L’ anagrafica cliente e fornitore è strutturata per consentire di inserire tutti i dati importanti nella stessa tabella di archiviazione.

Per gestire correttamente l’anagrafica clienti e fornitori utilizza gli archivi di ImpresaCloud.
Gestisci i dati delle anagrafiche e crea schede clienti e fornitori complete.
Le anagrafiche sono archivi dati in cui puoi gestire le informazioni dei clienti e dei fornitori.

Come inserire una Nuova Anagrafica Cliente e Fornitore

Dal menù Archivio – seleziona anagrafica Clienti anagrafica Fornitore in base alla destinazione dell’utenza da inserire.

La schermata conduce all’elenco dei clienti o dei fornitori in base alla scelta.

In basso nella schermata il menù operativo ci permette di inserire, modificare o eliminare una anagrafica già presente.

Possiamo esportare elenchi di anagrafiche Clienti e fornitori in vari formati tramite il Tasto Stampa oppure importare ed esportare file Excel che contengono delle anagrafiche. Così da poter elaborare moduli ed analisi sui dati.

Inoltre, possiamo filtrare le anagrafiche clienti e fornitori per località e zona geografica, selezionando anche il filtro agenti e i Tag.

E’ possibile stampare l’elenco dei clienti, inviarlo via mail oppure esportarlo in Excel scegliendo come strutturare il file.

Nel menù filtro clienti abbiamo la possibilità di filtrare le informazioni per ricercare i clienti per città, cap, provincia, agente, nazione e creare le stampe degli elenchi.

Nuova Anagrafica

Per creare una nuova anagrafica Cliente e Fornitore clicchiamo il pulsante “Nuovo”

Nella schermata principale inseriamo i dati della sede legale e i dati di fatturazione, nonchè la mail principale per l’invio documentale.

Anagrafica Cliente e Fornitore

Codice Fiscale e P.iva:

Per configurare correttamente l’anagrafica cliente italiano inseriamo:

• Codice Fiscale
• Partita Iva
  

In caso di Cliente/fornitore estero Selezionare il Flag Estero

• Scegliamo la tipologia di anagrafica tra Cliente, Fornitore.
  Per far si che l’anagrafica sia richiamabile sia nell’elenco dei Fornitore che in quello dei Clienti selezionare Cliente/Fornitore.
  

Tipo di Fatturazione:

• Scegliamo la tipologia di fatturazione tra FATTURA ELETTRONICA per tutte le anagrafiche che richiedono l’invio della fattura elettronica, FATTURA CLASSICA se non deve essere inviato il file XML al sistema di interscambio oppure FATTURA PA se il cliente è un ente pubblico o una società partecipata le quali applicano la scissione dei pagamenti split payment.

Codice destinatario e Pec destinatario

• Codice destinatario e Pec destinatario necessari per l’invio della fattura elettronica al sistema di Interscambio (SDI).
  – Il codice destinatario deve essere fornito dal cliente prima dell’invio della fattura elettronica. Il codice è collegato al software di ricezione del cliente ed è un codice Alfanumerico di 7 caratteri per la fatturazione tra Privati B2B e B2C, mentre è di 6 caratteri Alfanumerici se si tratta di Fattura PA (Pubblica amministrazione).
  Se non viene indicato, SDI consegna in base alla preferenza che il cliente ha indicato nel proprio cassetto fiscale, portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
  
  Per il Cliente Estero il codice destinatario può rimanere vuoto, infatti non è necessario inserire caratteri nel campo.
  ImpresaCloud gestisce il campo del codice creando automaticamente i parametri necessari per la creazione del file XML della fattura elettronica estera.
  
  

• La Pec Destinatario viene indicata per la trasmissione della fattura elettronica, se non disponiamo di questo dato, possiamo, tramite la lente di ingrandimento fianco al campo PEC, accedere al portale INIPEC, in cui possiamo ottenere la pec di riferimento per aziende e professionisti dichiarata per la ricezione delle fatture elettroniche.

Tipo anagrafica:

• questo parametro è molto importante per la corretta gestione e creazione della fatturazione elettronica.
  Vediamo insieme ogni voce del menù Tipo Anagrafica:
  
  – Società: Sono tutte le aziende con ragione sociale sono persone giuridiche che si identificano base alla denominazione sociale, esempio:
  1- società semplice (s.s.);
  2- società in nome collettivo (s.n.c.);
  3- società in accomandita semplice (s.a.s.);
  4- società per azioni (s.p.a.);
  5- società a responsabilità limitata (s.r.l.);
  6- società a responsabilità limitata unipersonale (s.r.l.s)
  7- società in accomandita per azioni (s.a.p.a.);
  8- società cooperative;
  9- società di mutuo soccorso.
  N.b. E’ possibile che il codice fiscale e la p.iva delle società non siano uguali. Chiedi sempre i dati completi prima di inviare una fattura elettronica.
  
  – Ditta: sono le imprese individuali come ad esempio: Jolly di Mario Rossi
  Per le ditte individuali è necessario indicare sempre sia il Codice Fiscale del soggetto, per esempio il codice personale di Mario Rossi e la partita iva della ditta.
  
  – Privato: il soggetto privato è l’utente finale che non possiede partita iva, ma solo codice fiscale.
  
  – Altro ente: sono le Associazioni riconosciute e non riconosciuteAssociazioni di Promozione Sociale, le cosiddette APS (fondate con legge 383 del dicembre 2000), le ONLUS – Organizzazioni Non Lucrative di Utilità Sociale, le Associazioni di volontariato, le Associazioni sportive dilettantistiche e le Associazioni culturali.
  
  – Estero: sono i clienti che NON risiedono nel territorio italiano.
  
  – Persona fisica: sono identificati in questa categoria tutti i liberi professionisti, pertanto nel campo ragione sociale si deve identificare un Nome e un Cognome. Spesso si tratta di un libero professionista iscritto ad un albo ed è quindi possibile indicare la sigla prima del nome. Esempio Avv. Mario Rossi.
  

Ragione sociale e indirizzo completo

• Sono i dati societari o il Nome e Cognome completi indicati nella Visura Camerale per la fatturazione compreso l’indirizzo completo della sede legale o residenza del privato.

Dati di contatto

• In questo campo indichiamo la mail principale per l’invio documenti dell’anagrafica.
• I numeri di telefono, la pec e il Referente dell’anagrafica
• Cliccando su Nuovo della sezione contatti, abbiamo modo di inserire altri numeri di telefono oppure altre informazioni, altre mail o referenti aggiuntivi.

Altre sedi anagrafica

In questo Tag possiamo inserire infinite sedi aziendali con indicazione di nuovi numeri di telefono di riferimento e note per il corretto utilizzo della sede indicata. Seleziona NUOVA SEDE.

• Sedi multiple consentono di inserire tutte le sedi operative dell’anagrafica cliente o fornitore. Questa funzionalità è utile in fase di emissione dei documenti in cui, nella sezione indirizzi, possiamo richiamare dal menù a tendina tutte le sedi dell’anagrafica e variare sul momento Destinatario e Intestario.

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Rapporti commerciali

Nel Tag Rapporti commerciali sono elencate tutte le informazioni relative a ciò che è stato accordato con il cliente o il fornitore, in merito al listino prezzi, sconto, fido, agente di riferimento, centro di costo e ricavo, modalità di pagamento, Iban.
Possiamo indicare la tipologia di trasporto, scegliere quale vettore usare per la spedizione.

Una funzionalità molto utile per garantire la comunicazione aziendale è la sezione degli avvisi e delle note in creazione documenti.

Avviso in creazione Documenti della Anagrafica

Se inseriamo un avviso in creazione documenti, tutti gli utenti che emetteranno documenti sull’anagrafica vedranno in fase di creazione l’avviso inserito.

Si tratta esclusivamente di un avviso, pertanto è possibile cliccare sulla X per procedere con l’emissione del documento.

Email, note interne e Allegati

email

Molto spesso per la stessa anagrafica è necessario inviare diversi documenti a diversi indirizzi diretti. All’interno del tag email della nuova anagrafica, possiamo decidere a quale indirizzo o quali indirizzi mail destinare ogni documento.

Il documento può essere inviato in copia e copia nascosta configurando l’indirizzo mail con CC o CCN. Ecco un esempio: la fattura viene inviata A gatti@gatti.it, in copia ad amministrazione e in copia ad Info@gatti.it. Il preventivo solo alla mail commerciale dell’anagrafica.

In questo caso le fatture vengono inviate a tre indirizzi diversi quando utilizziamo la funzionalità Email di ImpresaCloud per l’invio documentale.

Leggi anche come creare gli Alias per le mail aziendali e scopri come inviare mail perfette per ogni situazione e documento.

Note Interne

Le note interne sono appunti dell’anagrafica non visibili in stampa documenti, ma possono essere condivisi con tutti gli utenti della licenza abilitati alla consultazione dell’anagrafica.

Varie, Stampe e Allegati

Varie

Nel tag Varie abbiamo la possibilità di sapere informazioni riguardanti la creazione dell’anagrafica e l’ultima modifica apportata. Soprattutto chi ha creato l’anagrafica.

STAMPE

Le stampe possono essere predefinite per anagrafica, in modo da stampare il documento con il template predefinito. Esempio se il cliente è esterp possiamo avere sullo stesso la stampa delle fatture in inglese.

Allegati

Gli allegati dell’anagrafica sono documenti della stessa, in questa sezione restano archiviati e risultano di facile accesso per gli utenti della licenza.

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• ImpresaCloud: Il Tuo Studio Digitale nel Cloud
• Quali sono i termini per l’emissione di una fattura elettronica immediata?
• L’analisi dei dati per le PMI: una guida completa
• L’importanza dell’analisi dei dati per le PMI: una chiave per il successo
• Come Usare e Gestire un Gestionale Online

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I centri di costo/ricavo sono uno strumento di analisi estremamente utile per la determinazione del budget aziendale e del controllo di gestione.
I centri di costo e ricavo sono personalizzabili in ImpresaCloud, riteniamo che ogni azienda abbia necessità di personalizzare i propri centri in modo da trarre maggiori vantaggi, definire i dettagli e svolgere analisi sui dati implementati.

Ogni centro di costo/ricavo è imputato nella riga dell’articolo o servizio inserito nel documento.

Come abilitare i Centri di Costo/Ricavo

Partiamo dal principio e iniziamo la nostra guida con l’attivazione dei Centri di Costo/Ricavo.

Per abilitare i Centri di Costo/Ricavo seleziona:
– Menù Amministrazione
– Configurazione
– Opzioni di Vendita

Le opzioni di vendita personalizzabili sono presenti nella schermata, scorri la tabella delle opzioni fino a raggiungere il menù Dettagli Documenti, spunta ed abilita i Centri di Costo/Ricavi nelle righe dei documenti.

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Come creare i Centri

Eseguita l’abilitazione dal menù opzioni di vendite, possiamo creare i nostri centri di Costo/Ricavo.

Seleziona:
– Menù Amministrazione
– Contabilità
– Costi/Ricavi

La tabella visualizzata sarà vuota, crea ogni nuovo Centro con il pulsante NUOVO.

Facciamo un esempio banale, vogliamo determinare come i nostri clienti ci contattano e come vengono indirizzati verso i nostri servizi o articoli?
Possiamo scegliere un centro di Costo/Ricavo per ogni tipologia di cliente, esempio il Cliente Preferenziale, ovvero il “già cliente“.
Come il cliente è arrivato alla nostra azienda, al nostro prodotto o servizio?
Vendere al nostro “già cliente“, comporta quindi una seconda, terza, quarta vendita successiva al primo contatto di vendita.
Il cliente che acquista una seconda volta, dovrebbe acquistare di più rispetto alla prima o allo stesso prezzo.
Per determinare questo, le vendite devono essere imputate con i giusti centri di costo/ricavo.

Con i centri di costo/ricavo è possibile suddividere anche le assistenze svolte dalle vendite, nel caso in cui l’azienda effettui le due attività.

Creando un centro di costo/ricavo per la vendita e uno per l’assistenza, possiamo determinare quanto è stato fatturato per ogni centro e quali costi siano stati sostenuti.

Dettaglio e riepilogo

Dal menù PrimaNota – Centri costi/ricavi
accediamo alla schermata di riepilogo e dettaglio dei centri di costo e ricavi

Con il pulsante Dettaglio/riepilogo potrai vedere con esattezza quali documenti hanno determinato il totale del centro costo/ricavo.

Visualizzando il dettaglio possiamo effettuare velocemente analisi sul fatturato di vendita ed eseguire azioni vincenti per migliorare il business.

Centro di Costo/Ricavo negli articoli di magazzino

Quando crei un nuovo articolo di magazzino ricordati che puoi imputare direttamente:

• il centro di costo/ricavo
• il conto di ricavo
• il conto di costo

Imputando i parametri nella creazione dell’articolo di magazzino, queste impostazioni saranno visibili quando l’articolo stesso sarà richiamato dal magazzino per essere inserito nella fattura di vendita o nella fattura di acquisto.
Ecco un esempio:

Non hai ancora chiaro come utilizzare i Centri di Costo/RIcavo?
Ti consiglio questa lettura per approffondire: Il sistema di imputazione basato sui centri di costo

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Senza un ottimo supporto informatico è molto probabile dimenticare di emettere fatture elettroniche periodiche oppure emetterle con importi errati, descrizioni non corrette e periodi di competenza già fatturati.
Con l’introduzione della nuova fattura elettronica gli errori sono fonte di perdita di tempo, ogni errore comporta probabilmente emissione di note di credito elettroniche, una nuova emissione di nuova fattura elettronica con nuova numerazione, il tutto da inviare al SDI.
Insomma, non è il massimo della comodità, direi tutt’altro!

Con ImpresaCloud dimentica per sempre form predefiniti, bozze da modificare per generare il rinnovo delle Fatture Elettroniche periodiche.
Sperimenta con noi il nuovo ed alto livello di rinnovo periodico dei documenti.

Hai due modalità di emissione delle fatture elettroniche e dei documenti:

• Programmazione del rinnovo
• Duplicazione manuale del rinnovo

1 – Programmazione del rinnovo

Per programmazione intendiamo la spunta del flag di rinnovo all’interno del documento originale. Inoltre, selezioni la scadenza nella schermata di rinnovo delle fatture elettroniche o dei documenti periodici oppure nel tuo Widget che hai configurato nella Home ImpresaCloud.

Come vedi nell’immagine, il flag Ricorda di rinnovare questo documento, si trova all’interno del documento originale nella sezione OPZIONI.
Come nell’esempio scegli “Fra o AL” per determinare la data in cui vuoi che il rinnovo sia visibile in scadenza.

• Scegliendo l’opzione FRA, la data è generata automaticamente in base alla scelta della tempistica, un mese, due mesi e così via.
• Scegliendo AL la data è selezionabile manualmente per determinare la scadenza di rinnovo documento periodico che preferisci.

Nella descrizione inserisci ciò che vuoi visualizzare in elenco rinnovo documenti periodici.
Un appunto oppure il periodo di competenza del prossimo rinnovo, come ad esempio per il Rinnovo delle Fatture Elettroniche periodiche inserisci quale periodo di competenza devi fatturare.

Ciò che è presente nel documento originale viene completamente duplicato con la selezione di un solo pulsante di rinnovo che trovi sulla destra della riga dell’elenco.
Il pulsante apre la schermata del nuovo documento con la data corrente del giorno in cui stai operando e il numero progressivo.
Il cliente resta invariato come da documento originale, ma puoi variare in qualsiasi momento.
Le scadenze sono aggiornata alla data del nuovo documento.

Cosa devi fare

Il tuo unico intervento è per conferma o la variazione il periodo di competenza che hai duplicato, nel senso che la descrizione che vedi nel documento duplicato fa riferito al vecchio documento già emesso.
Ovvero, se come nell’esempio dell’immagine, il rinnovo della fattura è relativo al mese di Ottobre 2018, la fattura rinnovata ha indicazione del mese precedente, Settembre 2018.
Dovrai quindi modificare la descrizione della competenza di riferimento digitando Ottobre 2018 nelle opzioni di Rinnovo periodico.

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2 –Duplicazione manuale del rinnovo

Per duplicazione manuale del rinnovo intendiamo invece la funzionalità presente nell’elenco di qualsiasi documento di ImpresaCloud.
Il menù si trova in basso e ti consente, una volta selezionato il documento, di poterlo duplicare con un solo singolo click.

Con il tasto duplica, selezionato il documento di interesse, abbiamo la duplicazione dell’intero documento con un solo click, mantenendo invariata la struttura e i contenuti, variando solo data corrente e numero progressivo di riferimento cronologico.

Un bel cambiamento per chi ancora esegue manualmente la stesura di un preventivo, un progetto ripetitivo per struttura e contenuti, oppure una commessa strutturata per tipologia.
Con questa opzione hai la possibilità di richiedere al nostro team assistenza oppure addirittura di poter tu stesso inventare un template adatto alle tue esigenze.
Questo potrà essere duplicato e generato per ogni documento di ImpresaCloud.

Decidi come e quale deve essere la tua procedura e la tua immagine aziendale da presentare nei documenti.

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Inviare un sollecito di pagamento con ImpresaCloud è semplice, pochi passaggi, direttamente dalla schermata di elenco documenti.

Vuoi sollecitare il pagamento di una o più fatture di un cliente?

Vediamo nel dettaglio come fare per inviare un sollecito di pagamento.

 

Seleziona il cliente che desideri contattare dalla barra di ricerca anagrafica.
Clicca sul pulsante email. Puoi scegliere di inviare il documento selezionato, come ad esempio una sola fattura, oppure l’intero elenco selezionato o visualizzato.

I documenti sono disponibili nei formati Pdf, word e excel.

In questo modo il cliente riceve una mail contenente l’allegato e configurando le mail con testo e descrizione, riceve una mail standard di sollecito da te ideata.

Il template di sollecito è personalizzabile, puoi decidere di rendere visibili le informazioni utili per procedere al pagamento e le rispettive scadenze dei documenti.

Come riportato nell’esempio Pdf, il sollecito di pagamento contiene il totale da saldare in fondo alla pagina e la rispettiva scadenza. Utilizzando la modalità “documenti visualizzati” nella schermata è presente il documento o i documenti da saldati con la rispettiva data del saldo avvenuto.

Imposta in base al filtro di ricerca i documenti da inviare, utilizzando il menù da saldare o saldato puoi comunicare via mail il riepilogo delle partite aperte oppure la situazione aggiornata a seguito dell’incasso.

 

I vantaggi

PERSONALIZZARE I SOLLECITI DI PAGAMENTO

CREA I TEMPLATE PERSONALIZZATI

Inviare i solleciti di pagamento dei documenti direttamente via mail da ImpresaCloud è importante per consentire di tracciare progressivamente gli step di pagamento del cliente. Grazie alla capacità e le funzionalità presenti, ImpresaCloud, garantisce la totale personalizzazione del processo di sollecito dei pagamenti.

Se il template di default non è adatto alle tue esigenze, il nostro team è pronto per modificare il formato adattando il template.

Con pochi semplici click è facile generare il file che desideri inviare al cliente via mail, come ad esempio un riepilogo della situazione contabile che si apra con una lettera oppure un nuovo elenco documenti per riepilogare il fatturato mensile, trimestrale o annuale.

Ricordati che hai la possibilità di creare infiniti Alias utente per inviare le mail.

Uno strumento personalizzabile, ti garantisce di modificare le tue procedure aziendali in qualsiasi momento e durante la tua crescita professionale, per questo ImpresaCloud ti affianca in tutte le fasi aziendali supportando le variazioni della tua attività.

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Un altro anno di esercizio è terminato, spesso dimenticando di segnare la situazione dei crediti e debiti al 31/12 e non conosciamo quali documenti da saldare al…

Come spesso accade le aziende che contabilmente gestiscono i flussi operativi e contabilità interna trovano difficoltà ad elaborare i “documenti da saldare al” di una determinata data.

In questo modo ImpresaCloud, soprattutto in ambito contabile offre il giusto supporto.

Alcuni dati fondamentali sono da considerere proprio nella situazione dei crediti e dei debiti, come i documenti da saldare al 31/12.  Questi dati vengono richiesti quando ormai le operazioni dell’anno nuovo sono state registrate.

E’ difficile quindi riscontruire la situazione contabile de, ed ecco perchè ImpresaCloud consente di elaborare qualsiasi richiesta ed esigenza operativa.

Analizza i tuoi parametri personalizzabili per le tue ricerche.

Ricorda di effettuare tutte le operazioni necessarie per generare un nuovo anno di esercizio e riprendere automaticamente la numerazione dei documenti dal numero 1.

Queste operazioni sono importanti in fase di chiusura e apertura dell’ anno d’esercizio, per non incorrere in errori contabili.

Come utilizzare “Documenti da saldare al…”

Menù Prima Nota

Il menù di nostro interesse è “PrimaNota“, in ottava posizione troviamo “Documenti da saldare al…“, la schermata si sviluppa con una serie di parametri da personalizzare, ma se non diamo alcun parametro di restrizione per la nostra ricerca, avremo un elenco completo dei documenti con data da saldare e saldati dell’anno in corso di esercizio.

Per effettuare le analisi filtra i parametri dal menù.

Filtra per nome cliente/fornitore, per data, inoltre, seleziona entrate e uscite e filtra per tipologia di documento.

Scegliamo quindi: la data di nostro interesse esempio: 31/12/2019, in entrata per i crediti e in uscita per i debiti e scegliamo la tipologia di documento, esempio  la fattura.
La stampa può avvenire in 3 formati, word, pdf ed excel, oppure inviare tramite il menù Email in basso alla schermata.

Crea e gestisci i risultati per ottenere le informazioni dei “documenti da saldare al” di cui hai bisogno.

Migliora la gestione della tua attività e la gestione dei crediti e debiti.

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