Non sai cosa sono gli widget?

La funzionalità di rinnovo sono personalizzate, indicando cosa è scaduto, cosa andrà rinnovato, preimpostando la tipologia di pagamento e il testo del documento.

Ipotizziamo che la tua attività di consulenza fatturi mensilmente a numerosi clienti.

Le modifiche vengono eseguite dall’utente, ma siamo distratti e dobbiamo concludere molti task velocemente, inoltre inviare la documentazione. Generiamo spesso errori banali, ma non visti di buon occhio da chi riceve. Inevitabilmente incappiamo nell’errore.

Per ridurre il margine di errore ImpresaCloud gestisce il rinnovo documentale direttamente dal documento originale, ricordando nell’opzione di rinnovo, cosa devi scrivere o modificare.
ImpresaCloud effettua copia da documento in documento, mantenendo l’importo originale e consentendo le modifiche.

Come possiamo gestire il rinnovo documento?
Nel documento da rinnovare ci spostiamo nella quinta “linguetta” denominata “Opzioni”

Nel caso esempio dell’immagine, ImpresaCloud ci ricorda di rinnovare il mese di Ottobre 2018, tra 1 mese.
Salvata questa opzione nel documento,  nell’elenco e nella home widget Documenti – “Documenti periodici rinnovi! sarà visibile la riga in scadenza.

Sulla destra il pulsante rinnova della riga, apre il nuovo documento di rinnovo, con numerazione corrispondente progressiva alla data dello stesso.

I documenti di rinnovo possono essere generati selezionando tra due modalità:

• il rinnovo del documento FRA: 1-2-3 ecc.. mesi o anni
• il rinnovo del documento AL selezionando una data a nostra discrezione.

Il campo descrizione è personalizzabile e non è visibile nella stampa del documento.

Puoi utilizzare questa opzione su qualsiasi documento di ImpresaCloud.
Scopri tutte le funzionalità e i vantaggi per la tua operatività.

The post Opzioni di rinnovo documentale periodico first appeared on ImpresaCloud - Software gestionale in cloud - Fatturazione in cloud - Magazzino.

Salva il PDF
Rinomina documento
Cerca la mail del cliente
Apri un nuovo messaggio di posta elettronica
Copia e incolla indirizzo
Ritorna nel programma contabile
Cerca numero documento
Inserisci il numero documento
Scrivi un testo
Invia email…

Risultato: Hai dimenticato di allegare il documento?
La email copiata è errata?

Classico!

Con ImpresaCloud l’invio documentale è facilissimo, potrai evitare tutti questi passaggi noiosi e ingarbugliati, basta un click sul tasto Email per inviare i documenti direttamente completi di indirizzo mail, oggetto, testo di accompagnamento e firma aziendale.

Una breve configurazione in fase iniziale ti consentirà di utilizzare dei form preipostati per l’invio documentale. Con il tasto Upload inserisci tutti i file che desideri inviare. I form precompilati non sono vincolati, potrai modificare i testi delle email come l’oggetto o gli indirizzi.

Ecco un esempio pratico:
Emetti una fattura, selezionala con un solo click.
La riga diventa di colore Blu, è quindi selezionata per l’invio escludendo tutte le altre, clicca sul tasto email e attendi l’apertura della schermata di invio.
La schermata di opzione invio documenti gestisce:

• l’invio del singolo documento selezionato;
• invio dell’elenco dei documenti selezionati;
• invio dell’elenco dei documenti visualizzati.

Nel caso di una singola fattura, come nel nostro esempio, invieremo un singolo documento selezionato.

Scegli anche il tipo di file tra pdf, excel, word e il modello di stampa predefinito in configurazione.

Seleziona quindi OK per procedere.

La schermata di invio documenti ed elenchi selezionati si presenta semplice ed intuitiva, layout classico di invio email, precaricato l’indirizzo mail inserito nell’anagrafica del cliente oppure potrai digitare manualmente l’indirizzo mail.
Sul lato sinistro visualizzi i documenti allegati, in basso l’oggetto della mail e il corpo del testo modificabile per carattere, dimensione e impaginazione.

Se abbiamo preconfigurato delle mail predefinite possiamo scegliere da quale indirizzo inviare la mail e quale testo preimpostato, altrimenti possiamo scrivere semplicemente il testo che desideriamo, l’oggetto e il destinatario.
Imposta la priorità di invio, la ricevuta di ritorno o la nota consegna dalle opzioni mail in alto a sinistra.

Invia mail a più destinatari e ad indirizzi diversi in base alla tipologia di documento.

Personalizza per cliente dalla tabella anagrafica Email, invia i preventivi all’indirizzo dell’ufficio acquisti, invia le fatture alla contabilità, i solleciti all’amministratore e magari tutto in copia al tuo referente dell’azienda cliente. Tutte le mail inviate arrivano alla casella di posta dell’invio e nulla ti potrà fermare dal fatto di voler inviare anche una copia nascosta al tuo cordinatore.

Che ne dici? Con una configurazione così hai numerosi vantaggi, pochi passaggi e tante possibili soluzioni per migliorare la tua operatività di invio documentale e velocizzare pratiche spesso ricche di errori di distrazione e mancati recapiti.

Inizia il tuo percorso di cambiamento con ImpresaCloud e il nostro team.

The post Come Inviare email con ImpresaCloud first appeared on ImpresaCloud - Software gestionale in cloud - Fatturazione in cloud - Magazzino.

• Disordine
  La scrivania spesso diventa un completo disordine. Guarda a destra e sinistra, come puoi lavorare in questo disordine? Non togliere la scusa “nel mio disordine trovo tutto”,fogli ovunque, faldoni senza intestazione, il Commercialista che chiede e tu non riesci a dare riscontro.
  Inizia dalle piccole cose, struttura dei luoghi dove anche quando non ci sei, l’addetto o chi chiunque altro possa capire dove lasciare una fattura, un ddt o un qualsiasi documento.
  Al tuo rientro in ufficio il giorno dopo avrai i documenti in ordine pronti da visionare, registrare ed archiviare.
  Stampa subito ciò che arriva via mail di importante, eviterai di perdere dati o di dimenticare di stampare.
  Con il giusto metodo troverai tutto in pochi secondi.
  Con ImpresaCloud è facile registrare ciclo attivo e passivo, allegando anche i documenti direttamente all’interno delle schermate. Sarà facile anche a distanza di tempo risalire alla fonte dei documenti originali, caricabili in qualsiasi formato.
• Mancanza di Procedure
  Fogli ovunque, faldoni senza intestazione, cumuli di carta sulla scrivania non sono solo disordine.
  Devi dare un metodo e delle procedure condivisibili anche se sei il solo ad avere a che fare con la documentazione. Comunica a tutto il tuo staff come devono comportarsi in determinate situazioni e come interagire con la documentazione. Anche il ddt firmato apparentemente non importante, invece va allegato alla fattura come prova di consegna dell’incaricato.
  La consapevolezza di quel che si sta facendo e del valore dei documenti renderà tutti più consapevoli e responsabili.
  ImpresaCloud traccia ogni inserimento e ogni modifica nei processi e nei documenti. Grazie anche al registro DPO, conforme alla normativa europea in materia di trattamento dei dati personali, solo le persone autorizzate dal Responsabile DPO e dal Rappresentante Legale potranno consultare e all’occorrenza modificare i documenti nel gestionale.

  

• Registrazioni sporadiche
  Non hai tempo, stampi e accumuli fatture ovunque. No, fermati, ora pensi di essere ordinato, ma non hai risolto l’accumulazione spartana dei fogli? Torna indietro di uno step, hai creato una procedura?
  Ok, ok l’hai fatto, ne ero certa!
  Ti consiglio di effettuare la registrazione e l’archiviazione del cartaceo giornalmente, esempio poco prima della conclusione del tuo turno lavorativo. Il giorno dopo idem e così via.
  Sarai piacevolemente sorpreso, ogni giorno sarà stato archiviato e diventerà facile consultare i documenti. Nulla verrà più smarrito o dimenticato.
  Ci vorrà del tempo, ma utilizzando ImpresaCloud ogni registrazione sarà tracciata con ora, data e utente, anche quando questa verrà modificata.
  Mancanza di controllo
  Non sei tu a gestire direttamente la contabilità, ma ogni volta scopri errori su errori ripetuti e mai risolti?
  Bene la colpa è solo la tua. Non offenderti, è facile arrabbiarsi perchè non vengono svolti i compiti assegnati, ma devi vedere un altro punto di vista: perchè vengono commessi?
  Sarà abbastanza sorprendente capire che forse qualcosa nelle procedure non aiuta l’operatore oppure proprio tu che devi controllare il corretto svolgimento non hai un giusto strumento di controllo sulle operazioni contabili. ImpresaCloud automatizza i processi riducendo gli errori e effettuando la generazione dei documenti con processi automatici. Ti faccio un esempio pratico, hai emesso un preventivo, il cliente accetta, con il tasto genera crei l’ordine e così tutti i successivi documenti, ddt, fattura, intervento tecnico. Con una traccia ben evidente l’errore è ridotto.
• Responsabilità omessa
  Non sottrarti alle responsabilità, tante volte gli errori dei sottoposti sono invece di responsabilità dei cordinatori. Più autocritica e molta più propensione alla risoluzione dei problemi aiuta il team a cordinare il lavoro. La riduzione degli errori può avvenire solo se la Figura di riferimento ha una forte propensione all’ascolto, alla risoluzione e alla ricerca di un processo, oserei dire, infallibile.
  Ci vuole tanta dedizione per raggiungere gli obiettivi, deve diventare una missione. ImpresaCloud riesce ad accompagnarti in questo percorso di gestione, con strumenti adatti alle tue esigenze, personalizzabili e supportati dal nostro team di esperti. ImpresaCloud viene plasmato sui tuoi processi, migliornando l’operatività del tuo team e la tua visione imprenditoriale con dati certi e aggiornati in pochi click.
• Mancanza di competenze
  Molte aziende delegano la gestione contabile per mancanza di competenze o per riduzione dei costi del personale. E’ importantissimo conoscere le dinamiche contabili e aggiornarsi continuamente, avere una gestione interna che collabora attivamente con la gestione del consulente contabile. Tante volte abbiamo sentito frasi di deleghe totalmente attribuite al Commercialista, al Consulente.
  L’azienda è tua, devi conoscere ogni lato, dettaglio e dinamica in cui puoi inciampare, è necessario avere una grande consapevolezza sin da subito dei danni che la mancanza di competenza può causare. La maggior parte dei disastri aziendali, compresi i debiti sono causati da una totale negligenza e incuratezza delle situazioni contabili. I debiti si accumulano insieme molto spesso ai crediti non riscossi, le imposte lievitano e in poco tempo si è sommersi dai disastri.
  Il commercialista è un consulente e come tale ti darà il suo supporto fiscale e contabile, ma non conosce la tua dinamica aziendale nel dettaglio come dovresti conoscere tu, lui si occupa dei tuoi adempimenti non della tua operatività. Con ImpresaCloud impegnati ad analizzare le tue potenzialità, con strumenti grafici e di analisi consulta i dati, migliora le prestazioni mese dopo mese.

  Studia e interagisci con la tua azienda.

The post 5 Errori contabili da evitare first appeared on ImpresaCloud - Software gestionale in cloud - Fatturazione in cloud - Magazzino.

Dalla dashboard della tua utenza, in alto nella barra delle utilità, clicca sul menu a tendina “Prima nota” , una volta aperto clicca su “Nuovo movimento“.

I campi visualizzati saranno compilabili secondo le proprie esigenze, senza alcuna restrizione.

Seguendo le descrizioni sopra ogni tab, compiliamo ogni campo, per creare il movimento di prima nota.

La descrizione del movimento potrà essere digitata sul momento oppure selezionando il tasto + aggiungiamo una descrizione preesistente o inseriamo una nuova descrizione che potrà essere ricorrente, ImpresaCloud memorizza le tue azioni e le ripropone durante le azioni della tua routine aziendale.

Le voci dell’elenco potranno essere utilizzate e modificate in qualsiasi momento durante l’inserimento del nuovo movimento.

Per ogni tipologia di movimento preimpostata in fase di settaggio, ImpresaCloud consentirà di effettuare registrazioni rapide con pochissimi click. Nel dettaglio dell’immagine riportata in questo articolo, il movimento di trasferimento denaro da cassa a banca, definito versamento bancario, comporterà la visulizzazione dei campi “da” e “a” , ovvero da quale a quale risorsa il denaro sarà trasferito.

La compilazione avverrà così:

Data: 29/06/2018
Tipologia di movimento: Trasferimento
Descrizione: Versamento
Da risorsa: Cassa
A risorsa: Banca
Importo: 1000.00€

Possiamo decidere di salvare e chiudere il movimento per registrare, annullare oppure salvare e nuovo, dando la possibilità di effettuare subito una nuova registrazione senza cliccare sul menù a tendina iniziale “Prima Nota”.

Tutti i movimenti inseriti manualmente e automaticamente saranno visibili nell’elenco movimenti accessibile dallo stesso menù. I movimenti possono essere modificati effettuando doppio click sulla voce dell’elenco stesso.

Troverai utili anche i seguenti articoli, clicca sul link e continua la tua formazione su ImpresaCloud

• Come aggiungere le risorse Cassa e banca su ImpresaCloud
• Elenco movimenti su ImpresaCloud
• Movimenti automatici in prima nota su ImpresaCloud
• Come registrare la prima nota su ImpresaCloud

Scopri come puoi automatizzare anche i processi aziendali e contabili, accedi alla demo ImpresaCloud ed inizia con noi il tuo percorso digitale.

The post Come inserire un nuovo movimento di Prima Nota first appeared on ImpresaCloud - Software gestionale in cloud - Fatturazione in cloud - Magazzino.

Non farti cogliere impreparato, la primanota è fondamentale per evitare dubbi e difficoltà, proprio per quei pagamenti o incassi in contanti difficili da tracciare, o di cui spesso non si è al corrente. Nessuno vieta di registrare anche i pagamenti e gli incassi bancari per avere una situazione giornaliera dettagliata e quadrare la banca.

La prima nota va registrata giornalmente per buona norma, ma non è fiscalmente obbligatorio.
Principalmente devi indicare:
– La data
– La risorsa utilizzata (cassa, banca o per che no, la paypal)
– Indicando l’entrata o l’uscita di denaro contante o virtuale.
– Eventuali note inerenti al movimento

Tutto ciò è utile per verificare la situazione periodica dei pagamenti e degli incassi, evitando situazioni spiacevoli come sollecitare pagamenti già avvenuti, dimenticare di sollecitare chi ancora deve pagare.

Le operazioni possono essere registrate secondo preferenza, in ImpresaCloud non ci sono retrizioni, anzi risulta più semplice e automatico, in termini di fatture di vendita e acquisto e in termine di operazioni preregistrate.

Il margine d’errore è ridotto al minimo, ImpresaCloud effettua la registrazione automatica dei movimenti di primanota riguardanti fatture d’acquisto e di vendita registrate, flaggando la tabella pagamento in saldato direttamente nella fattura si creerà automaticamente il movimento nel registro prima nota, indicando eventualmente se si tratta di pagamenti/incassi per cassa e banca o  o da altra risorsa.

Scopri come puoi automatizzare anche i processi aziendali e contabili, accedi alla demo ImpresaCloud ed inizia con noi il tuo percorso digitale.

Troverai utile leggere anche:

• Come inserire un nuovo movimento di Prima Nota su ImpresaCloud
• Come aggiungere cassa e banca su ImpresaCloud
• Elenco movimenti su ImpresaCloud

The post Come registrare la Prima Nota Cassa/Banca first appeared on ImpresaCloud - Software gestionale in cloud - Fatturazione in cloud - Magazzino.

Il tag è applicabile dall’esterno del documento, tramite il pulsante in alto a destra della tabella, potrai filtrare i tag assegnati per completare il tuo processo lavorativo.

Cosa sono i Tag?

Troverai interessante sapere che i tag sono uno strumento potentissimo per determinare una ricerca facile e veloce.
Sono delle parole chiave assegnabili ad ogni documento per consentire facili ricerche ipotizzando delle categorie per te favorevoli. Come per esempio Crediti da sollecitare, Clienti da chiamare, ad ogni tag assegnato viene dunque data la possibilità di accedere alla ricerca filtrando anche per data e anno o periodi di tempo compresi fra due date da te scelte.

Quali sono i vantaggi della nuova funzionalità “Ricerca per Tag”?

Troverai con facilità le ricerche assegnando dei tag colorati e descrittivi univoci, decidi come personalizzare i tag con parole chiave e colori facilmente identificativi per il tuo lavoro.

I tag possono essere assegnati ad ogni documento indipendentemente da altri parametri. Un’etichetta di facile identificazione che classifica i tuoi dati secondo le tue esigenze, garantendo assegnazioni e rimozioni con pochi click dall’esterno del documento.

Comunica chiaramente con i tuo collaboratori assegnando tag esistenti oppure inserisci un nuovo tag sul documento, non c’è limite al numero dei tag creabili e ai tag assegnabili per documento.

Indica per ogni cliente e fornitore il tag per garantire il giusto contatto da parte del tuo team.

Un mese ricco di migliorie per ImpresaCloud, leggi tutte le novità e scopri le nuove funzionalità come la scheda anagrafica cliente e fornitore.

La funzionalità dei Tag è applicabile alle Anagrafiche e ai Documenti. E’ inclusa nel Modulo base.

The post Ricerca per Tag first appeared on ImpresaCloud - Software gestionale in cloud - Fatturazione in cloud - Magazzino.

Un altro anno di esercizio è terminato, spesso dimenticando di segnare la situazione dei crediti e debiti al 31/12 e non conosciamo quali documenti da saldare al…

Come spesso accade le aziende che contabilmente gestiscono i flussi operativi e contabilità interna trovano difficoltà ad elaborare i “documenti da saldare al” di una determinata data.

In questo modo ImpresaCloud, soprattutto in ambito contabile offre il giusto supporto.

Alcuni dati fondamentali sono da considerere proprio nella situazione dei crediti e dei debiti, come i documenti da saldare al 31/12.  Questi dati vengono richiesti quando ormai le operazioni dell’anno nuovo sono state registrate.

E’ difficile quindi riscontruire la situazione contabile de, ed ecco perchè ImpresaCloud consente di elaborare qualsiasi richiesta ed esigenza operativa.

Analizza i tuoi parametri personalizzabili per le tue ricerche.

Ricorda di effettuare tutte le operazioni necessarie per generare un nuovo anno di esercizio e riprendere automaticamente la numerazione dei documenti dal numero 1.

Queste operazioni sono importanti in fase di chiusura e apertura dell’ anno d’esercizio, per non incorrere in errori contabili.

Come utilizzare “Documenti da saldare al…”

Menù Prima Nota

Il menù di nostro interesse è “PrimaNota“, in ottava posizione troviamo “Documenti da saldare al…“, la schermata si sviluppa con una serie di parametri da personalizzare, ma se non diamo alcun parametro di restrizione per la nostra ricerca, avremo un elenco completo dei documenti con data da saldare e saldati dell’anno in corso di esercizio.

Per effettuare le analisi filtra i parametri dal menù.

Filtra per nome cliente/fornitore, per data, inoltre, seleziona entrate e uscite e filtra per tipologia di documento.

Scegliamo quindi: la data di nostro interesse esempio: 31/12/2019, in entrata per i crediti e in uscita per i debiti e scegliamo la tipologia di documento, esempio  la fattura.
La stampa può avvenire in 3 formati, word, pdf ed excel, oppure inviare tramite il menù Email in basso alla schermata.

Crea e gestisci i risultati per ottenere le informazioni dei “documenti da saldare al” di cui hai bisogno.

Migliora la gestione della tua attività e la gestione dei crediti e debiti.

Vuoi avere maggiori informazioni su tutte le funzionalità di ImpresaCloud?
Contattaci, clicca il pulsante.

• ImpresaCloud: Il Tuo Studio Digitale nel Cloud
• Quali sono i termini per l’emissione di una fattura elettronica immediata?
• L’analisi dei dati per le PMI: una guida completa
• L’importanza dell’analisi dei dati per le PMI: una chiave per il successo
• Come Usare e Gestire un Gestionale Online

The post Documenti da saldare al… first appeared on ImpresaCloud - Software gestionale in cloud - Fatturazione in cloud - Magazzino.