I centri di costo/ricavo sono uno strumento di analisi estremamente utile per la determinazione del budget aziendale e del controllo di gestione.
I centri di costo e ricavo sono personalizzabili in ImpresaCloud, riteniamo che ogni azienda abbia necessità di personalizzare i propri centri in modo da trarre maggiori vantaggi, definire i dettagli e svolgere analisi sui dati implementati.

Ogni centro di costo/ricavo è imputato nella riga dell’articolo o servizio inserito nel documento.

Come abilitare i Centri di Costo/Ricavo

Partiamo dal principio e iniziamo la nostra guida con l’attivazione dei Centri di Costo/Ricavo.

Per abilitare i Centri di Costo/Ricavo seleziona:
– Menù Amministrazione
– Configurazione
– Opzioni di Vendita

Le opzioni di vendita personalizzabili sono presenti nella schermata, scorri la tabella delle opzioni fino a raggiungere il menù Dettagli Documenti, spunta ed abilita i Centri di Costo/Ricavi nelle righe dei documenti.

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Come creare i Centri

Eseguita l’abilitazione dal menù opzioni di vendite, possiamo creare i nostri centri di Costo/Ricavo.

Seleziona:
– Menù Amministrazione
– Contabilità
– Costi/Ricavi

La tabella visualizzata sarà vuota, crea ogni nuovo Centro con il pulsante NUOVO.

Facciamo un esempio banale, vogliamo determinare come i nostri clienti ci contattano e come vengono indirizzati verso i nostri servizi o articoli?
Possiamo scegliere un centro di Costo/Ricavo per ogni tipologia di cliente, esempio il Cliente Preferenziale, ovvero il “già cliente“.
Come il cliente è arrivato alla nostra azienda, al nostro prodotto o servizio?
Vendere al nostro “già cliente“, comporta quindi una seconda, terza, quarta vendita successiva al primo contatto di vendita.
Il cliente che acquista una seconda volta, dovrebbe acquistare di più rispetto alla prima o allo stesso prezzo.
Per determinare questo, le vendite devono essere imputate con i giusti centri di costo/ricavo.

Con i centri di costo/ricavo è possibile suddividere anche le assistenze svolte dalle vendite, nel caso in cui l’azienda effettui le due attività.

Creando un centro di costo/ricavo per la vendita e uno per l’assistenza, possiamo determinare quanto è stato fatturato per ogni centro e quali costi siano stati sostenuti.

Dettaglio e riepilogo

Dal menù PrimaNota – Centri costi/ricavi
accediamo alla schermata di riepilogo e dettaglio dei centri di costo e ricavi

Con il pulsante Dettaglio/riepilogo potrai vedere con esattezza quali documenti hanno determinato il totale del centro costo/ricavo.

Visualizzando il dettaglio possiamo effettuare velocemente analisi sul fatturato di vendita ed eseguire azioni vincenti per migliorare il business.

Centro di Costo/Ricavo negli articoli di magazzino

Quando crei un nuovo articolo di magazzino ricordati che puoi imputare direttamente:

• il centro di costo/ricavo
• il conto di ricavo
• il conto di costo

Imputando i parametri nella creazione dell’articolo di magazzino, queste impostazioni saranno visibili quando l’articolo stesso sarà richiamato dal magazzino per essere inserito nella fattura di vendita o nella fattura di acquisto.
Ecco un esempio:

Non hai ancora chiaro come utilizzare i Centri di Costo/RIcavo?
Ti consiglio questa lettura per approffondire: Il sistema di imputazione basato sui centri di costo

• ImpresaCloud: Il Tuo Studio Digitale nel Cloud
• Quali sono i termini per l’emissione di una fattura elettronica immediata?
• L’analisi dei dati per le PMI: una guida completa
• L’importanza dell’analisi dei dati per le PMI: una chiave per il successo
• Come Usare e Gestire un Gestionale Online

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Nel menù utente puoi gestire il tuo profilo personale e gli widgets.
L‘autenticazione a due fattori eleva il grado di sicurezza che ImpresaCloud offre ai propri utenti.
Nella stessa schermata puoi decidere anche di variare la password con determinati criteri indicati.

Il menù Profilo Utente ha svariate possibilità di personalizzazione, come ad esempio le preferenze di vendita.

Cosa puoi personalizzare nella Home di ImpresaCloud?

• Autenticazione a 2 fattori
• L’ultimo prezzo di vendita
• Opzione cursore in nuova riga
• Permessi
• Sconto in percentuale
• Rubrica personale
• Registro accessi effettuati e falliti

Autenticazione a 2 fattori

L’autenticazione a due fattori (2FA) è la funzione utilizzata per la tutela del tuo account dagli accessi non autorizzati, prevenendo le violazioni di identità.
Infatti, viene richiesto di inserire un codice aggiuntivo all’accesso.
Il codice è generato tramite app installata nel Tablet o smartphone dell’utente.

Leggi anche Autenticazione a 2 fattori per approfondire la funzionalità di ImpresaCloud.

Riteniamo sia un fattore chiave per la sicurezza dei dati, per la tutela della privacy, assicurare che l’accesso sia effettuato effettivamente dall’utente in possesso di tale requisito e delega.

Ultimo prezzo di vendita

L’utente in fase di vendita visualizzerà automaticamente l’ultimo prezzo applicato alla combinazione cliente/prodotto.
Il prezzo potrà essere variato o mantenuto a discrezione dell’utente.

Opzione cursore in nuova riga

L’utente può scegliere dove deve essere posizionato il cursore all’apertura del documento: sul codice, sul codice articolo, nel campo descrizione o direttamente sulla quantità.

Immagina di dover eseguire una ricerca di magazzino per ogni documento, in questo caso avrà sicuramente notevole rilevanza in termini di riduzione delle tempistiche, avere il cursore posizionato sul campo Codice articolo in cui devi digitare o ricercare l’articolo di preferenza.

Rubrica personale

Un’altra funzionalità del menù profilo utente è la possibilità di gestire una propria piccola rubrica personale dei contatti più importanti o frequenti, oltre a quella che possiamo gestire ovviamente per ogni cliente e fornitore nella sezione anagrafica.

Questa rubrica è personale e non visibile agli altri utenti della licenza.

Registro Eventi

Il registro eventi è la funzionalità ideale per la gestione della sicurezza e la tracciabilità dei processi. Grazie a questa funzionalità puoi richiedere l’attivazione dell’utenza per la visione e gestione registri del tuo utente DPO.

Widgets

Puoi scegliere come posizionare gli widgets e con quali utenti condividerli all’interno della tua licenza.
Abbiamo widgets contatori, calendari, agende e documenti periodici da rinnovare.

I menù sono presenti nella schermata home di ImpresaCloud, in alto e puoi trovare le seguenti funzionalità disponibili.

Sulla destra trovi un esempio di widget contatore, in questo caso di visite o telefonate.

In basso invece un widget di appunti, amministrativi per i pagamenti e la schermata home con esempi di widget possibili da organizzare ed attivare.

Ricorda che hai completa autonomia sulla scelta di quale e dove devono comparire i tuoi widgets, la loro condivisione e la loro dimensione.

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Nella gestione e controllo devono essere inclusa sia l’organizzazione interna che le risorse umane presenti.

Ogni azione deve essere tracciata. Ma come?

Tracciare e monitorare il ciclo del prodotto o del servizio alimenta la gestione interna dei processi di ogni singolo dipendente in direzione del miglior grado di soddisfazione del consumatore.

Ad esempio una procedura per effettuare un reso o un reclamo deve essere tracciata per mantenere degli standard di qualità elevati.

Vediamo nel dettaglio cosa è necessario stabilire per ottenere una buona tracciabilità dei processi.

ImpresaCloud per la tracciabilità dei processi

Per tracciare ed elaborare è necessario avvalersi di un buon software di gestione.

ImpresaCloud utilizza la registrazione dei processi in diversi campi, dalla registrazione delle azioni di ogni utente, alla compilazione di un registro automatico e dettagliato all’interno di ogni documento.
ImpresaCloud traccia l’autore e l’utente che hanno eseguito l’inserimento e l’ultima modifica.

Tracciare l’acquisto delle materie, le quotazioni, l’arrivo merce, il caricamento del magazzino e soprattutto lo scarico merci per garantire il corretto flusso delle materie dall’acquisto alla produzione e la corretta lavorazione del prodotto.

Utenti e responsabilità

La tracciabilità dei processi è utilissima anche ai fini dei registri in materia di privacy e tutela dei dati personali dei cliente e dei fornitori.

L’utente è responsabilità delle procedure, questo perché deve essere consapevole ed evitare che il processo venga svolto in modo approssimativo e inconscio.

Tracciare le azioni è quindi la chiave per mantenere un grado di attenzione elevato nel rispetto delle procedure e delle responsabilità delle azioni eseguite dagli utenti.
Attuate le procedure correttamente per gestire e limitare gli errori.

Cosa potrebbe succedere senza tracciabilità?

Immagina uno scenario aziendale privo di tracciabilità dei processi.
Quali sono le conseguenze?

• Furti interni ed esterni
• Spreco delle risorse
• Magazzino non allineata per quantità
• Ritardi nella produzione
• …e molti altri problemi generati a catena.

Furti interni ed esterni

La mancata tracciabilità dei prodotti, i ricambi o qualsiasi sia il tuo materiale o la tua procedura in fase di processo produttivo, comporta una notevole difficoltà del team. Capire se le quantità disponibili sono state evase oppure semplicemente scomparse, può diventare un vero ministero.

Sparite per le quantità è ancora più difficile capire chi sia stato, immaginate una rivendita al dettaglio o un magazzino con tanto personale.

Molto probabilmente non vi accorgerete neanche del materiale sparito, dato che non è stato tracciato nel processo!

Spreco delle risorse

Non solo risorse materiali, ma anche risorse umane spesso vengono sprecate in termini di tempo e in termini di produttività.
Non tracciando il processo il personale non ha modo di sapere chi ha eseguito il processo, quando e come è stato fatto, causando confusione.

Magazzino e quantità

Quando non si tiene conto dell’evasione e dell’approvvigionamento delle risorse aziendali, il magazzino non è allineato per quantità disponibili.
Gli scenari di classici che ti si presentano sono:

• Acquisto di merce già presente in magazzino
• Acquisto errato
• Incapacità di formulare preventivi
• Incapacità di formulare ordini
• Impossibilità di evadere gli ordini
• Assenza di comunicazione tra settori e risorse umane.

Ritardi della produzione

Il ritardo della produzione è ben collegato al ritardo dei pagamenti e quindi all’insoddisfazione del cliente verso il servizio richiesto.
Se vuoi che gli standard del tuo servizio siano e restino elevati, attuando la tracciabilità dei processi hai sicuramente a tuo vantaggio velocità di evasione delle richieste e precisione.

Qualità è controllo

Il controllo di qualità introdotto in organizzazioni in cui non era mai stato utilizzato, viene recepito in due modi dalle risorse:

• Motivazione volta al miglioramento
• Chiusura per attuazione delle nuove procedure

Motivazione

• Nel primo caso, l’organizzazione è favorevole all’introduzione di procedure di miglioramento continuo, è percepisce la mission della nuova politica aziendale volta al raggiungimento di elevati standard per la qualità del servizio, e di conseguenza anche della stessa organizzazione interna.

Il controllo di qualità viene colto come la possibilità di migliorare l’ambiente lavorativo, i processi e la tracciabilità, ma anche il proprio miglioramento professionale.

Quindi, le risorse e le procedure già in atto nel processo, subiscono una revisione per migliorare, garantendo la tracciabilità per ogni step e per ogni risorsa del processo, evitando errori ricorsivi e deleteri.

Chiusura

• Nel secondo caso, la totale volontà di applicare il processo di qualità e le procedure stesse diventa un atteggiamento di chiusura.
  Sia da parte delle risorse che da parte del responsabile del processo si crea una situazione di mancata collaborazione e opposizione.

Il controllo di qualità è visto come un ostacolo alla propria libera opinione nel processo produttivo aziendale, generando incomprensioni, assenza di prospettive e frustrazione delle risorse che attuano un atteggiamento di chiusura.

Certificazione di qualità Iso 9001:2015

Perché la qualità è sinonimo di miglioramento?

La certificazione di qualità è la caratteristica internazionale con cui aziende private e pubbliche impostano le proprie procedure.

Gli standard sono disciplinati da diverse normative e da audit interni ed esterni per la verifica della validità della certificazione nel tempo.

L’implementazione della certificazione di qualità diventa una necessità per l’esecuzione di progetti e pubblici appalti, ma anche per garantire la tracciabilità dei processi e la soddisfazione del cliente nelle interazioni tra aziende e anche per clienti privati.

Non tralasciamo il concetto di miglioramento continuo, fondamento della normativa Iso 9001:2015.

Cosa significa miglioramento continuo?

Tutto viene programmato per formare e migliorare le proprie competenze, monitorando i processi, gli errori, i reclami, le non conformità interne ed esterne.
Nel concetto rientra anche il miglioramento delle risorse umane disponibili in azienda.

Seguendo il concetto di miglioramento si deve inserire nella valutazione della qualità, il feedback del consumatore che ha scelto quel servizio o prodotto, è in grado di raccontare il suo grado di soddisfazione.

Analizzate i feedback positivi, ma ancor di più quelli negativi, in cui la percezione della azienda è associata a sensazioni sgradevoli che devono essere eliminate.

Può essere interessante per te, leggere il concetto di Kaizen – migliorare a piccoli passi. Adottato nel campo aziendale e anche nel miglioramento personale come strategia comportamentale.

Uno studio della Duke University, ( Nonconscious relationship reactance: When significant others prime opposing goals Tanya L. Chartrand *, Amy N. Dalton, Gavan J. Fitzsimons ) analizza il concetto di “Reattanza” ovvero la resistenza psicologica ad asserire agli ordini.

Questo meccanismo è inconscio nell’uomo e si manifesta soprattutto in ambito familiare e lavorativo. In qualche modo il nostro cervello sostiene di essere privato della Libertà di scelta, in quanto determinata da processi e imposizioni.
Per questo motivo il nostro subconscio procedere in maniera totalmente contraria alle richieste del datore di lavoro, data la libertà negata di scegliere come fare in autonomia.

La reattanza psicologica

La reattanza psicologica è un’attivazione motivazionale che insorge quando un individuo percepisce che la sua libertà di comportamento viene ridotta o minacciata e conduce la persona a tentare di restaurare la sua libertà d’azione.
Si tratta della resistenza psicologica a non seguire ordini o indicazioni che provengono da persone, anche molto vicine e amate, che in qualche modo esercitano controllo. Questo meccanismo si verifica inconsciamente e quindi non è controllabile.
Quando queste persone sentono che qualcosa o qualcuno sta limitando la loro libertà, sviluppano un sentimento di ribellione, e questo implica andare in controtendenza rispetto alle norme prestabilite.
Così, in maniera inconsapevole, restringono esse stesse il loro ventaglio di opportunità, dato che terranno in considerazione solo le decisioni ed i comportamenti che siano radicalmente opposti alla norma coercitiva. 
Questo accade perché avviene un cambiamento a livello di percezione: vengono sottovalutati i comportamenti permessi e sopravvalutati quelli proibiti.
Le persone con alta reattanza finiscono per agire addirittura contro il proprio interesse perché l’unica cosa che conta è appunto resistere a ogni costo a chiunque cerchi di limitare la loro libertà.
La reattanza è il risultato di uno schema di base che dice “devo oppormi a te per essere me stesso” ed è quindi il risultato di una storia personale caratterizzata da ipercontrollo e proibizioni vissuti come ostacoli per il normale sviluppo di una identità personale.

Dott. Giovanni Lo Turco – Psichiatra e Psicoterapeuta

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Cosa sono i Tag?

I tag sono degli strumenti di etichettatura grafica che vengono usati in ImpresaCloud per comunicare con altri utenti.
I tag sono:

• Personalizzabili: ogni utente è libero di creare infiniti TAG
• Filtrabili: con l’icona di filtro selezioni i filtri che occorrono per la tua ricerca
• Semplici: utilizzabili per la comunicazione interna visiva grazie ai colori e al testo
• Modificabili: cancella, modifica e crea tutti i tag che ti occorrono quando vuoi.

Ogni utente è in grado di comunicare velocemente ad altri utenti l’azione eseguita su uno o più documenti oppure sulle anagrafiche clienti.

Molto spesso più persone, per turni si occupano dello stesso cliente, oppure un cliente viene gestito sempre dal collega e noi non abbiamo idea di come deve essere evaso il suo ordine.

Capita, infatti, di contattare il collega in ferie per concludere un’operazione a lui assegnata perché non conosciamo i dettagli. E’ possibile prevenire queste situazioni, come usare i tag, con una gestione del processo in termini di comunicazione del team.

Comunica con i tag!

ImpresaCloud gestisce i tag come strumento per comunicare e analizzare.
Di fatti possiamo filtrare tutti gli ordini evasi, oppure gli ordini spediti.

Come creare un nuovo Tag?

Ogni schermata ha la possibilità di essere gestita tramite nuovi tag personalizzabili, nel nostro esempio, i DDT hanno dei Tag diversi dai preventivi, proprio perché sono stati personalizzati e adattati alle esigenze del processo e degli operatori.
Ogni tag è filtrabile per anno e per periodo di tempo.
Scegli il testo e il colore adatto al tuo nuovo Tag!

Tag Multipli

I tag sono applicabili multipli sulla stessa riga, assegnati anche da diversi operatori.

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Un altro anno di esercizio è terminato, spesso dimenticando di segnare la situazione dei crediti e debiti al 31/12 e non conosciamo quali documenti da saldare al…

Come spesso accade le aziende che contabilmente gestiscono i flussi operativi e contabilità interna trovano difficoltà ad elaborare i “documenti da saldare al” di una determinata data.

In questo modo ImpresaCloud, soprattutto in ambito contabile offre il giusto supporto.

Alcuni dati fondamentali sono da considerere proprio nella situazione dei crediti e dei debiti, come i documenti da saldare al 31/12.  Questi dati vengono richiesti quando ormai le operazioni dell’anno nuovo sono state registrate.

E’ difficile quindi riscontruire la situazione contabile de, ed ecco perchè ImpresaCloud consente di elaborare qualsiasi richiesta ed esigenza operativa.

Analizza i tuoi parametri personalizzabili per le tue ricerche.

Ricorda di effettuare tutte le operazioni necessarie per generare un nuovo anno di esercizio e riprendere automaticamente la numerazione dei documenti dal numero 1.

Queste operazioni sono importanti in fase di chiusura e apertura dell’ anno d’esercizio, per non incorrere in errori contabili.

Come utilizzare “Documenti da saldare al…”

Menù Prima Nota

Il menù di nostro interesse è “PrimaNota“, in ottava posizione troviamo “Documenti da saldare al…“, la schermata si sviluppa con una serie di parametri da personalizzare, ma se non diamo alcun parametro di restrizione per la nostra ricerca, avremo un elenco completo dei documenti con data da saldare e saldati dell’anno in corso di esercizio.

Per effettuare le analisi filtra i parametri dal menù.

Filtra per nome cliente/fornitore, per data, inoltre, seleziona entrate e uscite e filtra per tipologia di documento.

Scegliamo quindi: la data di nostro interesse esempio: 31/12/2019, in entrata per i crediti e in uscita per i debiti e scegliamo la tipologia di documento, esempio  la fattura.
La stampa può avvenire in 3 formati, word, pdf ed excel, oppure inviare tramite il menù Email in basso alla schermata.

Crea e gestisci i risultati per ottenere le informazioni dei “documenti da saldare al” di cui hai bisogno.

Migliora la gestione della tua attività e la gestione dei crediti e debiti.

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• L’analisi dei dati per le PMI: una guida completa
• L’importanza dell’analisi dei dati per le PMI: una chiave per il successo
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