Ecco la guida che ti aiuterà e guiderà per creare alias per le mail aziendali con ImpresaCloud.

Cosa puoi fare con gli Alias?

Grazie all’utilizzo degli Alias puoi gestire più Nomi Account e inviare mail, semplicemente con un click!
Segui la guida che abbiamo preparato per te e personalizza le tue mail per renderle automatiche. Ottieni subito l’invio facile dei documenti.

Ricorda che per inviare e creare Alias per le mail aziendali devi aver configurato la tua mail nella sezione dedicata alla configurazione di ImpresaCloud.
Se non riesci in autonomia e vuoi assistenza per la configurazione delle mail, apri un ticket per ricevere supporto!

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1- Creare un Alias per mail

Devi creare un Alias?
Seguimi!

Seleziona Menù Amministrazione, poi configurazione email.

La schermata successiva mostra i parametri di configurazione della mail per l’invio e la creazione degli alias di mail aziendali mantenendo la configurazione iniziale oppure creando nuove mail. Con il tasto duplica mantieni sia la configurazione che la firma della mail originale, quindi attenzione revisiona i testi prima di salvare oppure prima di inviare le mail.

La firma contiene: il testo e il corpo della mail che verrà inviata, compresa la firma dell’azienda che hai impostato.

Per creare alias seleziona il pulsante Nuovo e compila il tag Generale, evidenziato blu, con tutti i parametri di configurazione e scegli il Nome utente da dare alla tua mail Alias.
Esempio come nell’immagine di esempio, abbiamo Alias per invio mail di Evasione Ordini oppure Alias Amministrazione per invio documenti di vendita o solleciti di pagamento, infine con il tag Firma inserisci il corpo e il testo della tua mail standard.

Grazie a questa configurazione selezionando i vari alias avrai automatici testi mail. Potrai ovviamente variare il testo in fase di invio della mail oppure riconfigurare tutte le volte che desideri il tuo Alias.

2 – Invio mail con Alias aziendali

Per inviare una mail da ImpresaCloud utilizzando un Alias appena creato devi selezionale il file o i file che vuoi inviare tramite il flag in elenco oppure se è un singolo file è sufficiente un solo click, la riga deve diventare di colore blu.

Seleziona il tasto mail in basso nel menù delle funzionalità.

Schermata per invio documento selezionato oppure Elenco visibile o selezionato. Ricordati che puoi scegliere il formato del file o dell’elenco: Pdf, oppure formato file word o Excel.

Decidi inoltre quale template di stampa utilizzare per l’invio.

Scegli quale alias è adatto per l’invio del file, tramite il menù a tendina Mittente.

Scegliendo l’alias verrà automaticamente visualizzato il campo testo e corpo della mail preconfigurato. Nella schermata abbiamo scelto l’alias Evasione Ordine e il testo predefinito.

Invia e gestisci anche altri allegati tramite tasto Upload o aggiungi destinatari CC per la tua comunicazione.

3 – Upload file in invio mail

Devi inviare una mail contenente più documenti oltre quello selezionato?

Seleziona il tasto Upload e allega tutti gli allegati che desideri.

Hai bisogno di maggiori informazioni? Contattaci!

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Senza un ottimo supporto informatico è molto probabile dimenticare di emettere fatture elettroniche periodiche oppure emetterle con importi errati, descrizioni non corrette e periodi di competenza già fatturati.
Con l’introduzione della nuova fattura elettronica gli errori sono fonte di perdita di tempo, ogni errore comporta probabilmente emissione di note di credito elettroniche, una nuova emissione di nuova fattura elettronica con nuova numerazione, il tutto da inviare al SDI.
Insomma, non è il massimo della comodità, direi tutt’altro!

Con ImpresaCloud dimentica per sempre form predefiniti, bozze da modificare per generare il rinnovo delle Fatture Elettroniche periodiche.
Sperimenta con noi il nuovo ed alto livello di rinnovo periodico dei documenti.

Hai due modalità di emissione delle fatture elettroniche e dei documenti:

• Programmazione del rinnovo
• Duplicazione manuale del rinnovo

1 – Programmazione del rinnovo

Per programmazione intendiamo la spunta del flag di rinnovo all’interno del documento originale. Inoltre, selezioni la scadenza nella schermata di rinnovo delle fatture elettroniche o dei documenti periodici oppure nel tuo Widget che hai configurato nella Home ImpresaCloud.

Come vedi nell’immagine, il flag Ricorda di rinnovare questo documento, si trova all’interno del documento originale nella sezione OPZIONI.
Come nell’esempio scegli “Fra o AL” per determinare la data in cui vuoi che il rinnovo sia visibile in scadenza.

• Scegliendo l’opzione FRA, la data è generata automaticamente in base alla scelta della tempistica, un mese, due mesi e così via.
• Scegliendo AL la data è selezionabile manualmente per determinare la scadenza di rinnovo documento periodico che preferisci.

Nella descrizione inserisci ciò che vuoi visualizzare in elenco rinnovo documenti periodici.
Un appunto oppure il periodo di competenza del prossimo rinnovo, come ad esempio per il Rinnovo delle Fatture Elettroniche periodiche inserisci quale periodo di competenza devi fatturare.

Ciò che è presente nel documento originale viene completamente duplicato con la selezione di un solo pulsante di rinnovo che trovi sulla destra della riga dell’elenco.
Il pulsante apre la schermata del nuovo documento con la data corrente del giorno in cui stai operando e il numero progressivo.
Il cliente resta invariato come da documento originale, ma puoi variare in qualsiasi momento.
Le scadenze sono aggiornata alla data del nuovo documento.

Cosa devi fare

Il tuo unico intervento è per conferma o la variazione il periodo di competenza che hai duplicato, nel senso che la descrizione che vedi nel documento duplicato fa riferito al vecchio documento già emesso.
Ovvero, se come nell’esempio dell’immagine, il rinnovo della fattura è relativo al mese di Ottobre 2018, la fattura rinnovata ha indicazione del mese precedente, Settembre 2018.
Dovrai quindi modificare la descrizione della competenza di riferimento digitando Ottobre 2018 nelle opzioni di Rinnovo periodico.

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2 –Duplicazione manuale del rinnovo

Per duplicazione manuale del rinnovo intendiamo invece la funzionalità presente nell’elenco di qualsiasi documento di ImpresaCloud.
Il menù si trova in basso e ti consente, una volta selezionato il documento, di poterlo duplicare con un solo singolo click.

Con il tasto duplica, selezionato il documento di interesse, abbiamo la duplicazione dell’intero documento con un solo click, mantenendo invariata la struttura e i contenuti, variando solo data corrente e numero progressivo di riferimento cronologico.

Un bel cambiamento per chi ancora esegue manualmente la stesura di un preventivo, un progetto ripetitivo per struttura e contenuti, oppure una commessa strutturata per tipologia.
Con questa opzione hai la possibilità di richiedere al nostro team assistenza oppure addirittura di poter tu stesso inventare un template adatto alle tue esigenze.
Questo potrà essere duplicato e generato per ogni documento di ImpresaCloud.

Decidi come e quale deve essere la tua procedura e la tua immagine aziendale da presentare nei documenti.

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Nei processi di compravendita di beni e servizi, capita sempre più spesso che gli accordi presi tra clienti e fornitori non vengano rispettati. Le cause più comuni sono situazioni di difficoltà dei flussi in cui versano le aziende italiane e per intenzionali ritardi nei pagamenti. Sta di fatto che questi comportamenti si ripercuotono sull’intero ciclo di acquisto e vendita, generando solitamente una serie di ritardi e problemi.

Diventa consapevole dei tuoi crediti e debiti, struttura un’attenta previsione, monitora i flussi di entrate e di uscite e rinnova i documenti periodici.

Vuoi evitare di essere pagato in ritardo dai tuoi clienti?
Vuoi evitare di pagare in ritardo i tuoi fornitori?

Ecco le 5 regole per un sollecito di pagamento efficace:

1) Monitoraggio del pagamento

Il promemoria della scadenza è la chiave per instaurare con il cliente il ricordo di quanto pattuito. Monitorare il processo di pagamento aiuta il tuo cliente a ricordare che ha un debito nei tuoi confronti. Invia una mail con gli estremi del pagamento e ricorda l’imminente scadenza. Consiglio inoltre, di indicare che nel caso un cui ci fossero problemi nel rispettare la scadenza, sarai lieto di ricevere comunicazione e valutare insieme come procedere.

Essere disponibili al dialogo è sempre apprezzato, soprattutto quando ci sono delle situazioni di difficoltà. Nel caso in cui ricevessi questa comunicazione di probabile ritardo, potrai a tua volta comunicare al tuo fornitore quanto sta accadendo e accordare, se possibile, una nuova data di pagamento.

Ricordati che accordando una nuova scadenza dovrai nuovamente monitorare l’effettivo pagamento di quanto accordato, quindi imposta un nuovo memo e una nuova scadenza nel documento.

2) Promemoria alla scadenza

Arrivati al giorno della scadenza oppure qualche giorno prima, invia un promemoria in cui ricordi al cliente il pagamento di quanto accordato.
Richiedi la contabile dell’avvenuto pagamento.
Attendi di ricevere comunicazione via mail, oppure contatta telefonicamente l’ufficio preposto.

3) Primo sollecito di pagamento

Passati 5/7 giorni dalla scadenza, se non hai ricevuto il bonifico, invia il primo sollecito di pagamento. Ricorda gli accordi presi in fase di acquisto oppure nel momento del nuovo accordo di pagamento e richiedi le motivazioni.
Richiedi una data certa di pagamento. Sigla un nuovo accordo.

4) Secondo sollecito di pagamento

Passati massimo 10 giorni dal primo sollecito, ti consiglio di invia una seconda mail di sollecito di pagamento. Se non hai ricevuto risposta alla prima mail, probabilmente vi è una situazione di difficoltà. Dopo aver inviato la mail, effettua una telefonata al cliente e chiedi di parlare con l’ufficio pagamenti.

5) Riscontro telefonico riportato via mail o pec

Consiglio di tracciare i solleciti telefonici con una mail, meglio una Pec verso il cliente, riepilogando quanto detti nella conversazione telefonica oppure indicando che nonostante i solleciti inviati, ad oggi non avete ricevuto alcuna comunicazione.

Indicate inoltre una data “termine” per procedere al pagamento, superata la quale, sarete costretti a rivolgervi all’ufficio legale per procedere al recupero del credito.

Verba volant, scripta manent

 Caio Tito 

Fonte: https://it.wikipedia.org/wiki/Verba_volant,_scripta_manent https://www.albanesi.it/frasi-celebri-modi-dire/verba-volant-scripta-manent.htm

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ImpresaCloud dispone di quattro tipologie di widget: contatori, calendari, documenti periodici e appunti.

Vengono gestiti tramite Analisi Grafica o Analisi Report.

Vediamo nel dettaglio ogni tipologia di Widgets presente in ImpresaCloud.

CONTATORI

Sono widget rapidi, tracciano e contano quante volte avviene una determinata azione, con un click.

Utile per chi deve tenere traccia di qualcosa per se stesso o per un altro utente. Possiamo visualizzare solo i nostri eventi nella home di ImpresaCloud oppure gli eventi di tutti gli utenti con cui condividi il contatore.

La stampa è un elenco in formato PDF, Excel oppure Word con il riepilogo degli eventi ed indicazione dell’utente che li ha creati.

CALENDARIO

E’ lo strumento ideale per cho deve gestire appuntamenti in una singola agenda oppure appuntamenti di più utenti. Ogni evento può aver associato un colore per rendere la grafica più intuitiva.

Ogni evento è identificabile con un colore a scelta.
Dai un criterio alla selezione dei colori per rendere intuibile agli utenti condivisi.
Esempio: formazione in rosso, appuntamenti presso clienti in blu, appuntamenti in sede in giallo, oppure assegna un colore ad ogni utente che corrisponderà ai suoi eventi.

Gli utenti condivisi nel calendario vedranno che in quel periodo di tempo, risulti già impegnato perchè occupato con un evento oppure viceversa libero per poter segnare un nuovo evento.

APPUNTI

Gli appunti sono widget di testo per qualsiasi esigenza, sono come dei memo e dei task. Sono archiviabili per tenere traccia di ciò che è stato fatto con indicazione di data e orario.

Aggiungi e archivia i progressi eseguiti, elimina con un click gli appunti inutili. Vengono generati con un titolo e sono condivisibili con gli utenti della licenza.

DOCUMENTI PERIODICI – OPZIONI DI RINNOVO

Il rinnovo dei documenti periodici è una funzionalità utile per gestire giornalmente il rinnovo dei documenti in scadenza.
Ogni documento più essere ricordato con il flag “opzione” all’interno del documento, indicando in descrizione “cosa dobbiamo rinnovare” e “perchè”.

Grazie a questa funzionalità si riducono le possibilità di errore o omettere l’invio di un documento.

Ad esempio se dobbiamo inviare un preventivo annuale per rinnovare un servizio, basterà utilizzare l’opzione rinnovo tra 12 mesi e ImpresaCloud inserirà la scadenza nell’elenco widget “Rinnovi periodici”.

Vuoi approfondire? Leggi: Opzioni di rinnovo documentale periodico.

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