Ecco la guida per la creazione documenti di ImpresaCloud come Preventivi, ddt e ordini.

La schermata è facile ed intuitiva, ed è gestita da due menù:

Menù Selezione

MENU’ FILTRO E RICERCA: il menù in alto è quello definito di Selezione, filtro e ricerca. E’ utile per gestire l’elenco da poter stampare o inviare via mail, nonchè per le ricerche tra due date o per esercizio.

• AGGIORNA: aggiorna la schermata visibile se viene eseguita una ricerca utilizzando i filtri del menù Selezione.
• CERCA- CERCA TRA LE RIGHE: possiamo effettuare le ricerche nell’elenco documenti. Con il flag “Cerca tra le righe” la ricerca viene effettuata all’interno dei documenti.
• TAG: I tag sono utili per la gestione operativa nei documenti. Ogni schermata documenti ha la propria tabella Tag.
• DATA INIZIO- DATA FINE: è il periodo di filtro per la ricerca.
• ESERCIZIO: è l’anno contabile in cui si vuole fare la ricerca.
• DOCUMENTI SALDATI/NON SALDATI: possiamo filtrare i documenti saldati e non saldati.
• MOSTRA TOTALI: i totali delle colonne dell’elenco possono essere abilitate e disabilitate. Per vedere i totali, dopo aver selezionato il Flag, cliccare sul tasto Aggiorna.
• IMPORTO: Ricerca per importo documento.
• NUMERO DOCUMENTO: Ricerca per numero documento
• SUFFISSO: Ricerca per suffisso documento
• COSTO/RICAVO: Ricerca per centro di costo o ricavo.
• AGENTE: Ricerca documenti associati all’agente.

Menù operativo

MENU’ OPERATIVO: è il menù situato in fondo alla pagina è quello che definiamo Operativo in quanto usato per la creazione documenti, la modifica, l’eliminazione, nonchè azioni di stampa ed esportazione degli elenchi e dei documenti della schermata.

• NUOVO: Creazione nuovo documento che apre la schermata di selezione anagrafica.
• APRI: selezione con un click un documento dall’elenco e seleziona apri per aprirlo. oppure fai doppio click sul documento.
• GENERA: Genera documento esempio seleziona con un click dall’elenco un preventivo, clicca genera su Ordine Cliente. Il documento sarà automaticamente creato uguale al preventivo ma con numero progressivo dell’ordine e Riferimento del documento d’origine.
• DUPLICA: Duplica totalmente il documento, compresa anagrafica e tipi di pagamento.
• ELIMINA: elimina documento selezionato
• COMMENTO: Commento da visualizzare nell’elenco dei documenti.
• STAMPA: Stampa documento seleziona, oppure stampa elenco visualizzato o selezionato.
• EMAIL: invio documento via mail
• TAG MANAGER: gestione dei tag nella schermata dei documenti.

Come creare un documento: Preventivi, DDT, Ordini.

La creazione documenti come Preventivi, ddt e ordini inizia sempre nel menù operativo in fondo alla pagina.

Selezioniamo NUOVO

Seleziona l’anagrafica Cliente nella schermata oppure utilizza la ricerca per trovare il cliente. Possiamo selezionare una anagrafica esistente oppure creare una nuova anagrafica.

Selezionando il cliente si apre automaticamente la schermata di generazione del documento scelto.

Tutti i documenti sono suddivisi in tag facilmente selezionabili nella schermata.

Anagrafica Cliente documenti

Il cliente in alto a sinistra è quello che abbiamo selezionato, tramite la lente di ingrandimento possiamo accedere nuovamente all’elenco delle anagrafiche per cambiare il cliente.

Numero e Data documenti

Per quanto riguarda la schermata in alto a destra troviamo i dati identificativicome numero, data, suffisso, esercizio, valuta e agente di riferimento se è stato agganciato all’anagrafica nei Rapporti commerciali.

Righe

Con Nuovo (F6) creiamo le righe del documento.

Pertanto possiamo scrivere nella riga nel campo Descrizione oppure possiamo richiamare un articolo di magazzino già presente tramite la selezione “Articolo” digitando il nome o il codice del prodotto.

Riga di Commento del documento

La riga di commento è utilizzata per scrivere all’interno dei documenti quando non si tratta di articoli, ma solo di testo, dunque senza prezzo.
Selezioniamo Riga Vuota per scrivere nella descrizione della riga.

In particolare possiamo inserire Righe di commento di default selezionando ALTRO e con il Tasto Nuova, digitiamo il testo nel campo Voce. Completata la nostra voce possiamo cliccare Salva.

Indirizzi documenti

In questo tag abbiamo modo di variare la sede di destinazione del cliente se diversa dalla sede legale.

Pertanto i dati richiamabili e visibili nel menù a tendina “Cambia indirizzo di destinazione” sono stati inseriti nell’anagrafica cliente, nel tag sedi.

Pagamenti documenti

E’ necessario scegliere la tipologia di pagamento ed associare la risorsa, se questa non è stata configurata automaticamente nelle impostazioni Tipi di pagamento.

Questi parametri sono riportati nel Tag “Pagamenti”, in cui possiamo modificare ed inserire nuove scadenze dei pagamenti tramite il tasto Aggiungi, Modifica o Cancella.

Allegati documenti

In ogni documento è possibile inserire allegati di qualsiasi dimensione e formato. Possiamo ritrovare i file nella voce menù “Allegati e Condivisioni”.

Gli allegati possono essere inviati via mail con un solo click.

Dal menù operativo selezioniamo con un click la riga, selezioniamo Email e scegliamo di includere gli allegati.

Opzioni Rinnovo del documentale

Nelle Opzioni rinnovo possiamo configurare un promemoria, sia per riemettere il documento oppure per ricordarci di eseguire delle azioni in merito al documento stesso.

Esempio mettere una opzione di rinnovo tra 1 mese o al giorno che ci interessa con descrizione: Emettere fattura di Saldo per € 1000.00.

Infine il documento è visualizzato nell’elenco dei documenti periodici o nella home dato che abbiamo attivato widget corrispondente dal menù utente.

Informazioni e Note interne

Sono informazioni e note interne del documento, non visualizzabili in stampa.

Il commento è visualizzato nell’elenco delle fatture.
In questa sezione sono contenute le informazioni sulla creazione del documento e della modifica dello stesso.

Note da Stampare

Si tratta di una sezione libera per l’inserimento delle note da visualizzare nella stampa.

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Menù Archivio

Grazie alla funzionalità di ImpresaCloud Allegati e Condivisioni, archivia i file e condividili con il tuo Team.

Con ImpresaCloud hai a disposizione ampio spazio di archiviazione per i tuoi Allegati e condivisioni.

Gli allegati disponibili nell’elenco sono stati caricati nei documenti. Come sai molte Fatture Elettroniche di acquisto contengono il PDF di cortesia per la lettura rapida della fattura.

Oppure hai la possibilità di caricare i file su Contratti, Rapporti di intervento e altri documenti di vendita.

Dall’elenco archivio allegati e condivisioni, inoltre, è visibile la descrizione con indicazione del documento di origine dell’allegato, la dimensione e la sorgente.

Il file è scaricabile e condivisibile, in aggiunta a questo hai la possibilità di eliminare il file dall’elenco, mantenendo l’originale nel documento di origine.

Come caricare un allegato

Per caricare un allegato nell’archivio allegati e condivisioni utilizza il tag Allegati presente in ogni Documento di ImpresaCloud.
Usa il pulsante Upload – Carica Allegato.

Nella tabella visualizza il file caricato. Il file è eliminabile e scaricabile.

Come condividere un allegato

Per condividere l’allegato utilizza il pulsante Condivi.

Procedi avviando la Condivisione: AVVIA CONDIVISIONE

Il file viene condiviso pubblicamente con tutti gli utenti del Team della licenza ImpresaCloud. Un avviso ti chiede conferma per la condivisione del File.

La condivisione è avvenuta con successo.

Puoi monitorare il numero di Download del file direttamente della schermata di condivisione.

Hai la possibilità di copiare il link del file e inviarlo all’utente o al Team.

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Nella gestione e controllo devono essere inclusa sia l’organizzazione interna che le risorse umane presenti.

Ogni azione deve essere tracciata. Ma come?

Tracciare e monitorare il ciclo del prodotto o del servizio alimenta la gestione interna dei processi di ogni singolo dipendente in direzione del miglior grado di soddisfazione del consumatore.

Ad esempio una procedura per effettuare un reso o un reclamo deve essere tracciata per mantenere degli standard di qualità elevati.

Vediamo nel dettaglio cosa è necessario stabilire per ottenere una buona tracciabilità dei processi.

ImpresaCloud per la tracciabilità dei processi

Per tracciare ed elaborare è necessario avvalersi di un buon software di gestione.

ImpresaCloud utilizza la registrazione dei processi in diversi campi, dalla registrazione delle azioni di ogni utente, alla compilazione di un registro automatico e dettagliato all’interno di ogni documento.
ImpresaCloud traccia l’autore e l’utente che hanno eseguito l’inserimento e l’ultima modifica.

Tracciare l’acquisto delle materie, le quotazioni, l’arrivo merce, il caricamento del magazzino e soprattutto lo scarico merci per garantire il corretto flusso delle materie dall’acquisto alla produzione e la corretta lavorazione del prodotto.

Utenti e responsabilità

La tracciabilità dei processi è utilissima anche ai fini dei registri in materia di privacy e tutela dei dati personali dei cliente e dei fornitori.

L’utente è responsabilità delle procedure, questo perché deve essere consapevole ed evitare che il processo venga svolto in modo approssimativo e inconscio.

Tracciare le azioni è quindi la chiave per mantenere un grado di attenzione elevato nel rispetto delle procedure e delle responsabilità delle azioni eseguite dagli utenti.
Attuate le procedure correttamente per gestire e limitare gli errori.

Cosa potrebbe succedere senza tracciabilità?

Immagina uno scenario aziendale privo di tracciabilità dei processi.
Quali sono le conseguenze?

• Furti interni ed esterni
• Spreco delle risorse
• Magazzino non allineata per quantità
• Ritardi nella produzione
• …e molti altri problemi generati a catena.

Furti interni ed esterni

La mancata tracciabilità dei prodotti, i ricambi o qualsiasi sia il tuo materiale o la tua procedura in fase di processo produttivo, comporta una notevole difficoltà del team. Capire se le quantità disponibili sono state evase oppure semplicemente scomparse, può diventare un vero ministero.

Sparite per le quantità è ancora più difficile capire chi sia stato, immaginate una rivendita al dettaglio o un magazzino con tanto personale.

Molto probabilmente non vi accorgerete neanche del materiale sparito, dato che non è stato tracciato nel processo!

Spreco delle risorse

Non solo risorse materiali, ma anche risorse umane spesso vengono sprecate in termini di tempo e in termini di produttività.
Non tracciando il processo il personale non ha modo di sapere chi ha eseguito il processo, quando e come è stato fatto, causando confusione.

Magazzino e quantità

Quando non si tiene conto dell’evasione e dell’approvvigionamento delle risorse aziendali, il magazzino non è allineato per quantità disponibili.
Gli scenari di classici che ti si presentano sono:

• Acquisto di merce già presente in magazzino
• Acquisto errato
• Incapacità di formulare preventivi
• Incapacità di formulare ordini
• Impossibilità di evadere gli ordini
• Assenza di comunicazione tra settori e risorse umane.

Ritardi della produzione

Il ritardo della produzione è ben collegato al ritardo dei pagamenti e quindi all’insoddisfazione del cliente verso il servizio richiesto.
Se vuoi che gli standard del tuo servizio siano e restino elevati, attuando la tracciabilità dei processi hai sicuramente a tuo vantaggio velocità di evasione delle richieste e precisione.

Qualità è controllo

Il controllo di qualità introdotto in organizzazioni in cui non era mai stato utilizzato, viene recepito in due modi dalle risorse:

• Motivazione volta al miglioramento
• Chiusura per attuazione delle nuove procedure

Motivazione

• Nel primo caso, l’organizzazione è favorevole all’introduzione di procedure di miglioramento continuo, è percepisce la mission della nuova politica aziendale volta al raggiungimento di elevati standard per la qualità del servizio, e di conseguenza anche della stessa organizzazione interna.

Il controllo di qualità viene colto come la possibilità di migliorare l’ambiente lavorativo, i processi e la tracciabilità, ma anche il proprio miglioramento professionale.

Quindi, le risorse e le procedure già in atto nel processo, subiscono una revisione per migliorare, garantendo la tracciabilità per ogni step e per ogni risorsa del processo, evitando errori ricorsivi e deleteri.

Chiusura

• Nel secondo caso, la totale volontà di applicare il processo di qualità e le procedure stesse diventa un atteggiamento di chiusura.
  Sia da parte delle risorse che da parte del responsabile del processo si crea una situazione di mancata collaborazione e opposizione.

Il controllo di qualità è visto come un ostacolo alla propria libera opinione nel processo produttivo aziendale, generando incomprensioni, assenza di prospettive e frustrazione delle risorse che attuano un atteggiamento di chiusura.

Certificazione di qualità Iso 9001:2015

Perché la qualità è sinonimo di miglioramento?

La certificazione di qualità è la caratteristica internazionale con cui aziende private e pubbliche impostano le proprie procedure.

Gli standard sono disciplinati da diverse normative e da audit interni ed esterni per la verifica della validità della certificazione nel tempo.

L’implementazione della certificazione di qualità diventa una necessità per l’esecuzione di progetti e pubblici appalti, ma anche per garantire la tracciabilità dei processi e la soddisfazione del cliente nelle interazioni tra aziende e anche per clienti privati.

Non tralasciamo il concetto di miglioramento continuo, fondamento della normativa Iso 9001:2015.

Cosa significa miglioramento continuo?

Tutto viene programmato per formare e migliorare le proprie competenze, monitorando i processi, gli errori, i reclami, le non conformità interne ed esterne.
Nel concetto rientra anche il miglioramento delle risorse umane disponibili in azienda.

Seguendo il concetto di miglioramento si deve inserire nella valutazione della qualità, il feedback del consumatore che ha scelto quel servizio o prodotto, è in grado di raccontare il suo grado di soddisfazione.

Analizzate i feedback positivi, ma ancor di più quelli negativi, in cui la percezione della azienda è associata a sensazioni sgradevoli che devono essere eliminate.

Può essere interessante per te, leggere il concetto di Kaizen – migliorare a piccoli passi. Adottato nel campo aziendale e anche nel miglioramento personale come strategia comportamentale.

Uno studio della Duke University, ( Nonconscious relationship reactance: When significant others prime opposing goals Tanya L. Chartrand *, Amy N. Dalton, Gavan J. Fitzsimons ) analizza il concetto di “Reattanza” ovvero la resistenza psicologica ad asserire agli ordini.

Questo meccanismo è inconscio nell’uomo e si manifesta soprattutto in ambito familiare e lavorativo. In qualche modo il nostro cervello sostiene di essere privato della Libertà di scelta, in quanto determinata da processi e imposizioni.
Per questo motivo il nostro subconscio procedere in maniera totalmente contraria alle richieste del datore di lavoro, data la libertà negata di scegliere come fare in autonomia.

La reattanza psicologica

La reattanza psicologica è un’attivazione motivazionale che insorge quando un individuo percepisce che la sua libertà di comportamento viene ridotta o minacciata e conduce la persona a tentare di restaurare la sua libertà d’azione.
Si tratta della resistenza psicologica a non seguire ordini o indicazioni che provengono da persone, anche molto vicine e amate, che in qualche modo esercitano controllo. Questo meccanismo si verifica inconsciamente e quindi non è controllabile.
Quando queste persone sentono che qualcosa o qualcuno sta limitando la loro libertà, sviluppano un sentimento di ribellione, e questo implica andare in controtendenza rispetto alle norme prestabilite.
Così, in maniera inconsapevole, restringono esse stesse il loro ventaglio di opportunità, dato che terranno in considerazione solo le decisioni ed i comportamenti che siano radicalmente opposti alla norma coercitiva. 
Questo accade perché avviene un cambiamento a livello di percezione: vengono sottovalutati i comportamenti permessi e sopravvalutati quelli proibiti.
Le persone con alta reattanza finiscono per agire addirittura contro il proprio interesse perché l’unica cosa che conta è appunto resistere a ogni costo a chiunque cerchi di limitare la loro libertà.
La reattanza è il risultato di uno schema di base che dice “devo oppormi a te per essere me stesso” ed è quindi il risultato di una storia personale caratterizzata da ipercontrollo e proibizioni vissuti come ostacoli per il normale sviluppo di una identità personale.

Dott. Giovanni Lo Turco – Psichiatra e Psicoterapeuta

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