Inviare un sollecito di pagamento con ImpresaCloud è semplice, pochi passaggi, direttamente dalla schermata di elenco documenti.

Vuoi sollecitare il pagamento di una o più fatture di un cliente?

Vediamo nel dettaglio come fare per inviare un sollecito di pagamento.

 

Seleziona il cliente che desideri contattare dalla barra di ricerca anagrafica.
Clicca sul pulsante email. Puoi scegliere di inviare il documento selezionato, come ad esempio una sola fattura, oppure l’intero elenco selezionato o visualizzato.

I documenti sono disponibili nei formati Pdf, word e excel.

In questo modo il cliente riceve una mail contenente l’allegato e configurando le mail con testo e descrizione, riceve una mail standard di sollecito da te ideata.

Il template di sollecito è personalizzabile, puoi decidere di rendere visibili le informazioni utili per procedere al pagamento e le rispettive scadenze dei documenti.

Come riportato nell’esempio Pdf, il sollecito di pagamento contiene il totale da saldare in fondo alla pagina e la rispettiva scadenza. Utilizzando la modalità “documenti visualizzati” nella schermata è presente il documento o i documenti da saldati con la rispettiva data del saldo avvenuto.

Imposta in base al filtro di ricerca i documenti da inviare, utilizzando il menù da saldare o saldato puoi comunicare via mail il riepilogo delle partite aperte oppure la situazione aggiornata a seguito dell’incasso.

 

I vantaggi

PERSONALIZZARE I SOLLECITI DI PAGAMENTO

CREA I TEMPLATE PERSONALIZZATI

Inviare i solleciti di pagamento dei documenti direttamente via mail da ImpresaCloud è importante per consentire di tracciare progressivamente gli step di pagamento del cliente. Grazie alla capacità e le funzionalità presenti, ImpresaCloud, garantisce la totale personalizzazione del processo di sollecito dei pagamenti.

Se il template di default non è adatto alle tue esigenze, il nostro team è pronto per modificare il formato adattando il template.

Con pochi semplici click è facile generare il file che desideri inviare al cliente via mail, come ad esempio un riepilogo della situazione contabile che si apra con una lettera oppure un nuovo elenco documenti per riepilogare il fatturato mensile, trimestrale o annuale.

Ricordati che hai la possibilità di creare infiniti Alias utente per inviare le mail.

Uno strumento personalizzabile, ti garantisce di modificare le tue procedure aziendali in qualsiasi momento e durante la tua crescita professionale, per questo ImpresaCloud ti affianca in tutte le fasi aziendali supportando le variazioni della tua attività.

Vuoi avere maggiori informazioni su tutte le funzionalità di ImpresaCloud?
Contattaci, clicca il pulsante.

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ImpresaCloud dispone di quattro tipologie di widget: contatori, calendari, documenti periodici e appunti.

Vengono gestiti tramite Analisi Grafica o Analisi Report.

Vediamo nel dettaglio ogni tipologia di Widgets presente in ImpresaCloud.

CONTATORI

Sono widget rapidi, tracciano e contano quante volte avviene una determinata azione, con un click.

Utile per chi deve tenere traccia di qualcosa per se stesso o per un altro utente. Possiamo visualizzare solo i nostri eventi nella home di ImpresaCloud oppure gli eventi di tutti gli utenti con cui condividi il contatore.

La stampa è un elenco in formato PDF, Excel oppure Word con il riepilogo degli eventi ed indicazione dell’utente che li ha creati.

CALENDARIO

E’ lo strumento ideale per cho deve gestire appuntamenti in una singola agenda oppure appuntamenti di più utenti. Ogni evento può aver associato un colore per rendere la grafica più intuitiva.

Ogni evento è identificabile con un colore a scelta.
Dai un criterio alla selezione dei colori per rendere intuibile agli utenti condivisi.
Esempio: formazione in rosso, appuntamenti presso clienti in blu, appuntamenti in sede in giallo, oppure assegna un colore ad ogni utente che corrisponderà ai suoi eventi.

Gli utenti condivisi nel calendario vedranno che in quel periodo di tempo, risulti già impegnato perchè occupato con un evento oppure viceversa libero per poter segnare un nuovo evento.

APPUNTI

Gli appunti sono widget di testo per qualsiasi esigenza, sono come dei memo e dei task. Sono archiviabili per tenere traccia di ciò che è stato fatto con indicazione di data e orario.

Aggiungi e archivia i progressi eseguiti, elimina con un click gli appunti inutili. Vengono generati con un titolo e sono condivisibili con gli utenti della licenza.

DOCUMENTI PERIODICI – OPZIONI DI RINNOVO

Il rinnovo dei documenti periodici è una funzionalità utile per gestire giornalmente il rinnovo dei documenti in scadenza.
Ogni documento più essere ricordato con il flag “opzione” all’interno del documento, indicando in descrizione “cosa dobbiamo rinnovare” e “perchè”.

Grazie a questa funzionalità si riducono le possibilità di errore o omettere l’invio di un documento.

Ad esempio se dobbiamo inviare un preventivo annuale per rinnovare un servizio, basterà utilizzare l’opzione rinnovo tra 12 mesi e ImpresaCloud inserirà la scadenza nell’elenco widget “Rinnovi periodici”.

Vuoi approfondire? Leggi: Opzioni di rinnovo documentale periodico.

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Non sai cosa sono gli widget?

La funzionalità di rinnovo sono personalizzate, indicando cosa è scaduto, cosa andrà rinnovato, preimpostando la tipologia di pagamento e il testo del documento.

Ipotizziamo che la tua attività di consulenza fatturi mensilmente a numerosi clienti.

Le modifiche vengono eseguite dall’utente, ma siamo distratti e dobbiamo concludere molti task velocemente, inoltre inviare la documentazione. Generiamo spesso errori banali, ma non visti di buon occhio da chi riceve. Inevitabilmente incappiamo nell’errore.

Per ridurre il margine di errore ImpresaCloud gestisce il rinnovo documentale direttamente dal documento originale, ricordando nell’opzione di rinnovo, cosa devi scrivere o modificare.
ImpresaCloud effettua copia da documento in documento, mantenendo l’importo originale e consentendo le modifiche.

Come possiamo gestire il rinnovo documento?
Nel documento da rinnovare ci spostiamo nella quinta “linguetta” denominata “Opzioni”

Nel caso esempio dell’immagine, ImpresaCloud ci ricorda di rinnovare il mese di Ottobre 2018, tra 1 mese.
Salvata questa opzione nel documento,  nell’elenco e nella home widget Documenti – “Documenti periodici rinnovi! sarà visibile la riga in scadenza.

Sulla destra il pulsante rinnova della riga, apre il nuovo documento di rinnovo, con numerazione corrispondente progressiva alla data dello stesso.

I documenti di rinnovo possono essere generati selezionando tra due modalità:

• il rinnovo del documento FRA: 1-2-3 ecc.. mesi o anni
• il rinnovo del documento AL selezionando una data a nostra discrezione.

Il campo descrizione è personalizzabile e non è visibile nella stampa del documento.

Puoi utilizzare questa opzione su qualsiasi documento di ImpresaCloud.
Scopri tutte le funzionalità e i vantaggi per la tua operatività.

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Non farti cogliere impreparato, la primanota è fondamentale per evitare dubbi e difficoltà, proprio per quei pagamenti o incassi in contanti difficili da tracciare, o di cui spesso non si è al corrente. Nessuno vieta di registrare anche i pagamenti e gli incassi bancari per avere una situazione giornaliera dettagliata e quadrare la banca.

La prima nota va registrata giornalmente per buona norma, ma non è fiscalmente obbligatorio.
Principalmente devi indicare:
– La data
– La risorsa utilizzata (cassa, banca o per che no, la paypal)
– Indicando l’entrata o l’uscita di denaro contante o virtuale.
– Eventuali note inerenti al movimento

Tutto ciò è utile per verificare la situazione periodica dei pagamenti e degli incassi, evitando situazioni spiacevoli come sollecitare pagamenti già avvenuti, dimenticare di sollecitare chi ancora deve pagare.

Le operazioni possono essere registrate secondo preferenza, in ImpresaCloud non ci sono retrizioni, anzi risulta più semplice e automatico, in termini di fatture di vendita e acquisto e in termine di operazioni preregistrate.

Il margine d’errore è ridotto al minimo, ImpresaCloud effettua la registrazione automatica dei movimenti di primanota riguardanti fatture d’acquisto e di vendita registrate, flaggando la tabella pagamento in saldato direttamente nella fattura si creerà automaticamente il movimento nel registro prima nota, indicando eventualmente se si tratta di pagamenti/incassi per cassa e banca o  o da altra risorsa.

Scopri come puoi automatizzare anche i processi aziendali e contabili, accedi alla demo ImpresaCloud ed inizia con noi il tuo percorso digitale.

Troverai utile leggere anche:

• Come inserire un nuovo movimento di Prima Nota su ImpresaCloud
• Come aggiungere cassa e banca su ImpresaCloud
• Elenco movimenti su ImpresaCloud

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Calcolatrice alla mano per ogni vendita? Si rischia di sbagliare, ecco perchè ImpresaCloud vuole supportare una richiesta avanzata da molti Imprenditori che vogliono ottenere facilmente delle informazioni e dei calcoli sulle proprie vendite e rispettivi acquisti.

Dal menù a tendina nella sezione anagrafica – scheda cliente/fornitore abbiamo la possibilità di ottenere i dati che interessano per determinare se le modalità di acquisto e vendita di prodotti o servizi abbia generato un guadagno o una perdita.
(Possibilità di filtrare per tipologia di documento, per date e cliente/fornitore)

Guardiamo nel dettaglio un esempio pratico:

Ipotizziamo di aver venduto alla società BETA Technologies S.r.l. 1000.00€ + iva di materiale, acquistato per 330.00€ + iva.
Avremo il Margine commerciale del 67% ovvero 670.00€ mentre il coefficiente di ricarico del 203.03%.
Direi che sarebbe fantastico per ogni vendita, ma in questo bel esempio fantascientifico ci limitiamo a dare importi positivi che ci fanno sognare. Nel dettaglio il calcolo elaborato da ImpresaCloud è il seguente:

[(Prezzo di vendita – Costo di acquisto) / Prezzo di vendita] * 100
Margine percentuale = [(1000.00-330.00)/1000.00] * 100 = 67%

[(Prezzo di vendita – Costo di acquisto) / Costo di acquisto] * 100
Ricarico percentuale =   [(330.00-1000.00)/330.00] * 100 = 203.03%

Per determinare questi dati, selezioniamo dal menù a tendina il nostro cliente e nella tabella documenti cliente/fornitore la fattura di vendita n. 10, mentre dalla tabella poco più in alto (Articoli associati) trasciniamo la fattura nella tabella “elementi associati al documento selezionato” in basso a destra (clicca e tieni premuto mentre trascini con il mouse la fattura).
All’interno della fattura di acquisto in fase di registrazione contabile, nella riga dei prodotti di fianco al tab descrizione, dovrà essere inserito il cliente a cui vogliamo attribuire l’acquisto di quel prodotto. Ogni riga deve avere associato il cliente per consentire, ad esempio, in fatture di acquisto conteneti più prodotti per più clienti, di determinare le varie associazioni prodotto/cliente in un unico documento.

Facciamo un piccolo passo indietro e diamo qualche definizione.

Che cosa è il Margine Commerciale?
Il margine commerciale è la differenza tra il prezzo di vendita e di acquisto in rapporto allo stesso prezzo di vendita. Viene definito l’utile dato da una determinata vendita ed utilizzato per determinare la redditività di un prodotto o di un’intera categoria merceologica, pensate alla grande distribuzione.

Che cosa è il Coefficiente di Ricarico? Mark up
Con il mark up o coefficiente di ricarico, è il guadagno derminato da una maggiorazione sul prezzo di acquisto del prodotto, pertanto è la differenza tra costo di acquisto e prezzo di vendita rapportato al costo sostenuto per l’acquisto del prodotto.

Qual’è la differenza tra i due calcoli?
Con il calcolo del margine possiamo valutare durante la vendita il prezzo da determinare per un prodotto, consentendo di ottenere un dato soddisfacente in funzione del costo d’acquisto sostenuto, mentre il coefficiente di ricarico consente di determinare quanto “rimane” all’impresa dopo aver venduto un prodotto ad un determinato prezzo, in rapporto ovviamente al costo sostenuto per l’acquisto.

ImpresaCloud rende questi calcoli “da mal di testa”,  veloci ed efficaci in pochi click, in grado, quindi, di verificare visivamente se i prezzi, la vendita o l’acquisto in quella particolare situazione siano stati elaborati correttamente o vantaggiosi per l’azienda.

Il nostro obiettivo è aiutarvi e supportare le vostre esigenze di gestione aziendale per raggiungere un miglioramento continuo delle vostre prestazioni, grazie ad ogni funzionalità aggiunta gratuitamente negli aggiornamenti di ImpresaCloud.

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