L’ anagrafica cliente e fornitore è strutturata per consentire di inserire tutti i dati importanti nella stessa tabella di archiviazione.

Per gestire correttamente l’anagrafica clienti e fornitori utilizza gli archivi di ImpresaCloud.
Gestisci i dati delle anagrafiche e crea schede clienti e fornitori complete.
Le anagrafiche sono archivi dati in cui puoi gestire le informazioni dei clienti e dei fornitori.

Come inserire una Nuova Anagrafica Cliente e Fornitore

Dal menù Archivio – seleziona anagrafica Clienti anagrafica Fornitore in base alla destinazione dell’utenza da inserire.

La schermata conduce all’elenco dei clienti o dei fornitori in base alla scelta.

In basso nella schermata il menù operativo ci permette di inserire, modificare o eliminare una anagrafica già presente.

Possiamo esportare elenchi di anagrafiche Clienti e fornitori in vari formati tramite il Tasto Stampa oppure importare ed esportare file Excel che contengono delle anagrafiche. Così da poter elaborare moduli ed analisi sui dati.

Inoltre, possiamo filtrare le anagrafiche clienti e fornitori per località e zona geografica, selezionando anche il filtro agenti e i Tag.

E’ possibile stampare l’elenco dei clienti, inviarlo via mail oppure esportarlo in Excel scegliendo come strutturare il file.

Nel menù filtro clienti abbiamo la possibilità di filtrare le informazioni per ricercare i clienti per città, cap, provincia, agente, nazione e creare le stampe degli elenchi.

Nuova Anagrafica

Per creare una nuova anagrafica Cliente e Fornitore clicchiamo il pulsante “Nuovo”

Nella schermata principale inseriamo i dati della sede legale e i dati di fatturazione, nonchè la mail principale per l’invio documentale.

Anagrafica Cliente e Fornitore

Codice Fiscale e P.iva:

Per configurare correttamente l’anagrafica cliente italiano inseriamo:

• Codice Fiscale
• Partita Iva
  

In caso di Cliente/fornitore estero Selezionare il Flag Estero

• Scegliamo la tipologia di anagrafica tra Cliente, Fornitore.
  Per far si che l’anagrafica sia richiamabile sia nell’elenco dei Fornitore che in quello dei Clienti selezionare Cliente/Fornitore.
  

Tipo di Fatturazione:

• Scegliamo la tipologia di fatturazione tra FATTURA ELETTRONICA per tutte le anagrafiche che richiedono l’invio della fattura elettronica, FATTURA CLASSICA se non deve essere inviato il file XML al sistema di interscambio oppure FATTURA PA se il cliente è un ente pubblico o una società partecipata le quali applicano la scissione dei pagamenti split payment.

Codice destinatario e Pec destinatario

• Codice destinatario e Pec destinatario necessari per l’invio della fattura elettronica al sistema di Interscambio (SDI).
  – Il codice destinatario deve essere fornito dal cliente prima dell’invio della fattura elettronica. Il codice è collegato al software di ricezione del cliente ed è un codice Alfanumerico di 7 caratteri per la fatturazione tra Privati B2B e B2C, mentre è di 6 caratteri Alfanumerici se si tratta di Fattura PA (Pubblica amministrazione).
  Se non viene indicato, SDI consegna in base alla preferenza che il cliente ha indicato nel proprio cassetto fiscale, portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
  
  Per il Cliente Estero il codice destinatario può rimanere vuoto, infatti non è necessario inserire caratteri nel campo.
  ImpresaCloud gestisce il campo del codice creando automaticamente i parametri necessari per la creazione del file XML della fattura elettronica estera.
  
  

• La Pec Destinatario viene indicata per la trasmissione della fattura elettronica, se non disponiamo di questo dato, possiamo, tramite la lente di ingrandimento fianco al campo PEC, accedere al portale INIPEC, in cui possiamo ottenere la pec di riferimento per aziende e professionisti dichiarata per la ricezione delle fatture elettroniche.

Tipo anagrafica:

• questo parametro è molto importante per la corretta gestione e creazione della fatturazione elettronica.
  Vediamo insieme ogni voce del menù Tipo Anagrafica:
  
  – Società: Sono tutte le aziende con ragione sociale sono persone giuridiche che si identificano base alla denominazione sociale, esempio:
  1- società semplice (s.s.);
  2- società in nome collettivo (s.n.c.);
  3- società in accomandita semplice (s.a.s.);
  4- società per azioni (s.p.a.);
  5- società a responsabilità limitata (s.r.l.);
  6- società a responsabilità limitata unipersonale (s.r.l.s)
  7- società in accomandita per azioni (s.a.p.a.);
  8- società cooperative;
  9- società di mutuo soccorso.
  N.b. E’ possibile che il codice fiscale e la p.iva delle società non siano uguali. Chiedi sempre i dati completi prima di inviare una fattura elettronica.
  
  – Ditta: sono le imprese individuali come ad esempio: Jolly di Mario Rossi
  Per le ditte individuali è necessario indicare sempre sia il Codice Fiscale del soggetto, per esempio il codice personale di Mario Rossi e la partita iva della ditta.
  
  – Privato: il soggetto privato è l’utente finale che non possiede partita iva, ma solo codice fiscale.
  
  – Altro ente: sono le Associazioni riconosciute e non riconosciuteAssociazioni di Promozione Sociale, le cosiddette APS (fondate con legge 383 del dicembre 2000), le ONLUS – Organizzazioni Non Lucrative di Utilità Sociale, le Associazioni di volontariato, le Associazioni sportive dilettantistiche e le Associazioni culturali.
  
  – Estero: sono i clienti che NON risiedono nel territorio italiano.
  
  – Persona fisica: sono identificati in questa categoria tutti i liberi professionisti, pertanto nel campo ragione sociale si deve identificare un Nome e un Cognome. Spesso si tratta di un libero professionista iscritto ad un albo ed è quindi possibile indicare la sigla prima del nome. Esempio Avv. Mario Rossi.
  

Ragione sociale e indirizzo completo

• Sono i dati societari o il Nome e Cognome completi indicati nella Visura Camerale per la fatturazione compreso l’indirizzo completo della sede legale o residenza del privato.

Dati di contatto

• In questo campo indichiamo la mail principale per l’invio documenti dell’anagrafica.
• I numeri di telefono, la pec e il Referente dell’anagrafica
• Cliccando su Nuovo della sezione contatti, abbiamo modo di inserire altri numeri di telefono oppure altre informazioni, altre mail o referenti aggiuntivi.

Altre sedi anagrafica

In questo Tag possiamo inserire infinite sedi aziendali con indicazione di nuovi numeri di telefono di riferimento e note per il corretto utilizzo della sede indicata. Seleziona NUOVA SEDE.

• Sedi multiple consentono di inserire tutte le sedi operative dell’anagrafica cliente o fornitore. Questa funzionalità è utile in fase di emissione dei documenti in cui, nella sezione indirizzi, possiamo richiamare dal menù a tendina tutte le sedi dell’anagrafica e variare sul momento Destinatario e Intestario.

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Rapporti commerciali

Nel Tag Rapporti commerciali sono elencate tutte le informazioni relative a ciò che è stato accordato con il cliente o il fornitore, in merito al listino prezzi, sconto, fido, agente di riferimento, centro di costo e ricavo, modalità di pagamento, Iban.
Possiamo indicare la tipologia di trasporto, scegliere quale vettore usare per la spedizione.

Una funzionalità molto utile per garantire la comunicazione aziendale è la sezione degli avvisi e delle note in creazione documenti.

Avviso in creazione Documenti della Anagrafica

Se inseriamo un avviso in creazione documenti, tutti gli utenti che emetteranno documenti sull’anagrafica vedranno in fase di creazione l’avviso inserito.

Si tratta esclusivamente di un avviso, pertanto è possibile cliccare sulla X per procedere con l’emissione del documento.

Email, note interne e Allegati

email

Molto spesso per la stessa anagrafica è necessario inviare diversi documenti a diversi indirizzi diretti. All’interno del tag email della nuova anagrafica, possiamo decidere a quale indirizzo o quali indirizzi mail destinare ogni documento.

Il documento può essere inviato in copia e copia nascosta configurando l’indirizzo mail con CC o CCN. Ecco un esempio: la fattura viene inviata A gatti@gatti.it, in copia ad amministrazione e in copia ad Info@gatti.it. Il preventivo solo alla mail commerciale dell’anagrafica.

In questo caso le fatture vengono inviate a tre indirizzi diversi quando utilizziamo la funzionalità Email di ImpresaCloud per l’invio documentale.

Leggi anche come creare gli Alias per le mail aziendali e scopri come inviare mail perfette per ogni situazione e documento.

Note Interne

Le note interne sono appunti dell’anagrafica non visibili in stampa documenti, ma possono essere condivisi con tutti gli utenti della licenza abilitati alla consultazione dell’anagrafica.

Varie, Stampe e Allegati

Varie

Nel tag Varie abbiamo la possibilità di sapere informazioni riguardanti la creazione dell’anagrafica e l’ultima modifica apportata. Soprattutto chi ha creato l’anagrafica.

STAMPE

Le stampe possono essere predefinite per anagrafica, in modo da stampare il documento con il template predefinito. Esempio se il cliente è esterp possiamo avere sullo stesso la stampa delle fatture in inglese.

Allegati

Gli allegati dell’anagrafica sono documenti della stessa, in questa sezione restano archiviati e risultano di facile accesso per gli utenti della licenza.

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ImpresaCloud supporta la fatturazione elettronica con invio tramite PEC nella versione base. Per esigenze di processo e riduzione di troppi strumenti, è disponibile la versione avanzata per la gestione, invio e la ricezione massiva di fatture. E’ inclusa la conservazione sostitutiva da un minimo di 2’500 fatture ad un massimo di 10’000, completa il pacchetto la firma digitale automatica per l’invio.

Come in principio ImpresaCloud mantiene la funzionalità per la creazione dei file in formato Xml  nella versione base, con invio tramite PEC al il Sistema di Interscambio (SDI).
Questa soluzione non offre la conservazione sostitutiva, consentendo all’utente di affidarla ad altri enti certificati che processano e coordinano l’intera operazione a norma di legge.

Tuttavia questo processo, determina l’utilizzo di ImpresaCloud per l’emissione e invio. Mentre, per ogni singola fattura ricevuta via PEC, è necessario scaricare il file in formato xml dalla propria PEC e ricaricare ogni file tramite l’importazione delle fatture di acquisto.

Per questo motivo il nostro team ha realizzato un modulo aggiuntivo, la versione avanzata con Modulo Fattura Elettronica. I vantaggi sono la creazione, invio e consultazione di tutte le fatture inviate e ricevute con il nuovo formato Xml previsto dalla normativa in una sola dashboard collegata ad ImpresaCloud.

Facciamo chiarezza!

Per chi volesse mantenere la versione BASE di ImpresaCloud e utilizzare un gestore esterno per l’invio, gli strumenti a disposizione nella vostra licenza sono presenti e resteranno invariati.  Se desideri supporto apri un Ticket di assistenza , un nostro operatore ti contatterà per qualsiasi chiarimento in merito.

Vuoi implementare la versione avanzata ma non hai il Modulo Fatturazione Elettronica? Contattaci 

Ecco alcuni suggerimenti utili per capire se il modulo base o il modulo fatturazione elettronica sono la soluzione corretta per le vostre esigenze.

FAQ Fatturazione elettronica Base e Avanzata

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Nota bene: per effettuare questa configurazione è necessario disporre dei permessi di amministrazione.

Se desideri supporto apri un Ticket di assistenza , un nostro operatore ti contatterà per configurare insieme la tua PEC.

• Menù amministrazione – Configurazione Mail

Scorri nel menù “Amministrazione” e seleziona “Configurazione Email”

• Configura la PEC, inserisci i parametri corretti forniti dal tuo gestore di posta.

Per configurare la PEC seleziona il tasto “+” in alto a sinistra, sarà accessibile la configurazione dei parametri per tipologia di casella.

Seleziona la tipologia di casella e inserisci il tuo indirizzo PEC per emettere le fatture elettroniche, prosegui con i seguenti parametri del tuo gestore di posta elettronica PEC.
Ad esempio, se il tuo gestore di Posta elettronica certificata è Aruba, utilizza i seguenti paramentri:
– Server SMTP: smtps.pec.aruba.it
– Sicurezza: SSL
– Porta: 465
– Indirizzo PEC: pippo@pec.it
– Password indirizzo PEC

La PEC è configurabile come mail predefinita per l’invio da ImpresaCloud. Se desideri attivare questa opzione, selezionate il menù:
“Amministrazione” –
seleziona “opzioni Generali” –
conferma la PEC che avete configurato.

L’indirizzo PEC SDI per il primo invio è sdi01@pec.fatturapa.it, ma SOLO ED ESCLUSIVAMENTE LA PRIMA VOLTA CHE INVIATE LA PRIMA FATTURA ELETTRONICA VIA PEC.

Con la prima Ricevuta di conferma da parte del Sistema di Interscambio riceverete comunicazione del vostro canale SDI per l’invio delle fatture elettroniche ai clienti. Ecco il testo della PEC:

Il testo che riceverete sarà il seguente: Il file ITXXXXXXXXXX_1.xml ricevuto in data 26/12/2018 17:38:49, con identificativo XXXXXXXX indirizzato a 0000000 e’ stato consegnato al destinatario in data 26/12/2018 17:42:36.
In allegato la ricevuta di consegna
Per qualsiasi necessita’ di chiarimenti non rispondere a questa mail, ma utilizzare i tradizionali canali di assistenza presenti sul sito www.fatturapa.gov.it.

Il nuovo indirizzo da utilizzare per inviare le prossime fatture al Sistema di Interscambio, fino ad un eventuale nuovo avviso, e’ sdiXX@pec.fatturapa.it.

L’utilizzo di un indirizzo diverso non garantisce il buon esito del recapito al destinatario.

Mail ricevuta di conferma prima fattura elettronica con nuovo indirizzo SDI.

Il nuovo indirizzo SDI deve essere variato da sdi01 con il vostro indirizzo assegnato per garantire la corretta consegna delle fatture elettroniche.

Per tutte le informazioni consulta il sito
www.fatturapa.gov.it

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Vuoi contare le telefonate o le visite in azienda?
La rotellina in basso apre la schermata di Configurazione contatori.
Scegli il nome  inserisci il titolo, abilita i campi di tuo interesse e la visualizzazione temporale del contatore. Possiamo visualizzare solo i nostri eventi nella home di ImpresaCloud oppure gli eventi di tutti gli utenti con cui condividi i contatori.

Il tasto “fulmine” aggiunge una singola unità, il tasto “-” la sottrae e il Tasto “+”, apre la schermata per l’inserimento rapido dell’evento.
Gli appunti dell’evento saranno riportati nel Report.

Questa funzionalità traccia gli eventi anche per un altro utente, inserendoli nel contatore della sua home ImpresaCloud.

Abbiamo inserito:

• il titolo dell’evento,
• il cliente/fornitore,
• il dettaglio

Puoi allegare link, immagini o testi particolari, senza limite di dimensione o formato.
La stampa report potrà essere generale con tutti i contatori oppure filtrare il singolo contatore, anche per data. Sia dall’utente che ha generato l’evento che dagli utenti condivisi.

Il report è stampabile in formato PDF, Excel oppure Word con il riepilogo degli eventi ed indicazione dell’utente che li ha creati.

Scopri gli altri widgets: appunti, calendario e rinnovo documenti periodici.

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