Menù Archivio

Grazie alla funzionalità di ImpresaCloud Allegati e Condivisioni, archivia i file e condividili con il tuo Team.

Con ImpresaCloud hai a disposizione ampio spazio di archiviazione per i tuoi Allegati e condivisioni.

Gli allegati disponibili nell’elenco sono stati caricati nei documenti. Come sai molte Fatture Elettroniche di acquisto contengono il PDF di cortesia per la lettura rapida della fattura.

Oppure hai la possibilità di caricare i file su Contratti, Rapporti di intervento e altri documenti di vendita.

Dall’elenco archivio allegati e condivisioni, inoltre, è visibile la descrizione con indicazione del documento di origine dell’allegato, la dimensione e la sorgente.

Il file è scaricabile e condivisibile, in aggiunta a questo hai la possibilità di eliminare il file dall’elenco, mantenendo l’originale nel documento di origine.

Come caricare un allegato

Per caricare un allegato nell’archivio allegati e condivisioni utilizza il tag Allegati presente in ogni Documento di ImpresaCloud.
Usa il pulsante Upload – Carica Allegato.

Nella tabella visualizza il file caricato. Il file è eliminabile e scaricabile.

Come condividere un allegato

Per condividere l’allegato utilizza il pulsante Condivi.

Procedi avviando la Condivisione: AVVIA CONDIVISIONE

Il file viene condiviso pubblicamente con tutti gli utenti del Team della licenza ImpresaCloud. Un avviso ti chiede conferma per la condivisione del File.

La condivisione è avvenuta con successo.

Puoi monitorare il numero di Download del file direttamente della schermata di condivisione.

Hai la possibilità di copiare il link del file e inviarlo all’utente o al Team.

• ImpresaCloud: Il Tuo Studio Digitale nel Cloud
• Quali sono i termini per l’emissione di una fattura elettronica immediata?
• L’analisi dei dati per le PMI: una guida completa
• L’importanza dell’analisi dei dati per le PMI: una chiave per il successo
• Come Usare e Gestire un Gestionale Online

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L’ anagrafica cliente e fornitore è strutturata per consentire di inserire tutti i dati importanti nella stessa tabella di archiviazione.

Per gestire correttamente l’anagrafica clienti e fornitori utilizza gli archivi di ImpresaCloud.
Gestisci i dati delle anagrafiche e crea schede clienti e fornitori complete.
Le anagrafiche sono archivi dati in cui puoi gestire le informazioni dei clienti e dei fornitori.

Come inserire una Nuova Anagrafica Cliente e Fornitore

Dal menù Archivio – seleziona anagrafica Clienti anagrafica Fornitore in base alla destinazione dell’utenza da inserire.

La schermata conduce all’elenco dei clienti o dei fornitori in base alla scelta.

In basso nella schermata il menù operativo ci permette di inserire, modificare o eliminare una anagrafica già presente.

Possiamo esportare elenchi di anagrafiche Clienti e fornitori in vari formati tramite il Tasto Stampa oppure importare ed esportare file Excel che contengono delle anagrafiche. Così da poter elaborare moduli ed analisi sui dati.

Inoltre, possiamo filtrare le anagrafiche clienti e fornitori per località e zona geografica, selezionando anche il filtro agenti e i Tag.

E’ possibile stampare l’elenco dei clienti, inviarlo via mail oppure esportarlo in Excel scegliendo come strutturare il file.

Nel menù filtro clienti abbiamo la possibilità di filtrare le informazioni per ricercare i clienti per città, cap, provincia, agente, nazione e creare le stampe degli elenchi.

Nuova Anagrafica

Per creare una nuova anagrafica Cliente e Fornitore clicchiamo il pulsante “Nuovo”

Nella schermata principale inseriamo i dati della sede legale e i dati di fatturazione, nonchè la mail principale per l’invio documentale.

Anagrafica Cliente e Fornitore

Codice Fiscale e P.iva:

Per configurare correttamente l’anagrafica cliente italiano inseriamo:

• Codice Fiscale
• Partita Iva
  

In caso di Cliente/fornitore estero Selezionare il Flag Estero

• Scegliamo la tipologia di anagrafica tra Cliente, Fornitore.
  Per far si che l’anagrafica sia richiamabile sia nell’elenco dei Fornitore che in quello dei Clienti selezionare Cliente/Fornitore.
  

Tipo di Fatturazione:

• Scegliamo la tipologia di fatturazione tra FATTURA ELETTRONICA per tutte le anagrafiche che richiedono l’invio della fattura elettronica, FATTURA CLASSICA se non deve essere inviato il file XML al sistema di interscambio oppure FATTURA PA se il cliente è un ente pubblico o una società partecipata le quali applicano la scissione dei pagamenti split payment.

Codice destinatario e Pec destinatario

• Codice destinatario e Pec destinatario necessari per l’invio della fattura elettronica al sistema di Interscambio (SDI).
  – Il codice destinatario deve essere fornito dal cliente prima dell’invio della fattura elettronica. Il codice è collegato al software di ricezione del cliente ed è un codice Alfanumerico di 7 caratteri per la fatturazione tra Privati B2B e B2C, mentre è di 6 caratteri Alfanumerici se si tratta di Fattura PA (Pubblica amministrazione).
  Se non viene indicato, SDI consegna in base alla preferenza che il cliente ha indicato nel proprio cassetto fiscale, portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
  
  Per il Cliente Estero il codice destinatario può rimanere vuoto, infatti non è necessario inserire caratteri nel campo.
  ImpresaCloud gestisce il campo del codice creando automaticamente i parametri necessari per la creazione del file XML della fattura elettronica estera.
  
  

• La Pec Destinatario viene indicata per la trasmissione della fattura elettronica, se non disponiamo di questo dato, possiamo, tramite la lente di ingrandimento fianco al campo PEC, accedere al portale INIPEC, in cui possiamo ottenere la pec di riferimento per aziende e professionisti dichiarata per la ricezione delle fatture elettroniche.

Tipo anagrafica:

• questo parametro è molto importante per la corretta gestione e creazione della fatturazione elettronica.
  Vediamo insieme ogni voce del menù Tipo Anagrafica:
  
  – Società: Sono tutte le aziende con ragione sociale sono persone giuridiche che si identificano base alla denominazione sociale, esempio:
  1- società semplice (s.s.);
  2- società in nome collettivo (s.n.c.);
  3- società in accomandita semplice (s.a.s.);
  4- società per azioni (s.p.a.);
  5- società a responsabilità limitata (s.r.l.);
  6- società a responsabilità limitata unipersonale (s.r.l.s)
  7- società in accomandita per azioni (s.a.p.a.);
  8- società cooperative;
  9- società di mutuo soccorso.
  N.b. E’ possibile che il codice fiscale e la p.iva delle società non siano uguali. Chiedi sempre i dati completi prima di inviare una fattura elettronica.
  
  – Ditta: sono le imprese individuali come ad esempio: Jolly di Mario Rossi
  Per le ditte individuali è necessario indicare sempre sia il Codice Fiscale del soggetto, per esempio il codice personale di Mario Rossi e la partita iva della ditta.
  
  – Privato: il soggetto privato è l’utente finale che non possiede partita iva, ma solo codice fiscale.
  
  – Altro ente: sono le Associazioni riconosciute e non riconosciuteAssociazioni di Promozione Sociale, le cosiddette APS (fondate con legge 383 del dicembre 2000), le ONLUS – Organizzazioni Non Lucrative di Utilità Sociale, le Associazioni di volontariato, le Associazioni sportive dilettantistiche e le Associazioni culturali.
  
  – Estero: sono i clienti che NON risiedono nel territorio italiano.
  
  – Persona fisica: sono identificati in questa categoria tutti i liberi professionisti, pertanto nel campo ragione sociale si deve identificare un Nome e un Cognome. Spesso si tratta di un libero professionista iscritto ad un albo ed è quindi possibile indicare la sigla prima del nome. Esempio Avv. Mario Rossi.
  

Ragione sociale e indirizzo completo

• Sono i dati societari o il Nome e Cognome completi indicati nella Visura Camerale per la fatturazione compreso l’indirizzo completo della sede legale o residenza del privato.

Dati di contatto

• In questo campo indichiamo la mail principale per l’invio documenti dell’anagrafica.
• I numeri di telefono, la pec e il Referente dell’anagrafica
• Cliccando su Nuovo della sezione contatti, abbiamo modo di inserire altri numeri di telefono oppure altre informazioni, altre mail o referenti aggiuntivi.

Altre sedi anagrafica

In questo Tag possiamo inserire infinite sedi aziendali con indicazione di nuovi numeri di telefono di riferimento e note per il corretto utilizzo della sede indicata. Seleziona NUOVA SEDE.

• Sedi multiple consentono di inserire tutte le sedi operative dell’anagrafica cliente o fornitore. Questa funzionalità è utile in fase di emissione dei documenti in cui, nella sezione indirizzi, possiamo richiamare dal menù a tendina tutte le sedi dell’anagrafica e variare sul momento Destinatario e Intestario.

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Rapporti commerciali

Nel Tag Rapporti commerciali sono elencate tutte le informazioni relative a ciò che è stato accordato con il cliente o il fornitore, in merito al listino prezzi, sconto, fido, agente di riferimento, centro di costo e ricavo, modalità di pagamento, Iban.
Possiamo indicare la tipologia di trasporto, scegliere quale vettore usare per la spedizione.

Una funzionalità molto utile per garantire la comunicazione aziendale è la sezione degli avvisi e delle note in creazione documenti.

Avviso in creazione Documenti della Anagrafica

Se inseriamo un avviso in creazione documenti, tutti gli utenti che emetteranno documenti sull’anagrafica vedranno in fase di creazione l’avviso inserito.

Si tratta esclusivamente di un avviso, pertanto è possibile cliccare sulla X per procedere con l’emissione del documento.

Email, note interne e Allegati

email

Molto spesso per la stessa anagrafica è necessario inviare diversi documenti a diversi indirizzi diretti. All’interno del tag email della nuova anagrafica, possiamo decidere a quale indirizzo o quali indirizzi mail destinare ogni documento.

Il documento può essere inviato in copia e copia nascosta configurando l’indirizzo mail con CC o CCN. Ecco un esempio: la fattura viene inviata A gatti@gatti.it, in copia ad amministrazione e in copia ad Info@gatti.it. Il preventivo solo alla mail commerciale dell’anagrafica.

In questo caso le fatture vengono inviate a tre indirizzi diversi quando utilizziamo la funzionalità Email di ImpresaCloud per l’invio documentale.

Leggi anche come creare gli Alias per le mail aziendali e scopri come inviare mail perfette per ogni situazione e documento.

Note Interne

Le note interne sono appunti dell’anagrafica non visibili in stampa documenti, ma possono essere condivisi con tutti gli utenti della licenza abilitati alla consultazione dell’anagrafica.

Varie, Stampe e Allegati

Varie

Nel tag Varie abbiamo la possibilità di sapere informazioni riguardanti la creazione dell’anagrafica e l’ultima modifica apportata. Soprattutto chi ha creato l’anagrafica.

STAMPE

Le stampe possono essere predefinite per anagrafica, in modo da stampare il documento con il template predefinito. Esempio se il cliente è esterp possiamo avere sullo stesso la stampa delle fatture in inglese.

Allegati

Gli allegati dell’anagrafica sono documenti della stessa, in questa sezione restano archiviati e risultano di facile accesso per gli utenti della licenza.

Vuoi avere maggiori informazioni su tutte le funzionalità di ImpresaCloud?
Contattaci, clicca il pulsante.

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Nella sezione Archivio di ImpresaCloud da oggi puoi caricare allegati fino a 10GB con la possibilità di condivisione dei link del file, con chi desideri, tramite copia link e invio.

Questa funzionalità è inclusa nella versione base fino a 10GB, estendibili su richiesta in qualsiasi momento.

Ha la possibilità di archiviare file in qualsiasi formato all’interno dei documenti, i contratti e le commesse oppure direttamente nella sezione Archiviazione Digitale.

Quanto Spazio posso richiedere?

Non abbiamo limiti di spazio per l’archiviazione digitale.
Quanto spazio? Decidi tu, partendo da una base di 10GB gratuiti potrai decidere di aumentare i GB quando desideri aprendo un ticket di supporto.

Richiedi il numero di GB che ti occorrono per creare la tua archiviazione digitale su ImpresaCloud, gestisci i file da un’unica interfaccia.

Come funziona?

Ogni file salvato negli allegati dei documenti o dei contratti viene riportato nella schermata archivio con il nome, la data e la dimensione del File nonché il documento a cui è collegato l’allegato.

Con doppio click puoi cambiare il nome del file e la descrizione.

Come si condivide un file?

Per condividere un file devi semplicemente confermare l’avvio tramite il pulsante Avvia condivisione.

Una volta avviata la condivisione, potrai decidere se far si che rimanga pubblica oppure terminarla in qualsiasi momento utilizzando il pulsante Termina condivisione.

L’indirizzo pubblico del file è condivisibile tramite l’icona a destra dello stesso.
E’ visibile il numero dei download effettuati per ogni file condiviso.

Ricorda che per terminare la condivisione in qualsiasi momento devi utilizzare il pulsante cestino termina condivisione, interrompendo la condivisione il file non sarà più pubblicamente condiviso.

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Conserva i documenti con l’archiviazione digitale di ImpresaCloud e dimentica la perdita dei dati importanti. Hai la possibilità di caricare infiniti file ed evitare di dover cercare altrove ciò di cui hai bisogno. Ogni progetto sappiamo che comporta numerose tracce cartacee, ora hai la possibilità di digitalizzare gni documento o lavorare in completa autonomia su un file e condividerlo con gli altri utenti.

Non è necessaria una password, l’utente che ha autorizzazione visiona il documento e anche i file allegati dello stesso.

Come caricare allegati nei documenti?
Segui passo per passo come effettuare l’upload con un esempio pratico:

1. Effettua la registrazione o emissione del documento di tuo interesse – Vedi esempio fattura
2. Clicca sul menù “Allegati“
3. Seleziona tasto Upload – carica allegato in basso a sinistra
4. Ricerca il documento da caricare, seleziona “apri file” direttamente sul tuo apparato e attendi qualche secondo per vedere il caricamento.
5. Ora il file è visibile nell’elenco e potrà essere eliminato, scaricato e consultato.

   L’archiviazione digitale è estremamente utile per consultare gli allegati inerenti all’emissione o registrazione del documento.

   Gli allegati sono presenti anche nei progetti personalizzati e in tutte le schermate dei documenti di ImpresaCloud. Riuscire ad ottimizzare le ricerche migliora la produttività e la dispersione di informazioni importanti per i tuoi processi lavorativi.

   Scopri come utilizzare ImpresaCloud, misurati con le potenzialità del programma, migliora le tue prestazioni lavorative e crea il tuo vantaggio.

   Prova la demo per 30 giorni affiancato dai nostri formatori e consulenti.

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