibilità di migliorare l’ambiente lavorativo, i processi e la tracciabilità, ma anche il proprio miglioramento professionale.

Quindi, le risorse e le procedure già in atto nel processo, subiscono una revisione per migliorare, garantendo la tracciabilità per ogni step e per ogni risorsa del processo, evitando errori ricorsivi e deleteri.

Chiusura

• Nel secondo caso, la totale volontà di applicare il processo di qualità e le procedure stesse diventa un atteggiamento di chiusura.
  Sia da parte delle risorse che da parte del responsabile del processo si crea una situazione di mancata collaborazione e opposizione.

Il controllo di qualità è visto come un ostacolo alla propria libera opinione nel processo produttivo aziendale, generando incomprensioni, assenza di prospettive e frustrazione delle risorse che attuano un atteggiamento di chiusura.

Certificazione di qualità Iso 9001:2015

Perché la qualità è sinonimo di miglioramento?

La certificazione di qualità è la caratteristica internazionale con cui aziende private e pubbliche impostano le proprie procedure.

Gli standard sono disciplinati da diverse normative e da audit interni ed esterni per la verifica della validità della certificazione nel tempo.

L’implementazione della certificazione di qualità diventa una necessità per l’esecuzione di progetti e pubblici appalti, ma anche per garantire la tracciabilità dei processi e la soddisfazione del cliente nelle interazioni tra aziende e anche per clienti privati.

Non tralasciamo il concetto di miglioramento continuo, fondamento della normativa Iso 9001:2015.

Cosa significa miglioramento continuo?

Tutto viene programmato per formare e migliorare le proprie competenze, monitorando i processi, gli errori, i reclami, le non conformità interne ed esterne.
Nel concetto rientra anche il miglioramento delle risorse umane disponibili in azienda.

Seguendo il concetto di miglioramento si deve inserire nella valutazione della qualità, il feedback del consumatore che ha scelto quel servizio o prodotto, è in grado di raccontare il suo grado di soddisfazione.

Analizzate i feedback positivi, ma ancor di più quelli negativi, in cui la percezione della azienda è associata a sensazioni sgradevoli che devono essere eliminate.

Può essere interessante per te, leggere il concetto di Kaizen – migliorare a piccoli passi. Adottato nel campo aziendale e anche nel miglioramento personale come strategia comportamentale.

Uno studio della Duke University, ( Nonconscious relationship reactance: When significant others prime opposing goals Tanya L. Chartrand *, Amy N. Dalton, Gavan J. Fitzsimons ) analizza il concetto di “Reattanza” ovvero la resistenza psicologica ad asserire agli ordini.

Questo meccanismo è inconscio nell’uomo e si manifesta soprattutto in ambito familiare e lavorativo. In qualche modo il nostro cervello sostiene di essere privato della Libertà di scelta, in quanto determinata da processi e imposizioni.
Per questo motivo il nostro subconscio procedere in maniera totalmente contraria alle richieste del datore di lavoro, data la libertà negata di scegliere come fare in autonomia.

La reattanza psicologica

La reattanza psicologica è un’attivazione motivazionale che insorge quando un individuo percepisce che la sua libertà di comportamento viene ridotta o minacciata e conduce la persona a tentare di restaurare la sua libertà d’azione.
Si tratta della resistenza psicologica a non seguire ordini o indicazioni che provengono da persone, anche molto vicine e amate, che in qualche modo esercitano controllo. Questo meccanismo si verifica inconsciamente e quindi non è controllabile.
Quando queste persone sentono che qualcosa o qualcuno sta limitando la loro libertà, sviluppano un sentimento di ribellione, e questo implica andare in controtendenza rispetto alle norme prestabilite.
Così, in maniera inconsapevole, restringono esse stesse il loro ventaglio di opportunità, dato che terranno in considerazione solo le decisioni ed i comportamenti che siano radicalmente opposti alla norma coercitiva. 
Questo accade perché avviene un cambiamento a livello di percezione: vengono sottovalutati i comportamenti permessi e sopravvalutati quelli proibiti.
Le persone con alta reattanza finiscono per agire addirittura contro il proprio interesse perché l’unica cosa che conta è appunto resistere a ogni costo a chiunque cerchi di limitare la loro libertà.
La reattanza è il risultato di uno schema di base che dice “devo oppormi a te per essere me stesso” ed è quindi il risultato di una storia personale caratterizzata da ipercontrollo e proibizioni vissuti come ostacoli per il normale sviluppo di una identità personale.

Dott. Giovanni Lo Turco – Psichiatra e Psicoterapeuta

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Cosa sono i Tag?

I tag sono degli strumenti di etichettatura grafica che vengono usati in ImpresaCloud per comunicare con altri utenti.
I tag sono:

• Personalizzabili: ogni utente è libero di creare infiniti TAG
• Filtrabili: con l’icona di filtro selezioni i filtri che occorrono per la tua ricerca
• Semplici: utilizzabili per la comunicazione interna visiva grazie ai colori e al testo
• Modificabili: cancella, modifica e crea tutti i tag che ti occorrono quando vuoi.

Ogni utente è in grado di comunicare velocemente ad altri utenti l’azione eseguita su uno o più documenti oppure sulle anagrafiche clienti.

Molto spesso più persone, per turni si occupano dello stesso cliente, oppure un cliente viene gestito sempre dal collega e noi non abbiamo idea di come deve essere evaso il suo ordine.

Capita, infatti, di contattare il collega in ferie per concludere un’operazione a lui assegnata perché non conosciamo i dettagli. E’ possibile prevenire queste situazioni, come usare i tag, con una gestione del processo in termini di comunicazione del team.

Comunica con i tag!

ImpresaCloud gestisce i tag come strumento per comunicare e analizzare.
Di fatti possiamo filtrare tutti gli ordini evasi, oppure gli ordini spediti.

Come creare un nuovo Tag?

Ogni schermata ha la possibilità di essere gestita tramite nuovi tag personalizzabili, nel nostro esempio, i DDT hanno dei Tag diversi dai preventivi, proprio perché sono stati personalizzati e adattati alle esigenze del processo e degli operatori.
Ogni tag è filtrabile per anno e per periodo di tempo.
Scegli il testo e il colore adatto al tuo nuovo Tag!

Tag Multipli

I tag sono applicabili multipli sulla stessa riga, assegnati anche da diversi operatori.

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Chi rinuncia al lavoro per causa (causa bellissima) di una gravidanza, chi rinuncia per impossibilità di spostarsi in un’altra città, chi rinuncia perchè organizzarsi sarebbe troppo difficile e non ha nessuna intenzione di finire nei pasticci e in dinamiche di stress.

Decidere come gestire tempo senza stress e senza il vincolo del loco, totalmente in cloud, subì in me un fascino inaspettato, qualcosa innescò una catena di grandi cambiamenti e migliorò indubbiamente la mia produttività e il mio “UMORE”.
Avevo colto che non si rinuncia, non si rinuncia alla famiglia per lavoro e non si rinuncia al lavoro per la famiglia. L’elasticità di lavorare in un ufficio mobile, sono impagabili e consentono di poter veramente trovare un giusto equilibrio tra individuo e lavoro.

Grazie al nuovo “Io aziendale” anche senza una presenza strettamente fisica, sono riuscita a:
1) delegare con massimo controllo in cloud, condividendo il lavoro svolto e supportando quello del team;
2) ho imparato ad analizzare i processi con lucido distacco e tempistiche adeguate, migliorando le prestazioni del il team, le mie e le procedure aziendali.
3) I vantaggi sono stati tangibili per me, per la mia famiglia per l’azienda.

Ho deciso di dare il mio 100%, di non subire il lavoro, ma assaporare ogni sfumatura per crescere e migliorare ogni giorno.

La tua necessità può diventare virtù, cambia ora, adatta il tuo lavoro e concediti la libertà di organizzare e delegare in completa autonomia e controllo.

Ritaglia il tuo tempo, organizza progetti, libera il tuo dinamismo!

Lasciati supportare dal nostro team, con grande passione abbiamo creato ImpresaCloud, lo strumento in cloud ideale per imprese e professionisti.

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