I centri di costo/ricavo sono uno strumento di analisi estremamente utile per la determinazione del budget aziendale e del controllo di gestione.
I centri di costo e ricavo sono personalizzabili in ImpresaCloud, riteniamo che ogni azienda abbia necessità di personalizzare i propri centri in modo da trarre maggiori vantaggi, definire i dettagli e svolgere analisi sui dati implementati.

Ogni centro di costo/ricavo è imputato nella riga dell’articolo o servizio inserito nel documento.

Come abilitare i Centri di Costo/Ricavo

Partiamo dal principio e iniziamo la nostra guida con l’attivazione dei Centri di Costo/Ricavo.

Per abilitare i Centri di Costo/Ricavo seleziona:
– Menù Amministrazione
– Configurazione
– Opzioni di Vendita

Le opzioni di vendita personalizzabili sono presenti nella schermata, scorri la tabella delle opzioni fino a raggiungere il menù Dettagli Documenti, spunta ed abilita i Centri di Costo/Ricavi nelle righe dei documenti.

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Come creare i Centri

Eseguita l’abilitazione dal menù opzioni di vendite, possiamo creare i nostri centri di Costo/Ricavo.

Seleziona:
– Menù Amministrazione
– Contabilità
– Costi/Ricavi

La tabella visualizzata sarà vuota, crea ogni nuovo Centro con il pulsante NUOVO.

Facciamo un esempio banale, vogliamo determinare come i nostri clienti ci contattano e come vengono indirizzati verso i nostri servizi o articoli?
Possiamo scegliere un centro di Costo/Ricavo per ogni tipologia di cliente, esempio il Cliente Preferenziale, ovvero il “già cliente“.
Come il cliente è arrivato alla nostra azienda, al nostro prodotto o servizio?
Vendere al nostro “già cliente“, comporta quindi una seconda, terza, quarta vendita successiva al primo contatto di vendita.
Il cliente che acquista una seconda volta, dovrebbe acquistare di più rispetto alla prima o allo stesso prezzo.
Per determinare questo, le vendite devono essere imputate con i giusti centri di costo/ricavo.

Con i centri di costo/ricavo è possibile suddividere anche le assistenze svolte dalle vendite, nel caso in cui l’azienda effettui le due attività.

Creando un centro di costo/ricavo per la vendita e uno per l’assistenza, possiamo determinare quanto è stato fatturato per ogni centro e quali costi siano stati sostenuti.

Dettaglio e riepilogo

Dal menù PrimaNota – Centri costi/ricavi
accediamo alla schermata di riepilogo e dettaglio dei centri di costo e ricavi

Con il pulsante Dettaglio/riepilogo potrai vedere con esattezza quali documenti hanno determinato il totale del centro costo/ricavo.

Visualizzando il dettaglio possiamo effettuare velocemente analisi sul fatturato di vendita ed eseguire azioni vincenti per migliorare il business.

Centro di Costo/Ricavo negli articoli di magazzino

Quando crei un nuovo articolo di magazzino ricordati che puoi imputare direttamente:

• il centro di costo/ricavo
• il conto di ricavo
• il conto di costo

Imputando i parametri nella creazione dell’articolo di magazzino, queste impostazioni saranno visibili quando l’articolo stesso sarà richiamato dal magazzino per essere inserito nella fattura di vendita o nella fattura di acquisto.
Ecco un esempio:

Non hai ancora chiaro come utilizzare i Centri di Costo/RIcavo?
Ti consiglio questa lettura per approffondire: Il sistema di imputazione basato sui centri di costo

• ImpresaCloud: Il Tuo Studio Digitale nel Cloud
• Quali sono i termini per l’emissione di una fattura elettronica immediata?
• L’analisi dei dati per le PMI: una guida completa
• L’importanza dell’analisi dei dati per le PMI: una chiave per il successo
• Come Usare e Gestire un Gestionale Online

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La fattura elettronica viene inoltrata al Sistema di Intescambio SDI per la consegna al destinatario intestatario. Accade che per una serie di errori, dalle specifiche tecniche alla partita iva errata, la fattura elettronica risulti scartata.

Dopo aver inviato la fattura elettronica è necessario attendere l’esito del processo automatico predisposto dal sistema di intescambio per la consegna del file xml.

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Notifica errore: Scartata

Per poter modificare la fattura elettronica scartata è necessario identificare l’errore segnalato dal Sistema di Intescambio analizzando la notifica di scarto per porre rimedio.

Seleziona la fattura elettronica scartata con un solo click dall’elenco dei documenti, trascina il mouse fino alla barra delle funzionalità in basso e seleziona il pulsante fattura elettronica.

Scarica il file xml per visualizzare quale errore ha segnalato SDI definendo la fattura elettronica come scartata.

Ogni errore è collegato ad un codice specifico che a sua volta richiede una determinata azione correttiva.
Correggendo possiamo inviare nuovamente la fattura elettronica scartata che verrà riconosciuta come corretta e quindi consegnata al destinatario.

In questo esempio il codice di errore indicato è 00404 , ricordiamoci che ogni file inviato è unico, questo scarto indica che si tenta di rinviare un file già inviato ad SDI.
La fattura è Duplicata. In questo caso non è necessario effettuare una modifica della fattura, ma modificare lo stato in Consegnata manualmente.

Modificare lo stato della fattura elettronica

Per modificare lo stato della fattura elettronica manualmente seleziona la riga della fattura dall’elenco, apri il menù fattura elettronica in basso nel menù funzionalità.

Modificare lo stato della fattura elettronica per correggere errore di scarto

Modalità di invio con Modulo fatturazione elettronica avanzata

Se invece l’errore dovesse essere di natura differente diventa necessario modificare la fattura.

Per sbloccare la fattura elettronica scartata impostare lo stato di invio in stato NON INVIATA, sempre nella schermata fatturazione elettronica.

In questi casi gli errori possono essere riconducibili al codice fiscale e partita iva del committente o del destinatario, che non corrispondo ai dati corretti rilevati dal sistema di intescambio.

Per modificare dei campi presenti nell’anagrafica destinatario, seleziona il cliente, dopo aver sbloccato la fattura elettronica scartata vincolata dall’invio, utilizzando le modalità precedentemente descritte.
Entrare nella fattura sbloccata, selezionare il cliente, modificare il campo definito errato, come ad esempio il codice fiscale, la partita iva o il codice destinatario.
Dopo aver modificato e salvato l’anagrafica, selezionare la lente di ingrandimento al lato dell’anagrafica, cercare il la ragione sociale dell’intestatario della fattura elettronica e riselezionare il cliente appena modificato.
Salvare la fattura con le spunta fattura elettronica ed invio automatico.

In questo modo la fattura è stata modificata con successo ed è pronta per il nuovo invio automatico.

Se hai attivato il modulo fatturazione avanzata di ImpresaCloud, la fattura elettronica scartata verrà inviata automaticamente dal sistema.
Monitora l’invio e il nuovo stato nell’elenco delle fatture elettroniche.

Modalità di invio con Modulo fatturazione elettronica Base via Pec

Se invece utilizzi il modulo base di ImpresaCloud, seleziona la fattura elettronica corretta da inviare ed esegui l’operazione di invio standard dal tasto fatturazione elettronica: invio via PEC a SDI.

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L’Imprenditore e il Controller e il controllo di gestione, pare nelle realtà più strutturate, sono gli attori protagonisti del controllo di gestione e dell’analisi aziendale.
Il controllo di gestione aziendale è fondamentale per conoscere e monitorare lo stato di salute della propria azienda.
Ma quanti imprenditori conoscono realmente l’andamento aziendale?

Molto spesso capita che non curando il controllo aziendale e trascurando il monitoraggio della liquidità ci si accorga troppo tardi delle problematiche.

Che cos’è il controllo di gestione?

Il controllo di gestione aziendale consiste nella valutazione dell’andamento dell’azienda attraverso l’utilizzo di tecniche e strumenti di analisi dei dati. Molto spesso, soprattutto nelle piccole aziende, questo compito è demandato totalmente alla capacità e all’intuito dell’imprenditore di perseguire lo scopo aziendale.

Altrettanto spesso, infatti, senza un piano strategico e senza programmazione e controllo, l’imprenditore non riesce in tempo a cogliere i cambiamenti che la propria azienda dovrebbe compiere e si finisce in un baratro senza fine di errori devastanti.

Chi si occupa del controllo di gestione?

Controller è la figura che si occupa del controllo di gestione, solitamente nelle piccole e medie imprese, questo compito è demandato al Responsabile amministrativo e contabile oppure all’imprenditore.

L’incarico è confluito quindi nello stesso individuo che ha la capacità e responsabilità di garantire il controllo di gestione aziendale.

Nelle piccole realtà aziendali avere una sola persona preposta ad analizzare e seguire le performance è utile al fine di ottenere un quadro generale aziendale.

Molto piccoli imprenditori si privano di questa figura, concentrando le risorse su produzione e risorse commerciali.
Tralasciando questi aspetti fondamentali non si ha mai la situazione aziendale sotto controllo e si rischia di non poter intervenire in tempo per porre rimedio.

Principali azioni del Controller

• Capacità Finanziaria
• Gestione e sviluppo
• Analisi Contabile
• Verifica delle Performace
• Tracciabilità Documentale

Valutando e analizzando i dati, il Controller gestisce e indirizza l’azienda verso il raggiungimento della massima performance desiderata, effettuando i cambiamenti non per intuito, ma con dati alla mano.

Quali sono le operazioni di gestione e controllo?

Per gestire e controllare la propria azienda bisogna necessariamente avere ben chiari i costi aziendali.
Quanto è il costo orario per dipendente?
Quanto produce ad ora?
Quant’è il margine di vendita del mio prodotto?

Sai rispondere a queste domande?

Sapere la capacità produttiva e il costo orario per ogni attrezzatura e risorsa, sono solo alcuni dei parametri basilari del controllo di gestione.
L’analisi del bilancio e il budget non sono strumenti sufficienti per valutare la situazione aziendale e cogliere le sfumature della mancata evoluzione positiva del business.

• Analizzare costi e ricavi: valutare e analizzare il margine di guadagno per singola operazione e settore aziendale in produttività. Evitare che i costi siano superiori ai ricavi e determinare se le azioni hanno prodotto del reddito.
• Analisizzare i dati raccolti: i dati imprementati nei vari sistemi e dai vari settori devono essere analizzati per determinare le azioni da perseguire per il raggiungimento delle performace
• Valutare le risorse aziendali: seguire e tracciare le capacità delle risorse aziendali persenti, dalle risorse umane alle risorse materiali per determinare la produttività
• Determinare le procedure operative: individuare le responsabilità per ogni procedura e risorsa limitando eventuali errori nel processo produttivo.

ImpresaCloud e il controllo di gestione

ImpresaCloud è lo stumento ideale per il controllo di gestione aziendale, in grado di fornire il massimo supporto all’Imprenditore e al Controller.
Utilizzando ImpresaCloud il Controller gestisce i dati contabili e di commesse e progetti in una sola interfaccia grafica, con tracciabilità dei processi e dei documenti.
I dati sono condivisi in Cloud tra i vari utenti della licenza, visualizzabili e analizzabili grazie alla funzionalità di Analisi grafici e statistiche con report.

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Per creare un articolo di magazzino di ImpresaCloud, segui la nostra guida operativa. Semplici passaggi per ottenere la corretta gestione di controllo aziendale.

Il magazzino

La creazione di un magazzino è fondamentale per la corretta gestione della merce presente intesa come quantità in giacenza di articoli di magazzino.
Tracciando gli arrivi merce, le giacenze, gli scarichi e i carichi siamo capaci di gestire anche gli approvvigionamenti necessari evitando acquistare articoli già presenti.

La gestione degli articoli e dei movimenti di magazzino, contribuisce al miglioramento delle vendite sia per gli agenti, che per le vendite tramite e-commerce, oppure di un negozio Amazon o Ebay.

Se il tuo caso non comprende vendita di merce, ma eroghi servizi, utilizza ugualmente la guida operativa, ma crea un articolo corrispondente al servizio, privo dunque di allarme per le quantità in giacenza, seriali e altre caratteristiche che non sono necessarie.

Come creare un articolo di magazzino

Per creare un articolo scorri la barra dei menù in alto fino a raggiungere il menù tendina “Magazzino“

Il menù di ImpresaCloud ti accompagna nella creazione del tuo magazzino partendo proprio dalla creazione di un articolo di magazzino.

Seleziona nella schermata di ricerca il tasto “Dettagli” per aprire la schermata di caricamento di un nuovo Articolo.

In basso sulla destra è presente il menù di creazione, modifica, duplicazione ed eliminazione degli articoli.

NUOVO ARTICOLO

Creiamo un nuovo articolo selezionando il Tasto “Nuovo”. La schermata visibile è interamente dedicata alla creazione e descrizione dell’articolo.

Nel Tag Generale abbiamo la possibilità di descrivere il nostro articolo:

Informazioni generali dell’articolo

• Nome: è la descrizione che comparirà nel documento quando l’articolo viene selezionato per la vendita. (Per esempio: Armadio Aurora, oppure possiamo inserire un nome completo come Armadio Aurora 4 ante colore noce).
• Reparto: corrisponde alla possibilità di selezionare l’aliquota corretta per l’articolo inserito. Immaginate un’attività di ristorazione che ha articoli con il 10% di iva, ma altri con il 22%.
• Categoria: suddividere gli articoli per categoria aiuta nella ricerca degli stessi, ma anche per creare maggiore organizzazione. Categoria Vino, oppure Formaggio, oppure Componenti elettronici, Magliette, Scarpe e così via.

Codici ed identificazione

• Codice articolo: è il codice con cui scegliamo di richiamare l’articolo per la selezione durante la creazione dei documenti oppure per la ricerca veloce. Esempio: Scelgo di selezionare ed identificare tutte le matite con questo codice: MT a cui aggiungo le prime due lettere per il diverso colore di ciascuna con un punto: MT.BL corrisponderà a matita blu. Le scelte per il codice sono personalizzabili.
• Codice a barre: si trova solitamente sulle confezioni degli articoli ed è il codice composto un numero identificativo composto da elementi grafici come delle linee nere verticali contrapposte da linee bianche di sfondo, possono essere letti attraverso lettori a sensori e a scansione. Cosa somo i codici a barre: https://it.wikipedia.org/wiki/Codice_a_barre.
• Codice fornitore: oltre al codice a barre il fornitore solitamente, crea a sua volta dei codici identificativi per il proprio magazzino. Questo codice può essere utile per la comunicazione rapida con il fornitore al fine dell’approvvigionamento merce.
• Unità di misura: è la tipologia di identificazione delle quantità ovvero, pezzi, litri, kilogrammi, ore, giorni. Sono personalizzabili. Esempio Farina con sacco da 10kg.
  Articolo servizio: chiamata per riparazione oppure formazione oraria per corso di sicurezza 2 ore.
• Codice Produttore, produttore e fornitore: è il codice identificativo di chi ha effettuato la creazione del prodotto esempio un notebook ha solitamente un codice identificativo univoco dalla casa madre per l’identificazione ai fini della garanzia, spesse volte si tratta sia di un codice che di un seriale quindi composto da due numeri identificativi piuttosto lunghi. Molto utilie è l’indicazione del fornitore per tracciare da quale è stato acquistato quell’articolo.

Tipolgie di articoli

Servizio

• seleziona questa tipologia se devi creare degli articoli che non corrispondon ad un prodotto fisico, ma si tratta di servizi come acquistare una consulenza oppure vendere una consulenza, la formazione o un corso.

Articolo

• seleziona questa tipologia per creare gli articoli semplici non di magazzino.

Articolo di magazzino

• seleziona questa tipologia se hai necessità di creare un magazzino con la gestione della quantità di allarme per l’approvvigionamento necessario.

Articolo di magazzino con seriali:

• seleziona questa tipologia se un articolo ha dei seriali identificativi univoci, riprendiamo l’esempio dei notebook, ogni articolo di magazzino avrà il seriale corrispondente univoco richiamabile in fase di vendita.
  Nel documento di vendita o acquisto, selezionando un articolo di magazzino verrà richiesto di associare il seriale corrispondente.

Articolo di magazzino con varianti

• Varianti come taglie e colori, tracciabilità delle taglie disponibili e delle varianti di colore per le attività di vendita al dettaglio di articoli uguali ma variabili per dimensioni e colori.
  Leggi anche Come creare Articoli di magazzino con Varianti
  

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Centro costo e ricavo

Impostando i centri di costo e ricavo hai la possibilità di analizzare e determinare a quale contro di costo corrisponde quell’articolo in vendita e in acquisto.

Questa funzionalità è gratuita per ogni licenza di ImpresaCloud.

Facciamo un esempio: Articolo Armadio Aurora, sarà associato al centro di costo vendita. Suddivi i tuoi centri di costo al meglio, per esempio puoi creare il centro di costo Camere, il centro di costo Cucine ecc.. poi creare il centro di costo Trasporto, Montaggio.

I centri di costo sono la chiave per le analisi rapide di fatturato, sono essenziali per il controllo di gestione aziendale e ti consento di evidenziare le prestazioni del settore aziendale.

Settando scrupolosamente il caricamento degli articoli e delle varie caratteristiche, in fase di vendita e acquisti si otterranno vantaggi in analisi fatturato perchè, ogni articolo confluirà nel conto di costo e ricavo corretto.

Nella schermata Centri di costo e ricavo, è riportato il riepilogo totale per singolo centro di costo con il riepilogo con il dettaglio di ciascuna voce che ha composto il totale indicato.

Varie

Caricate l’immagine corrispondente all’articolo per identificare visivamente di cosa si tratta. Non è semplice a volte ricordare che un articolo corrisponda a quell’oggetto, ad esempio se vedeste un articolo chiamato “Access Point” probabilmente pochi di voi saprebbero prenderlo da uno scaffale l’articolo corretto, la foto è utile per l’identificazione.

Le note di stampa e i campi liberi sono utili per migliorare la descrizione e renderla maggiormente dettagliata.

Url è il campo in cui potete inserire l’indirizzo dell’e-commerce in cui state vedendo l’articolo oppure da quale indirizzo avete acquistato.

Codice Merceologico e Paese di Origine

Il codice merceologico e il Paese di origine sono parametri utili per l‘esportazione dei prodotti caricati in magazzino.

Indicando Unità di Peso e Peso del Prodotto possiamo creare Template adatti all’esportazione da consegnare alla dogana.

Prezzi e listini per articolo

Per ogni articolo inserito abbiamo la possibilità di associare il prezzo di acquisto, il prezzo per ogni listino di vendita creato in ImpresaCloud.

I listini sono personalizzabili e possono essere creati partendo dai prezzi di altri listini, anche dal prezzo di acquisto dello stesso articolo.

Esempio possiamo creare un listino prezzi con il 90% sul prezzo di acquisto oppure un altro listino con il 50% di sconto sul prezzo di vendita al dettaglio, per esempio per creare un listino rivenditore.

Funzionalità aggiuntive

Per ogni articolo hai la possibilità di indicare altri codici a barre addizionali, utili per l’idenficazione dell’articolo. Hai a disposizione il tag note interne, in cui puoi aggingere importanti dettagli sull’articolo visibili sono a chi accede al magazzino e all’articolo.
Se hai utilizzato la tipologia di articolo di magazzino, troverai utile la funzionalità Tasse e la funzionalità distinta base, con cui puoi determinate ulteriori dettagli del tuo articolo.

Tasse e distinta base sono argomenti che puoi approfondire in questi articoli:

Distinta base

Tasse speciali: accise, tasse di soggiorno, tasse di sbarco

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Nel menù utente puoi gestire il tuo profilo personale e gli widgets.
L‘autenticazione a due fattori eleva il grado di sicurezza che ImpresaCloud offre ai propri utenti.
Nella stessa schermata puoi decidere anche di variare la password con determinati criteri indicati.

Il menù Profilo Utente ha svariate possibilità di personalizzazione, come ad esempio le preferenze di vendita.

Cosa puoi personalizzare nella Home di ImpresaCloud?

• Autenticazione a 2 fattori
• L’ultimo prezzo di vendita
• Opzione cursore in nuova riga
• Permessi
• Sconto in percentuale
• Rubrica personale
• Registro accessi effettuati e falliti

Autenticazione a 2 fattori

L’autenticazione a due fattori (2FA) è la funzione utilizzata per la tutela del tuo account dagli accessi non autorizzati, prevenendo le violazioni di identità.
Infatti, viene richiesto di inserire un codice aggiuntivo all’accesso.
Il codice è generato tramite app installata nel Tablet o smartphone dell’utente.

Leggi anche Autenticazione a 2 fattori per approfondire la funzionalità di ImpresaCloud.

Riteniamo sia un fattore chiave per la sicurezza dei dati, per la tutela della privacy, assicurare che l’accesso sia effettuato effettivamente dall’utente in possesso di tale requisito e delega.

Ultimo prezzo di vendita

L’utente in fase di vendita visualizzerà automaticamente l’ultimo prezzo applicato alla combinazione cliente/prodotto.
Il prezzo potrà essere variato o mantenuto a discrezione dell’utente.

Opzione cursore in nuova riga

L’utente può scegliere dove deve essere posizionato il cursore all’apertura del documento: sul codice, sul codice articolo, nel campo descrizione o direttamente sulla quantità.

Immagina di dover eseguire una ricerca di magazzino per ogni documento, in questo caso avrà sicuramente notevole rilevanza in termini di riduzione delle tempistiche, avere il cursore posizionato sul campo Codice articolo in cui devi digitare o ricercare l’articolo di preferenza.

Rubrica personale

Un’altra funzionalità del menù profilo utente è la possibilità di gestire una propria piccola rubrica personale dei contatti più importanti o frequenti, oltre a quella che possiamo gestire ovviamente per ogni cliente e fornitore nella sezione anagrafica.

Questa rubrica è personale e non visibile agli altri utenti della licenza.

Registro Eventi

Il registro eventi è la funzionalità ideale per la gestione della sicurezza e la tracciabilità dei processi. Grazie a questa funzionalità puoi richiedere l’attivazione dell’utenza per la visione e gestione registri del tuo utente DPO.

Widgets

Puoi scegliere come posizionare gli widgets e con quali utenti condividerli all’interno della tua licenza.
Abbiamo widgets contatori, calendari, agende e documenti periodici da rinnovare.

I menù sono presenti nella schermata home di ImpresaCloud, in alto e puoi trovare le seguenti funzionalità disponibili.

Sulla destra trovi un esempio di widget contatore, in questo caso di visite o telefonate.

In basso invece un widget di appunti, amministrativi per i pagamenti e la schermata home con esempi di widget possibili da organizzare ed attivare.

Ricorda che hai completa autonomia sulla scelta di quale e dove devono comparire i tuoi widgets, la loro condivisione e la loro dimensione.

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Cosa sono i Tag?

I tag sono degli strumenti di etichettatura grafica che vengono usati in ImpresaCloud per comunicare con altri utenti.
I tag sono:

• Personalizzabili: ogni utente è libero di creare infiniti TAG
• Filtrabili: con l’icona di filtro selezioni i filtri che occorrono per la tua ricerca
• Semplici: utilizzabili per la comunicazione interna visiva grazie ai colori e al testo
• Modificabili: cancella, modifica e crea tutti i tag che ti occorrono quando vuoi.

Ogni utente è in grado di comunicare velocemente ad altri utenti l’azione eseguita su uno o più documenti oppure sulle anagrafiche clienti.

Molto spesso più persone, per turni si occupano dello stesso cliente, oppure un cliente viene gestito sempre dal collega e noi non abbiamo idea di come deve essere evaso il suo ordine.

Capita, infatti, di contattare il collega in ferie per concludere un’operazione a lui assegnata perché non conosciamo i dettagli. E’ possibile prevenire queste situazioni, come usare i tag, con una gestione del processo in termini di comunicazione del team.

Comunica con i tag!

ImpresaCloud gestisce i tag come strumento per comunicare e analizzare.
Di fatti possiamo filtrare tutti gli ordini evasi, oppure gli ordini spediti.

Come creare un nuovo Tag?

Ogni schermata ha la possibilità di essere gestita tramite nuovi tag personalizzabili, nel nostro esempio, i DDT hanno dei Tag diversi dai preventivi, proprio perché sono stati personalizzati e adattati alle esigenze del processo e degli operatori.
Ogni tag è filtrabile per anno e per periodo di tempo.
Scegli il testo e il colore adatto al tuo nuovo Tag!

Tag Multipli

I tag sono applicabili multipli sulla stessa riga, assegnati anche da diversi operatori.

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