Inviare un sollecito di pagamento con ImpresaCloud è semplice, pochi passaggi, direttamente dalla schermata di elenco documenti.

Vuoi sollecitare il pagamento di una o più fatture di un cliente?

Vediamo nel dettaglio come fare per inviare un sollecito di pagamento.

 

Seleziona il cliente che desideri contattare dalla barra di ricerca anagrafica.
Clicca sul pulsante email. Puoi scegliere di inviare il documento selezionato, come ad esempio una sola fattura, oppure l’intero elenco selezionato o visualizzato.

I documenti sono disponibili nei formati Pdf, word e excel.

In questo modo il cliente riceve una mail contenente l’allegato e configurando le mail con testo e descrizione, riceve una mail standard di sollecito da te ideata.

Il template di sollecito è personalizzabile, puoi decidere di rendere visibili le informazioni utili per procedere al pagamento e le rispettive scadenze dei documenti.

Come riportato nell’esempio Pdf, il sollecito di pagamento contiene il totale da saldare in fondo alla pagina e la rispettiva scadenza. Utilizzando la modalità “documenti visualizzati” nella schermata è presente il documento o i documenti da saldati con la rispettiva data del saldo avvenuto.

Imposta in base al filtro di ricerca i documenti da inviare, utilizzando il menù da saldare o saldato puoi comunicare via mail il riepilogo delle partite aperte oppure la situazione aggiornata a seguito dell’incasso.

 

I vantaggi

PERSONALIZZARE I SOLLECITI DI PAGAMENTO

CREA I TEMPLATE PERSONALIZZATI

Inviare i solleciti di pagamento dei documenti direttamente via mail da ImpresaCloud è importante per consentire di tracciare progressivamente gli step di pagamento del cliente. Grazie alla capacità e le funzionalità presenti, ImpresaCloud, garantisce la totale personalizzazione del processo di sollecito dei pagamenti.

Se il template di default non è adatto alle tue esigenze, il nostro team è pronto per modificare il formato adattando il template.

Con pochi semplici click è facile generare il file che desideri inviare al cliente via mail, come ad esempio un riepilogo della situazione contabile che si apra con una lettera oppure un nuovo elenco documenti per riepilogare il fatturato mensile, trimestrale o annuale.

Ricordati che hai la possibilità di creare infiniti Alias utente per inviare le mail.

Uno strumento personalizzabile, ti garantisce di modificare le tue procedure aziendali in qualsiasi momento e durante la tua crescita professionale, per questo ImpresaCloud ti affianca in tutte le fasi aziendali supportando le variazioni della tua attività.

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Nei processi di compravendita di beni e servizi, capita sempre più spesso che gli accordi presi tra clienti e fornitori non vengano rispettati. Le cause più comuni sono situazioni di difficoltà dei flussi in cui versano le aziende italiane e per intenzionali ritardi nei pagamenti. Sta di fatto che questi comportamenti si ripercuotono sull’intero ciclo di acquisto e vendita, generando solitamente una serie di ritardi e problemi.

Diventa consapevole dei tuoi crediti e debiti, struttura un’attenta previsione, monitora i flussi di entrate e di uscite e rinnova i documenti periodici.

Vuoi evitare di essere pagato in ritardo dai tuoi clienti?
Vuoi evitare di pagare in ritardo i tuoi fornitori?

Ecco le 5 regole per un sollecito di pagamento efficace:

1) Monitoraggio del pagamento

Il promemoria della scadenza è la chiave per instaurare con il cliente il ricordo di quanto pattuito. Monitorare il processo di pagamento aiuta il tuo cliente a ricordare che ha un debito nei tuoi confronti. Invia una mail con gli estremi del pagamento e ricorda l’imminente scadenza. Consiglio inoltre, di indicare che nel caso un cui ci fossero problemi nel rispettare la scadenza, sarai lieto di ricevere comunicazione e valutare insieme come procedere.

Essere disponibili al dialogo è sempre apprezzato, soprattutto quando ci sono delle situazioni di difficoltà. Nel caso in cui ricevessi questa comunicazione di probabile ritardo, potrai a tua volta comunicare al tuo fornitore quanto sta accadendo e accordare, se possibile, una nuova data di pagamento.

Ricordati che accordando una nuova scadenza dovrai nuovamente monitorare l’effettivo pagamento di quanto accordato, quindi imposta un nuovo memo e una nuova scadenza nel documento.

2) Promemoria alla scadenza

Arrivati al giorno della scadenza oppure qualche giorno prima, invia un promemoria in cui ricordi al cliente il pagamento di quanto accordato.
Richiedi la contabile dell’avvenuto pagamento.
Attendi di ricevere comunicazione via mail, oppure contatta telefonicamente l’ufficio preposto.

3) Primo sollecito di pagamento

Passati 5/7 giorni dalla scadenza, se non hai ricevuto il bonifico, invia il primo sollecito di pagamento. Ricorda gli accordi presi in fase di acquisto oppure nel momento del nuovo accordo di pagamento e richiedi le motivazioni.
Richiedi una data certa di pagamento. Sigla un nuovo accordo.

4) Secondo sollecito di pagamento

Passati massimo 10 giorni dal primo sollecito, ti consiglio di invia una seconda mail di sollecito di pagamento. Se non hai ricevuto risposta alla prima mail, probabilmente vi è una situazione di difficoltà. Dopo aver inviato la mail, effettua una telefonata al cliente e chiedi di parlare con l’ufficio pagamenti.

5) Riscontro telefonico riportato via mail o pec

Consiglio di tracciare i solleciti telefonici con una mail, meglio una Pec verso il cliente, riepilogando quanto detti nella conversazione telefonica oppure indicando che nonostante i solleciti inviati, ad oggi non avete ricevuto alcuna comunicazione.

Indicate inoltre una data “termine” per procedere al pagamento, superata la quale, sarete costretti a rivolgervi all’ufficio legale per procedere al recupero del credito.

Verba volant, scripta manent

 Caio Tito 

Fonte: https://it.wikipedia.org/wiki/Verba_volant,_scripta_manent https://www.albanesi.it/frasi-celebri-modi-dire/verba-volant-scripta-manent.htm

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