Ecco la guida per la creazione documenti di ImpresaCloud come Preventivi, ddt e ordini.

La schermata è facile ed intuitiva, ed è gestita da due menù:

Menù Selezione

MENU’ FILTRO E RICERCA: il menù in alto è quello definito di Selezione, filtro e ricerca. E’ utile per gestire l’elenco da poter stampare o inviare via mail, nonchè per le ricerche tra due date o per esercizio.

• AGGIORNA: aggiorna la schermata visibile se viene eseguita una ricerca utilizzando i filtri del menù Selezione.
• CERCA- CERCA TRA LE RIGHE: possiamo effettuare le ricerche nell’elenco documenti. Con il flag “Cerca tra le righe” la ricerca viene effettuata all’interno dei documenti.
• TAG: I tag sono utili per la gestione operativa nei documenti. Ogni schermata documenti ha la propria tabella Tag.
• DATA INIZIO- DATA FINE: è il periodo di filtro per la ricerca.
• ESERCIZIO: è l’anno contabile in cui si vuole fare la ricerca.
• DOCUMENTI SALDATI/NON SALDATI: possiamo filtrare i documenti saldati e non saldati.
• MOSTRA TOTALI: i totali delle colonne dell’elenco possono essere abilitate e disabilitate. Per vedere i totali, dopo aver selezionato il Flag, cliccare sul tasto Aggiorna.
• IMPORTO: Ricerca per importo documento.
• NUMERO DOCUMENTO: Ricerca per numero documento
• SUFFISSO: Ricerca per suffisso documento
• COSTO/RICAVO: Ricerca per centro di costo o ricavo.
• AGENTE: Ricerca documenti associati all’agente.

Menù operativo

MENU’ OPERATIVO: è il menù situato in fondo alla pagina è quello che definiamo Operativo in quanto usato per la creazione documenti, la modifica, l’eliminazione, nonchè azioni di stampa ed esportazione degli elenchi e dei documenti della schermata.

• NUOVO: Creazione nuovo documento che apre la schermata di selezione anagrafica.
• APRI: selezione con un click un documento dall’elenco e seleziona apri per aprirlo. oppure fai doppio click sul documento.
• GENERA: Genera documento esempio seleziona con un click dall’elenco un preventivo, clicca genera su Ordine Cliente. Il documento sarà automaticamente creato uguale al preventivo ma con numero progressivo dell’ordine e Riferimento del documento d’origine.
• DUPLICA: Duplica totalmente il documento, compresa anagrafica e tipi di pagamento.
• ELIMINA: elimina documento selezionato
• COMMENTO: Commento da visualizzare nell’elenco dei documenti.
• STAMPA: Stampa documento seleziona, oppure stampa elenco visualizzato o selezionato.
• EMAIL: invio documento via mail
• TAG MANAGER: gestione dei tag nella schermata dei documenti.

Come creare un documento: Preventivi, DDT, Ordini.

La creazione documenti come Preventivi, ddt e ordini inizia sempre nel menù operativo in fondo alla pagina.

Selezioniamo NUOVO

Seleziona l’anagrafica Cliente nella schermata oppure utilizza la ricerca per trovare il cliente. Possiamo selezionare una anagrafica esistente oppure creare una nuova anagrafica.

Selezionando il cliente si apre automaticamente la schermata di generazione del documento scelto.

Tutti i documenti sono suddivisi in tag facilmente selezionabili nella schermata.

Anagrafica Cliente documenti

Il cliente in alto a sinistra è quello che abbiamo selezionato, tramite la lente di ingrandimento possiamo accedere nuovamente all’elenco delle anagrafiche per cambiare il cliente.

Numero e Data documenti

Per quanto riguarda la schermata in alto a destra troviamo i dati identificativicome numero, data, suffisso, esercizio, valuta e agente di riferimento se è stato agganciato all’anagrafica nei Rapporti commerciali.

Righe

Con Nuovo (F6) creiamo le righe del documento.

Pertanto possiamo scrivere nella riga nel campo Descrizione oppure possiamo richiamare un articolo di magazzino già presente tramite la selezione “Articolo” digitando il nome o il codice del prodotto.

Riga di Commento del documento

La riga di commento è utilizzata per scrivere all’interno dei documenti quando non si tratta di articoli, ma solo di testo, dunque senza prezzo.
Selezioniamo Riga Vuota per scrivere nella descrizione della riga.

In particolare possiamo inserire Righe di commento di default selezionando ALTRO e con il Tasto Nuova, digitiamo il testo nel campo Voce. Completata la nostra voce possiamo cliccare Salva.

Indirizzi documenti

In questo tag abbiamo modo di variare la sede di destinazione del cliente se diversa dalla sede legale.

Pertanto i dati richiamabili e visibili nel menù a tendina “Cambia indirizzo di destinazione” sono stati inseriti nell’anagrafica cliente, nel tag sedi.

Pagamenti documenti

E’ necessario scegliere la tipologia di pagamento ed associare la risorsa, se questa non è stata configurata automaticamente nelle impostazioni Tipi di pagamento.

Questi parametri sono riportati nel Tag “Pagamenti”, in cui possiamo modificare ed inserire nuove scadenze dei pagamenti tramite il tasto Aggiungi, Modifica o Cancella.

Allegati documenti

In ogni documento è possibile inserire allegati di qualsiasi dimensione e formato. Possiamo ritrovare i file nella voce menù “Allegati e Condivisioni”.

Gli allegati possono essere inviati via mail con un solo click.

Dal menù operativo selezioniamo con un click la riga, selezioniamo Email e scegliamo di includere gli allegati.

Opzioni Rinnovo del documentale

Nelle Opzioni rinnovo possiamo configurare un promemoria, sia per riemettere il documento oppure per ricordarci di eseguire delle azioni in merito al documento stesso.

Esempio mettere una opzione di rinnovo tra 1 mese o al giorno che ci interessa con descrizione: Emettere fattura di Saldo per € 1000.00.

Infine il documento è visualizzato nell’elenco dei documenti periodici o nella home dato che abbiamo attivato widget corrispondente dal menù utente.

Informazioni e Note interne

Sono informazioni e note interne del documento, non visualizzabili in stampa.

Il commento è visualizzato nell’elenco delle fatture.
In questa sezione sono contenute le informazioni sulla creazione del documento e della modifica dello stesso.

Note da Stampare

Si tratta di una sezione libera per l’inserimento delle note da visualizzare nella stampa.

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Per creare una fattura elettronica utilizziamo il menù Documenti della Home di ImpresaCloud, selezioniamo la voce menù Fatture.

Ci troviamo nel elenco delle fatture elettroniche, in cui possiamo filtrare le informazioni per la ricerca con il Menù Selezione in alto

Mentre con il menù operativo in fondo alla pagina possiamo creare e gestire tutte le funzionalità di generazione e stampa documenti.

Come Creare una Fattura elettronica

Selezioniamo il pulsante Nuova Fattura per emettere una Fattura elettronica, oppure clicchiamo sul menù a tendina per generare una fattura accompagnatoria.

La schermata della fattura elettronica è identita alle schermate degli altri documenti, fatta eccezione per alcune spunte e flag per l’invio telematico elettronico. I parametri sono preconfigurabili e non devono essere inseriti per ogni fattura.

Cliccando su Nuova Fattura si apre la schemata di selezione dell’anagrafica, scegliamo quindi tramite la ricerca il cliente da selezionare, oppure se visibile nell’elenco, abbiamo la possibilità di sceglierlo facendo doppio click sulla riga dell’anagrafica.

Nel caso in cui il cliente non sia presente nell’elenco utilizziamo il tasto “+ Nuovo Cliente” seguendo la procedura per la creazione di una nuova anagrafica.

Selezionato il cliente ci troviamo nella schermata di fatturazione elettronica.

Campi della fattura elettronica

Il cliente in alto a sinistra è quello che abbiamo selezionato in fase di creazione documento, tramite la lente di ingrandimento possiamo accedere nuovamente all’elenco delle anagrafiche per cambiare il cliente.

A destra troviamo i dati identificativi come numero, data, suffisso, esercizio, valuta e agente di riferimento se è stato agganciato all’anagrafica nei Rapporti commerciali.

Con F6 o Tasto Nuova creiamo le righe del documento.
Possiamo scrivere nella riga nel campo Descrizione oppure possiamo richiamare un articolo di magazzino già presente tramite la selezione “Articolo” digitando il nome o il codice del prodotto.

Riga di Commento

La riga di commento è utilizzata per scrivere all’interno della fattura righe non inerenti alla vendita di un articolo, dunque senza prezzo.
Selezioniamo Riga Vuota per scrivere nella descrizione della riga.

Oppure possiamo inserire Righe di commento di default selezionando ALTRO, Tasto Nuova, digitiamo il testo nel campo Voce e clicchiamo su Salva.

Tag impostazione fattura elettronica

Il menù interno gestisce tutte le impostazioni del documento, come indirizzi di spedizione, pagamenti, allegati e opzioni di rinnovo documentale.

Indirizzi

In questo tag abbiamo modo di variare la sede di destinazione del cliente se diversa dalla sede legale.

Tipo di pagamento

E’ necessario scegliere la tipologia di pagamento e associare la risorsa, se questa non è stata configurata automaticamente nelle impostazioni Tipi di pagamento.

Questi parametri sono riportati nel Tag “Pagamenti” della fattura, in cui possiamo modificare ed inserire nuove scadenze dei pagamenti tramite il tasto Aggiungi, Modifica o Cancella.

Dati aggiuntivi FE

Sono i dati aggiuntivi necessari per l’invio fattura PA verso amministrazioni pubbliche, in questo tag possiamo inserire i dati forniti dal cliente, come CIG, CUP, Codice commessa, numero ordine e data documento.

Allegati

Possiamo inserire nella fattura elettronica allegati da poter inviare tramite SDI insieme al File Xml.

Opzioni Rinnovo

Nelle Opzioni rinnovo possiamo configurare un promemoria, sia per riemettere il documento oppure per ricordarci di eseguire delle azioni in merito al documento stesso.

Esempio mettere una opzione di rinnovo tra 1 mese o al giorno che ci interessa con descrizione: Emettere fattura di Saldo per € 1000.00.

il documento sarà visualizzato nell’elenco dei documenti periodici o nella home se abbiamo attivato widget corrispondente dal menù utente.

Informazioni e Note interne

Sono informazioni e note interne del documento, non visualizzabili in stampa.

Il commento invece viene visualizzato nell’elenco delle fatture.
In questa sezione sono contenute le informazioni sulla creazione del documento e della modifica dello stesso.

Note da Stampare

Le note da stampare sono una sezione libera per l’inserimento delle note da visualizzare in stampa documento.

Menù invio fattura elettronica

In conclusione, in basso a destra della schermata, abbiamo la conferma che la fattura sia elettronica e che sarà inviata automaticamente dal sistema in base alle preferenze scelte.

Possiamo inoltre generare un’altra fattura uguale, o un altro documento che trascriva esattamente la fattura, riportando righe e commenti. Possiamo stampare, Salvare (usando anche i tasto F12) oppure annullare perdendo le informazioni inserite.

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Per creare un articolo di magazzino di ImpresaCloud, segui la nostra guida operativa. Semplici passaggi per ottenere la corretta gestione di controllo aziendale.

Il magazzino

La creazione di un magazzino è fondamentale per la corretta gestione della merce presente intesa come quantità in giacenza di articoli di magazzino.
Tracciando gli arrivi merce, le giacenze, gli scarichi e i carichi siamo capaci di gestire anche gli approvvigionamenti necessari evitando acquistare articoli già presenti.

La gestione degli articoli e dei movimenti di magazzino, contribuisce al miglioramento delle vendite sia per gli agenti, che per le vendite tramite e-commerce, oppure di un negozio Amazon o Ebay.

Se il tuo caso non comprende vendita di merce, ma eroghi servizi, utilizza ugualmente la guida operativa, ma crea un articolo corrispondente al servizio, privo dunque di allarme per le quantità in giacenza, seriali e altre caratteristiche che non sono necessarie.

Come creare un articolo di magazzino

Per creare un articolo scorri la barra dei menù in alto fino a raggiungere il menù tendina “Magazzino“

Il menù di ImpresaCloud ti accompagna nella creazione del tuo magazzino partendo proprio dalla creazione di un articolo di magazzino.

Seleziona nella schermata di ricerca il tasto “Dettagli” per aprire la schermata di caricamento di un nuovo Articolo.

In basso sulla destra è presente il menù di creazione, modifica, duplicazione ed eliminazione degli articoli.

NUOVO ARTICOLO

Creiamo un nuovo articolo selezionando il Tasto “Nuovo”. La schermata visibile è interamente dedicata alla creazione e descrizione dell’articolo.

Nel Tag Generale abbiamo la possibilità di descrivere il nostro articolo:

Informazioni generali dell’articolo

• Nome: è la descrizione che comparirà nel documento quando l’articolo viene selezionato per la vendita. (Per esempio: Armadio Aurora, oppure possiamo inserire un nome completo come Armadio Aurora 4 ante colore noce).
• Reparto: corrisponde alla possibilità di selezionare l’aliquota corretta per l’articolo inserito. Immaginate un’attività di ristorazione che ha articoli con il 10% di iva, ma altri con il 22%.
• Categoria: suddividere gli articoli per categoria aiuta nella ricerca degli stessi, ma anche per creare maggiore organizzazione. Categoria Vino, oppure Formaggio, oppure Componenti elettronici, Magliette, Scarpe e così via.

Codici ed identificazione

• Codice articolo: è il codice con cui scegliamo di richiamare l’articolo per la selezione durante la creazione dei documenti oppure per la ricerca veloce. Esempio: Scelgo di selezionare ed identificare tutte le matite con questo codice: MT a cui aggiungo le prime due lettere per il diverso colore di ciascuna con un punto: MT.BL corrisponderà a matita blu. Le scelte per il codice sono personalizzabili.
• Codice a barre: si trova solitamente sulle confezioni degli articoli ed è il codice composto un numero identificativo composto da elementi grafici come delle linee nere verticali contrapposte da linee bianche di sfondo, possono essere letti attraverso lettori a sensori e a scansione. Cosa somo i codici a barre: https://it.wikipedia.org/wiki/Codice_a_barre.
• Codice fornitore: oltre al codice a barre il fornitore solitamente, crea a sua volta dei codici identificativi per il proprio magazzino. Questo codice può essere utile per la comunicazione rapida con il fornitore al fine dell’approvvigionamento merce.
• Unità di misura: è la tipologia di identificazione delle quantità ovvero, pezzi, litri, kilogrammi, ore, giorni. Sono personalizzabili. Esempio Farina con sacco da 10kg.
  Articolo servizio: chiamata per riparazione oppure formazione oraria per corso di sicurezza 2 ore.
• Codice Produttore, produttore e fornitore: è il codice identificativo di chi ha effettuato la creazione del prodotto esempio un notebook ha solitamente un codice identificativo univoco dalla casa madre per l’identificazione ai fini della garanzia, spesse volte si tratta sia di un codice che di un seriale quindi composto da due numeri identificativi piuttosto lunghi. Molto utilie è l’indicazione del fornitore per tracciare da quale è stato acquistato quell’articolo.

Tipolgie di articoli

Servizio

• seleziona questa tipologia se devi creare degli articoli che non corrispondon ad un prodotto fisico, ma si tratta di servizi come acquistare una consulenza oppure vendere una consulenza, la formazione o un corso.

Articolo

• seleziona questa tipologia per creare gli articoli semplici non di magazzino.

Articolo di magazzino

• seleziona questa tipologia se hai necessità di creare un magazzino con la gestione della quantità di allarme per l’approvvigionamento necessario.

Articolo di magazzino con seriali:

• seleziona questa tipologia se un articolo ha dei seriali identificativi univoci, riprendiamo l’esempio dei notebook, ogni articolo di magazzino avrà il seriale corrispondente univoco richiamabile in fase di vendita.
  Nel documento di vendita o acquisto, selezionando un articolo di magazzino verrà richiesto di associare il seriale corrispondente.

Articolo di magazzino con varianti

• Varianti come taglie e colori, tracciabilità delle taglie disponibili e delle varianti di colore per le attività di vendita al dettaglio di articoli uguali ma variabili per dimensioni e colori.
  Leggi anche Come creare Articoli di magazzino con Varianti
  

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Centro costo e ricavo

Impostando i centri di costo e ricavo hai la possibilità di analizzare e determinare a quale contro di costo corrisponde quell’articolo in vendita e in acquisto.

Questa funzionalità è gratuita per ogni licenza di ImpresaCloud.

Facciamo un esempio: Articolo Armadio Aurora, sarà associato al centro di costo vendita. Suddivi i tuoi centri di costo al meglio, per esempio puoi creare il centro di costo Camere, il centro di costo Cucine ecc.. poi creare il centro di costo Trasporto, Montaggio.

I centri di costo sono la chiave per le analisi rapide di fatturato, sono essenziali per il controllo di gestione aziendale e ti consento di evidenziare le prestazioni del settore aziendale.

Settando scrupolosamente il caricamento degli articoli e delle varie caratteristiche, in fase di vendita e acquisti si otterranno vantaggi in analisi fatturato perchè, ogni articolo confluirà nel conto di costo e ricavo corretto.

Nella schermata Centri di costo e ricavo, è riportato il riepilogo totale per singolo centro di costo con il riepilogo con il dettaglio di ciascuna voce che ha composto il totale indicato.

Varie

Caricate l’immagine corrispondente all’articolo per identificare visivamente di cosa si tratta. Non è semplice a volte ricordare che un articolo corrisponda a quell’oggetto, ad esempio se vedeste un articolo chiamato “Access Point” probabilmente pochi di voi saprebbero prenderlo da uno scaffale l’articolo corretto, la foto è utile per l’identificazione.

Le note di stampa e i campi liberi sono utili per migliorare la descrizione e renderla maggiormente dettagliata.

Url è il campo in cui potete inserire l’indirizzo dell’e-commerce in cui state vedendo l’articolo oppure da quale indirizzo avete acquistato.

Codice Merceologico e Paese di Origine

Il codice merceologico e il Paese di origine sono parametri utili per l‘esportazione dei prodotti caricati in magazzino.

Indicando Unità di Peso e Peso del Prodotto possiamo creare Template adatti all’esportazione da consegnare alla dogana.

Prezzi e listini per articolo

Per ogni articolo inserito abbiamo la possibilità di associare il prezzo di acquisto, il prezzo per ogni listino di vendita creato in ImpresaCloud.

I listini sono personalizzabili e possono essere creati partendo dai prezzi di altri listini, anche dal prezzo di acquisto dello stesso articolo.

Esempio possiamo creare un listino prezzi con il 90% sul prezzo di acquisto oppure un altro listino con il 50% di sconto sul prezzo di vendita al dettaglio, per esempio per creare un listino rivenditore.

Funzionalità aggiuntive

Per ogni articolo hai la possibilità di indicare altri codici a barre addizionali, utili per l’idenficazione dell’articolo. Hai a disposizione il tag note interne, in cui puoi aggingere importanti dettagli sull’articolo visibili sono a chi accede al magazzino e all’articolo.
Se hai utilizzato la tipologia di articolo di magazzino, troverai utile la funzionalità Tasse e la funzionalità distinta base, con cui puoi determinate ulteriori dettagli del tuo articolo.

Tasse e distinta base sono argomenti che puoi approfondire in questi articoli:

Distinta base

Tasse speciali: accise, tasse di soggiorno, tasse di sbarco

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Nessun Problema!
Puoi scegliere di inviare sempre il Pdf di cortesia per ogni fattura elettronica insieme al file xml oppure inviare solo se richiesto dal cliente.

Come inviare sempre la fattura in formato Pdf di cortesia?

Per inviare il pdf di cortesia insieme all’invio del file xml della fattura elettronica è necessario impostare il flag nella schermata configurazione di ImpresaCloud.

Segui le indicazioni:

Menù Amministrazione –> Configurazione –> Opzioni di vendita
Nel menù Amministrazione, che trovi in alto nella schermata Home di ImpresaCloud, seleziona il campo configurazione e poi opzioni di vendita.

Nella schermata vengono visualizzati i dettagli documenti per la configurazione dell’invio del PDF di cortesia della fattura elettronica.

Abilita l’opzione selezionando il flag su: Fattura elettronica – predefinito incorpora stampa PDF in file XML.

Per essere certi che il file Pdf di cortesia sarà incorporato durante l’invio della fattura elettronica puoi verificare tramite l’opzione LEGGI FATTURA accessibile dall’elenco delle fatture selezionando il tasto fattura elettronica in basso a destra.

L’opzione Leggi fattura è utile per leggere chiaramente ciò che contiene il file Xml della fattura elettronica inviata e i documenti allegati.

Attenzione, ricordati che il PDF di cortesia non è un documento valido ai fini fiscali ai sensi dell’art.21 DPR 633/72.
Il documento originale ovvero la fattura elettronica valida ai fini fiscali è esclusivamente il file XML inviato tramite SDI e ricevuto all’indirizzo PEC destinatario o al Codice Destinatario del Software ricevente.

Invio Pdf di cortesia occasionale

Nel caso in cui hai deciso di non incorporare sempre il file Pdf di cortesia, devi necessariamente inviarlo manualmente come invio documento via mail.

Seleziona la fattura o le fatture emesse da inviare, seleziona il pulsante EMAIL del menù delle funzionalità in basso nella schermata.

Scegli documenti selezionati per definire il contenuto della mail e la modalità di generazione dei file PDF.
Ricordati che puoi generare file anche in formato Word ed Excel.

Il PDF di cortesia allegato nella tabella a destra della schermata è pronto per essere inviato.

Ricordati che puoi creare infiniti template predefiniti per inviare le mail, come in questo caso, potrai utilizzarli per l’invio documentale standard e ripetitivo.

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Non sei riuscito ad inviare un file pdf di cortesia? Contatta l’assistenza clienti. Clicca il pulsante.

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ImpresaCloud dispone di quattro tipologie di widget: contatori, calendari, documenti periodici e appunti.

Vengono gestiti tramite Analisi Grafica o Analisi Report.

Vediamo nel dettaglio ogni tipologia di Widgets presente in ImpresaCloud.

CONTATORI

Sono widget rapidi, tracciano e contano quante volte avviene una determinata azione, con un click.

Utile per chi deve tenere traccia di qualcosa per se stesso o per un altro utente. Possiamo visualizzare solo i nostri eventi nella home di ImpresaCloud oppure gli eventi di tutti gli utenti con cui condividi il contatore.

La stampa è un elenco in formato PDF, Excel oppure Word con il riepilogo degli eventi ed indicazione dell’utente che li ha creati.

CALENDARIO

E’ lo strumento ideale per cho deve gestire appuntamenti in una singola agenda oppure appuntamenti di più utenti. Ogni evento può aver associato un colore per rendere la grafica più intuitiva.

Ogni evento è identificabile con un colore a scelta.
Dai un criterio alla selezione dei colori per rendere intuibile agli utenti condivisi.
Esempio: formazione in rosso, appuntamenti presso clienti in blu, appuntamenti in sede in giallo, oppure assegna un colore ad ogni utente che corrisponderà ai suoi eventi.

Gli utenti condivisi nel calendario vedranno che in quel periodo di tempo, risulti già impegnato perchè occupato con un evento oppure viceversa libero per poter segnare un nuovo evento.

APPUNTI

Gli appunti sono widget di testo per qualsiasi esigenza, sono come dei memo e dei task. Sono archiviabili per tenere traccia di ciò che è stato fatto con indicazione di data e orario.

Aggiungi e archivia i progressi eseguiti, elimina con un click gli appunti inutili. Vengono generati con un titolo e sono condivisibili con gli utenti della licenza.

DOCUMENTI PERIODICI – OPZIONI DI RINNOVO

Il rinnovo dei documenti periodici è una funzionalità utile per gestire giornalmente il rinnovo dei documenti in scadenza.
Ogni documento più essere ricordato con il flag “opzione” all’interno del documento, indicando in descrizione “cosa dobbiamo rinnovare” e “perchè”.

Grazie a questa funzionalità si riducono le possibilità di errore o omettere l’invio di un documento.

Ad esempio se dobbiamo inviare un preventivo annuale per rinnovare un servizio, basterà utilizzare l’opzione rinnovo tra 12 mesi e ImpresaCloud inserirà la scadenza nell’elenco widget “Rinnovi periodici”.

Vuoi approfondire? Leggi: Opzioni di rinnovo documentale periodico.

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Non sai cosa sono gli widget?

La funzionalità di rinnovo sono personalizzate, indicando cosa è scaduto, cosa andrà rinnovato, preimpostando la tipologia di pagamento e il testo del documento.

Ipotizziamo che la tua attività di consulenza fatturi mensilmente a numerosi clienti.

Le modifiche vengono eseguite dall’utente, ma siamo distratti e dobbiamo concludere molti task velocemente, inoltre inviare la documentazione. Generiamo spesso errori banali, ma non visti di buon occhio da chi riceve. Inevitabilmente incappiamo nell’errore.

Per ridurre il margine di errore ImpresaCloud gestisce il rinnovo documentale direttamente dal documento originale, ricordando nell’opzione di rinnovo, cosa devi scrivere o modificare.
ImpresaCloud effettua copia da documento in documento, mantenendo l’importo originale e consentendo le modifiche.

Come possiamo gestire il rinnovo documento?
Nel documento da rinnovare ci spostiamo nella quinta “linguetta” denominata “Opzioni”

Nel caso esempio dell’immagine, ImpresaCloud ci ricorda di rinnovare il mese di Ottobre 2018, tra 1 mese.
Salvata questa opzione nel documento,  nell’elenco e nella home widget Documenti – “Documenti periodici rinnovi! sarà visibile la riga in scadenza.

Sulla destra il pulsante rinnova della riga, apre il nuovo documento di rinnovo, con numerazione corrispondente progressiva alla data dello stesso.

I documenti di rinnovo possono essere generati selezionando tra due modalità:

• il rinnovo del documento FRA: 1-2-3 ecc.. mesi o anni
• il rinnovo del documento AL selezionando una data a nostra discrezione.

Il campo descrizione è personalizzabile e non è visibile nella stampa del documento.

Puoi utilizzare questa opzione su qualsiasi documento di ImpresaCloud.
Scopri tutte le funzionalità e i vantaggi per la tua operatività.

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Conserva i documenti con l’archiviazione digitale di ImpresaCloud e dimentica la perdita dei dati importanti. Hai la possibilità di caricare infiniti file ed evitare di dover cercare altrove ciò di cui hai bisogno. Ogni progetto sappiamo che comporta numerose tracce cartacee, ora hai la possibilità di digitalizzare gni documento o lavorare in completa autonomia su un file e condividerlo con gli altri utenti.

Non è necessaria una password, l’utente che ha autorizzazione visiona il documento e anche i file allegati dello stesso.

Come caricare allegati nei documenti?
Segui passo per passo come effettuare l’upload con un esempio pratico:

1. Effettua la registrazione o emissione del documento di tuo interesse – Vedi esempio fattura
2. Clicca sul menù “Allegati“
3. Seleziona tasto Upload – carica allegato in basso a sinistra
4. Ricerca il documento da caricare, seleziona “apri file” direttamente sul tuo apparato e attendi qualche secondo per vedere il caricamento.
5. Ora il file è visibile nell’elenco e potrà essere eliminato, scaricato e consultato.

   L’archiviazione digitale è estremamente utile per consultare gli allegati inerenti all’emissione o registrazione del documento.

   Gli allegati sono presenti anche nei progetti personalizzati e in tutte le schermate dei documenti di ImpresaCloud. Riuscire ad ottimizzare le ricerche migliora la produttività e la dispersione di informazioni importanti per i tuoi processi lavorativi.

   Scopri come utilizzare ImpresaCloud, misurati con le potenzialità del programma, migliora le tue prestazioni lavorative e crea il tuo vantaggio.

   Prova la demo per 30 giorni affiancato dai nostri formatori e consulenti.

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Salva il PDF
Rinomina documento
Cerca la mail del cliente
Apri un nuovo messaggio di posta elettronica
Copia e incolla indirizzo
Ritorna nel programma contabile
Cerca numero documento
Inserisci il numero documento
Scrivi un testo
Invia email…

Risultato: Hai dimenticato di allegare il documento?
La email copiata è errata?

Classico!

Con ImpresaCloud l’invio documentale è facilissimo, potrai evitare tutti questi passaggi noiosi e ingarbugliati, basta un click sul tasto Email per inviare i documenti direttamente completi di indirizzo mail, oggetto, testo di accompagnamento e firma aziendale.

Una breve configurazione in fase iniziale ti consentirà di utilizzare dei form preipostati per l’invio documentale. Con il tasto Upload inserisci tutti i file che desideri inviare. I form precompilati non sono vincolati, potrai modificare i testi delle email come l’oggetto o gli indirizzi.

Ecco un esempio pratico:
Emetti una fattura, selezionala con un solo click.
La riga diventa di colore Blu, è quindi selezionata per l’invio escludendo tutte le altre, clicca sul tasto email e attendi l’apertura della schermata di invio.
La schermata di opzione invio documenti gestisce:

• l’invio del singolo documento selezionato;
• invio dell’elenco dei documenti selezionati;
• invio dell’elenco dei documenti visualizzati.

Nel caso di una singola fattura, come nel nostro esempio, invieremo un singolo documento selezionato.

Scegli anche il tipo di file tra pdf, excel, word e il modello di stampa predefinito in configurazione.

Seleziona quindi OK per procedere.

La schermata di invio documenti ed elenchi selezionati si presenta semplice ed intuitiva, layout classico di invio email, precaricato l’indirizzo mail inserito nell’anagrafica del cliente oppure potrai digitare manualmente l’indirizzo mail.
Sul lato sinistro visualizzi i documenti allegati, in basso l’oggetto della mail e il corpo del testo modificabile per carattere, dimensione e impaginazione.

Se abbiamo preconfigurato delle mail predefinite possiamo scegliere da quale indirizzo inviare la mail e quale testo preimpostato, altrimenti possiamo scrivere semplicemente il testo che desideriamo, l’oggetto e il destinatario.
Imposta la priorità di invio, la ricevuta di ritorno o la nota consegna dalle opzioni mail in alto a sinistra.

Invia mail a più destinatari e ad indirizzi diversi in base alla tipologia di documento.

Personalizza per cliente dalla tabella anagrafica Email, invia i preventivi all’indirizzo dell’ufficio acquisti, invia le fatture alla contabilità, i solleciti all’amministratore e magari tutto in copia al tuo referente dell’azienda cliente. Tutte le mail inviate arrivano alla casella di posta dell’invio e nulla ti potrà fermare dal fatto di voler inviare anche una copia nascosta al tuo cordinatore.

Che ne dici? Con una configurazione così hai numerosi vantaggi, pochi passaggi e tante possibili soluzioni per migliorare la tua operatività di invio documentale e velocizzare pratiche spesso ricche di errori di distrazione e mancati recapiti.

Inizia il tuo percorso di cambiamento con ImpresaCloud e il nostro team.

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Dalla dashboard della tua utenza, in alto nella barra delle utilità, clicca sul menu a tendina “Prima nota” , una volta aperto clicca su “Nuovo movimento“.

I campi visualizzati saranno compilabili secondo le proprie esigenze, senza alcuna restrizione.

Seguendo le descrizioni sopra ogni tab, compiliamo ogni campo, per creare il movimento di prima nota.

La descrizione del movimento potrà essere digitata sul momento oppure selezionando il tasto + aggiungiamo una descrizione preesistente o inseriamo una nuova descrizione che potrà essere ricorrente, ImpresaCloud memorizza le tue azioni e le ripropone durante le azioni della tua routine aziendale.

Le voci dell’elenco potranno essere utilizzate e modificate in qualsiasi momento durante l’inserimento del nuovo movimento.

Per ogni tipologia di movimento preimpostata in fase di settaggio, ImpresaCloud consentirà di effettuare registrazioni rapide con pochissimi click. Nel dettaglio dell’immagine riportata in questo articolo, il movimento di trasferimento denaro da cassa a banca, definito versamento bancario, comporterà la visulizzazione dei campi “da” e “a” , ovvero da quale a quale risorsa il denaro sarà trasferito.

La compilazione avverrà così:

Data: 29/06/2018
Tipologia di movimento: Trasferimento
Descrizione: Versamento
Da risorsa: Cassa
A risorsa: Banca
Importo: 1000.00€

Possiamo decidere di salvare e chiudere il movimento per registrare, annullare oppure salvare e nuovo, dando la possibilità di effettuare subito una nuova registrazione senza cliccare sul menù a tendina iniziale “Prima Nota”.

Tutti i movimenti inseriti manualmente e automaticamente saranno visibili nell’elenco movimenti accessibile dallo stesso menù. I movimenti possono essere modificati effettuando doppio click sulla voce dell’elenco stesso.

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• Come aggiungere le risorse Cassa e banca su ImpresaCloud
• Elenco movimenti su ImpresaCloud
• Movimenti automatici in prima nota su ImpresaCloud
• Come registrare la prima nota su ImpresaCloud

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Non farti cogliere impreparato, la primanota è fondamentale per evitare dubbi e difficoltà, proprio per quei pagamenti o incassi in contanti difficili da tracciare, o di cui spesso non si è al corrente. Nessuno vieta di registrare anche i pagamenti e gli incassi bancari per avere una situazione giornaliera dettagliata e quadrare la banca.

La prima nota va registrata giornalmente per buona norma, ma non è fiscalmente obbligatorio.
Principalmente devi indicare:
– La data
– La risorsa utilizzata (cassa, banca o per che no, la paypal)
– Indicando l’entrata o l’uscita di denaro contante o virtuale.
– Eventuali note inerenti al movimento

Tutto ciò è utile per verificare la situazione periodica dei pagamenti e degli incassi, evitando situazioni spiacevoli come sollecitare pagamenti già avvenuti, dimenticare di sollecitare chi ancora deve pagare.

Le operazioni possono essere registrate secondo preferenza, in ImpresaCloud non ci sono retrizioni, anzi risulta più semplice e automatico, in termini di fatture di vendita e acquisto e in termine di operazioni preregistrate.

Il margine d’errore è ridotto al minimo, ImpresaCloud effettua la registrazione automatica dei movimenti di primanota riguardanti fatture d’acquisto e di vendita registrate, flaggando la tabella pagamento in saldato direttamente nella fattura si creerà automaticamente il movimento nel registro prima nota, indicando eventualmente se si tratta di pagamenti/incassi per cassa e banca o  o da altra risorsa.

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