Senza un ottimo supporto informatico è molto probabile dimenticare di emettere fatture elettroniche periodiche oppure emetterle con importi errati, descrizioni non corrette e periodi di competenza già fatturati.
Con l’introduzione della nuova fattura elettronica gli errori sono fonte di perdita di tempo, ogni errore comporta probabilmente emissione di note di credito elettroniche, una nuova emissione di nuova fattura elettronica con nuova numerazione, il tutto da inviare al SDI.
Insomma, non è il massimo della comodità, direi tutt’altro!

Con ImpresaCloud dimentica per sempre form predefiniti, bozze da modificare per generare il rinnovo delle Fatture Elettroniche periodiche.
Sperimenta con noi il nuovo ed alto livello di rinnovo periodico dei documenti.

Hai due modalità di emissione delle fatture elettroniche e dei documenti:

• Programmazione del rinnovo
• Duplicazione manuale del rinnovo

1 – Programmazione del rinnovo

Per programmazione intendiamo la spunta del flag di rinnovo all’interno del documento originale. Inoltre, selezioni la scadenza nella schermata di rinnovo delle fatture elettroniche o dei documenti periodici oppure nel tuo Widget che hai configurato nella Home ImpresaCloud.

Come vedi nell’immagine, il flag Ricorda di rinnovare questo documento, si trova all’interno del documento originale nella sezione OPZIONI.
Come nell’esempio scegli “Fra o AL” per determinare la data in cui vuoi che il rinnovo sia visibile in scadenza.

• Scegliendo l’opzione FRA, la data è generata automaticamente in base alla scelta della tempistica, un mese, due mesi e così via.
• Scegliendo AL la data è selezionabile manualmente per determinare la scadenza di rinnovo documento periodico che preferisci.

Nella descrizione inserisci ciò che vuoi visualizzare in elenco rinnovo documenti periodici.
Un appunto oppure il periodo di competenza del prossimo rinnovo, come ad esempio per il Rinnovo delle Fatture Elettroniche periodiche inserisci quale periodo di competenza devi fatturare.

Ciò che è presente nel documento originale viene completamente duplicato con la selezione di un solo pulsante di rinnovo che trovi sulla destra della riga dell’elenco.
Il pulsante apre la schermata del nuovo documento con la data corrente del giorno in cui stai operando e il numero progressivo.
Il cliente resta invariato come da documento originale, ma puoi variare in qualsiasi momento.
Le scadenze sono aggiornata alla data del nuovo documento.

Cosa devi fare

Il tuo unico intervento è per conferma o la variazione il periodo di competenza che hai duplicato, nel senso che la descrizione che vedi nel documento duplicato fa riferito al vecchio documento già emesso.
Ovvero, se come nell’esempio dell’immagine, il rinnovo della fattura è relativo al mese di Ottobre 2018, la fattura rinnovata ha indicazione del mese precedente, Settembre 2018.
Dovrai quindi modificare la descrizione della competenza di riferimento digitando Ottobre 2018 nelle opzioni di Rinnovo periodico.

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2 –Duplicazione manuale del rinnovo

Per duplicazione manuale del rinnovo intendiamo invece la funzionalità presente nell’elenco di qualsiasi documento di ImpresaCloud.
Il menù si trova in basso e ti consente, una volta selezionato il documento, di poterlo duplicare con un solo singolo click.

Con il tasto duplica, selezionato il documento di interesse, abbiamo la duplicazione dell’intero documento con un solo click, mantenendo invariata la struttura e i contenuti, variando solo data corrente e numero progressivo di riferimento cronologico.

Un bel cambiamento per chi ancora esegue manualmente la stesura di un preventivo, un progetto ripetitivo per struttura e contenuti, oppure una commessa strutturata per tipologia.
Con questa opzione hai la possibilità di richiedere al nostro team assistenza oppure addirittura di poter tu stesso inventare un template adatto alle tue esigenze.
Questo potrà essere duplicato e generato per ogni documento di ImpresaCloud.

Decidi come e quale deve essere la tua procedura e la tua immagine aziendale da presentare nei documenti.

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Nei processi di compravendita di beni e servizi, capita sempre più spesso che gli accordi presi tra clienti e fornitori non vengano rispettati. Le cause più comuni sono situazioni di difficoltà dei flussi in cui versano le aziende italiane e per intenzionali ritardi nei pagamenti. Sta di fatto che questi comportamenti si ripercuotono sull’intero ciclo di acquisto e vendita, generando solitamente una serie di ritardi e problemi.

Diventa consapevole dei tuoi crediti e debiti, struttura un’attenta previsione, monitora i flussi di entrate e di uscite e rinnova i documenti periodici.

Vuoi evitare di essere pagato in ritardo dai tuoi clienti?
Vuoi evitare di pagare in ritardo i tuoi fornitori?

Ecco le 5 regole per un sollecito di pagamento efficace:

1) Monitoraggio del pagamento

Il promemoria della scadenza è la chiave per instaurare con il cliente il ricordo di quanto pattuito. Monitorare il processo di pagamento aiuta il tuo cliente a ricordare che ha un debito nei tuoi confronti. Invia una mail con gli estremi del pagamento e ricorda l’imminente scadenza. Consiglio inoltre, di indicare che nel caso un cui ci fossero problemi nel rispettare la scadenza, sarai lieto di ricevere comunicazione e valutare insieme come procedere.

Essere disponibili al dialogo è sempre apprezzato, soprattutto quando ci sono delle situazioni di difficoltà. Nel caso in cui ricevessi questa comunicazione di probabile ritardo, potrai a tua volta comunicare al tuo fornitore quanto sta accadendo e accordare, se possibile, una nuova data di pagamento.

Ricordati che accordando una nuova scadenza dovrai nuovamente monitorare l’effettivo pagamento di quanto accordato, quindi imposta un nuovo memo e una nuova scadenza nel documento.

2) Promemoria alla scadenza

Arrivati al giorno della scadenza oppure qualche giorno prima, invia un promemoria in cui ricordi al cliente il pagamento di quanto accordato.
Richiedi la contabile dell’avvenuto pagamento.
Attendi di ricevere comunicazione via mail, oppure contatta telefonicamente l’ufficio preposto.

3) Primo sollecito di pagamento

Passati 5/7 giorni dalla scadenza, se non hai ricevuto il bonifico, invia il primo sollecito di pagamento. Ricorda gli accordi presi in fase di acquisto oppure nel momento del nuovo accordo di pagamento e richiedi le motivazioni.
Richiedi una data certa di pagamento. Sigla un nuovo accordo.

4) Secondo sollecito di pagamento

Passati massimo 10 giorni dal primo sollecito, ti consiglio di invia una seconda mail di sollecito di pagamento. Se non hai ricevuto risposta alla prima mail, probabilmente vi è una situazione di difficoltà. Dopo aver inviato la mail, effettua una telefonata al cliente e chiedi di parlare con l’ufficio pagamenti.

5) Riscontro telefonico riportato via mail o pec

Consiglio di tracciare i solleciti telefonici con una mail, meglio una Pec verso il cliente, riepilogando quanto detti nella conversazione telefonica oppure indicando che nonostante i solleciti inviati, ad oggi non avete ricevuto alcuna comunicazione.

Indicate inoltre una data “termine” per procedere al pagamento, superata la quale, sarete costretti a rivolgervi all’ufficio legale per procedere al recupero del credito.

Verba volant, scripta manent

 Caio Tito 

Fonte: https://it.wikipedia.org/wiki/Verba_volant,_scripta_manent https://www.albanesi.it/frasi-celebri-modi-dire/verba-volant-scripta-manent.htm

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Vuoi contare le telefonate o le visite in azienda?
La rotellina in basso apre la schermata di Configurazione contatori.
Scegli il nome  inserisci il titolo, abilita i campi di tuo interesse e la visualizzazione temporale del contatore. Possiamo visualizzare solo i nostri eventi nella home di ImpresaCloud oppure gli eventi di tutti gli utenti con cui condividi i contatori.

Il tasto “fulmine” aggiunge una singola unità, il tasto “-” la sottrae e il Tasto “+”, apre la schermata per l’inserimento rapido dell’evento.
Gli appunti dell’evento saranno riportati nel Report.

Questa funzionalità traccia gli eventi anche per un altro utente, inserendoli nel contatore della sua home ImpresaCloud.

Abbiamo inserito:

• il titolo dell’evento,
• il cliente/fornitore,
• il dettaglio

Puoi allegare link, immagini o testi particolari, senza limite di dimensione o formato.
La stampa report potrà essere generale con tutti i contatori oppure filtrare il singolo contatore, anche per data. Sia dall’utente che ha generato l’evento che dagli utenti condivisi.

Il report è stampabile in formato PDF, Excel oppure Word con il riepilogo degli eventi ed indicazione dell’utente che li ha creati.

Scopri gli altri widgets: appunti, calendario e rinnovo documenti periodici.

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Non sai cosa sono gli widget?

La funzionalità di rinnovo sono personalizzate, indicando cosa è scaduto, cosa andrà rinnovato, preimpostando la tipologia di pagamento e il testo del documento.

Ipotizziamo che la tua attività di consulenza fatturi mensilmente a numerosi clienti.

Le modifiche vengono eseguite dall’utente, ma siamo distratti e dobbiamo concludere molti task velocemente, inoltre inviare la documentazione. Generiamo spesso errori banali, ma non visti di buon occhio da chi riceve. Inevitabilmente incappiamo nell’errore.

Per ridurre il margine di errore ImpresaCloud gestisce il rinnovo documentale direttamente dal documento originale, ricordando nell’opzione di rinnovo, cosa devi scrivere o modificare.
ImpresaCloud effettua copia da documento in documento, mantenendo l’importo originale e consentendo le modifiche.

Come possiamo gestire il rinnovo documento?
Nel documento da rinnovare ci spostiamo nella quinta “linguetta” denominata “Opzioni”

Nel caso esempio dell’immagine, ImpresaCloud ci ricorda di rinnovare il mese di Ottobre 2018, tra 1 mese.
Salvata questa opzione nel documento,  nell’elenco e nella home widget Documenti – “Documenti periodici rinnovi! sarà visibile la riga in scadenza.

Sulla destra il pulsante rinnova della riga, apre il nuovo documento di rinnovo, con numerazione corrispondente progressiva alla data dello stesso.

I documenti di rinnovo possono essere generati selezionando tra due modalità:

• il rinnovo del documento FRA: 1-2-3 ecc.. mesi o anni
• il rinnovo del documento AL selezionando una data a nostra discrezione.

Il campo descrizione è personalizzabile e non è visibile nella stampa del documento.

Puoi utilizzare questa opzione su qualsiasi documento di ImpresaCloud.
Scopri tutte le funzionalità e i vantaggi per la tua operatività.

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